كيف تكتب رسالة تغطية جيدة

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 التأكيد على دوافعه
• الجزء 2 اكتب خطاب الغلاف الخاص بك
• جزء 3 من 3: تعبئة خطاب التغطية

في اللغة التجارية ، خطاب التغطية هو مستند يكتبه المرشح عادة للرد على عرض العمل. كما يوحي هذا المصطلح ، يعبر خطاب التحفيز عن اهتمام المرشح بصاحب عمل محتمل للمنصب المقترح. بالإضافة إلى ذلك ، ستتضمن رسالة تغطية مكتوبة جيدًا أيضًا معلومات حول سبب كون المرشح مناسبًا لهذا المنصب. من وجهة النظر هذه ، يشبه خطاب الغلاف تمامًا خطاب الغلاف.

مراحل

جزء 1 التأكيد على دوافعه

1. 
   

   
   تقييم مهاراتك وخبراتك المهنية. قبل أن تبدأ في كتابة رسالتك ، خذ الوقت الكافي لتدوين الخبرة المهنية التي اكتسبتها في حياتك المهنية ذات الصلة بطلبك ، وكذلك جميع المهارات التي تجعلك مرشحًا ذا قيمة. لا تضيع الوقت في المواهب والخبرات التي لا علاقة لها بالموقع الذي تهدف إليه. تحاول أن تثبت أنك اختيار جيد لهذه الوظيفة المحددة وليس لأي وظيفة.
   • قل ، على سبيل المثال ، أنك تتقدم لشغل منصب في العلاقات العامة. ربما ستسلط الضوء على مهارات الكمبيوتر لديك. لكنك بالتأكيد لن تذكر نشاطًا لا صلة له بالموقع الذي تهدف إليه ، مثل وظيفتك الصيفية في مصنع للمعدات الزراعية. يجب عليك أيضًا مناقشة مهاراتك بلغة أجنبية مع خبرة مهنية في البلد الذي تتحدث لغته.

2. 
   

   
   اكتب خطاب تغطية يذهب إلى الأساسيات. يعترف معظم المجندين بأن خطاب التغطية يجب أن يكون واضحًا كما هو موجز. من أجل راحتك ، يمكنك تقليل قلب رسالتك إلى جملة واحدة ، كما فعلت لتلخيص الغرض من مقالة الفصل. نظرًا لأنه قد يكون من الصعب جدًا أو القليل من الانتهازية أن تكتب ببساطة أنك تكتب هذه الرسالة للحصول على هذه الوظيفة ، حاول التركيز على ما تعنيه هذه الوظيفة بالنسبة لك من حيث المهنة والشخصية وكيف يمكنك تتفوق في هذا الموقف.
   • في مثال موقف العلاقات العامة المذكور سابقًا ، يمكنك ، على سبيل المثال ، كتابة ما يلي: "الغرض من هذه الرسالة هو إظهار كيف يمكنني استخدام مهاراتي وخبرتي في موقف رفيع المستوى ". من المؤكد أنك لن تتسرع في القول إن الغرض من رسالتك هو إثبات أنك الأفضل وأنه يجب عليك الحصول على هذه الوظيفة.

3. 
   

   
   
   
   تعرف بالضبط لماذا تريد أن تحصل على هذه الوظيفة. من الناحية النظرية ، قد يكون لدى الشخص الذي يستجيب لعرض العمل عدة أسباب للقيام بذلك. تمامًا كما يجب أن يخبر خطاب التغطية صاحب العمل المرتقب عن سبب أهميتك ، يجب أن يشير أيضًا إلى السبب في أن هذه الوظيفة قد تناسبك وكيف تكون هذه الوظيفة أفضل لك من الآخرين. أخبر كيف تكون هذه الوظيفة مناسبة بشكل مثالي لحياتك المهنية وأهدافك الشخصية. يحب أصحاب العمل معرفة سبب عرض عملهم أكثر جاذبية من غيرهم لأنه يمنحك هالة ولاء فورية للشركة.
   • لا تكن صريحًا بشكل مفرط ، لكن لا تكن أمينًا جدًا. على سبيل المثال ، إذا كانت الوظيفة التي تهتم بها أولاً لأنها جيدة الأجر ، فلا تقل ذلك تلقائيًا لأن صاحب العمل سوف يتردد في توظيف شخص ما لديه تعاطف مع راتبه. بدلاً من ذلك ، حاول التركيز على العناصر الإيجابية الأخرى لهذه الوظيفة ، حتى لو كانت قصصية إلى حد ما. على سبيل المثال ، مرونة جداول العمل ، والخبرة المهنية التي ستكتسبها أو فرص القيام بشيء مثير للاهتمام.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تتقدم بطلب للحصول على منصب العلاقات العامة المذكور أعلاه ، فيمكنك ذكر إمكانية وضع مواهبك الرائعة باللغات الأجنبية في خدمة الشركة. أنت لا تقول فقط أنك تريد هذه الوظيفة لأنها مدفوعة الأجر ولأن مشاركة الأرباح في الشركة ملكية.

4. 
   

   
   
   
   فكر في ما يجعلك اختيار مرشح أفضل من شخص آخر. يجب أن يثبت خطاب التغطية الخاص بك في النهاية لصاحب العمل المحتمل أنك أفضل خيار بين جميع المتقدمين الذين تقدموا بطلب. خذ الوقت الكافي للتفكير في سبب اختيارك أفضل من أي مرشح افتراضي آخر لديه نفس التجربة التي تتمتع بها. النظر في كل ما يمكن أن تجلب لهذه المهمة. يمكنك ذكر الأشياء التالية.
   • شخصيتك. لا يجوز لأي شخص مؤهل تأهيلا عاليا لشغل منصب معين أن يحصل عليه لأنه ليس لديه الملف الشخصي الصحيح. إن الشخصية الجذابة التي لديها شعور باللمس أمر حتمي لشغل منصب في العلاقات العامة.
   • توافر الخاص بك. كل وظيفة لها قيود زمنية مختلفة. لدى البعض ساعات عمل منتظمة ، من التاسعة إلى السابعة ، حيث يحتاج آخرون إلى العمل في المساء أو في عطلة نهاية الأسبوع.
   • رحلتك المهنية أرباب العمل أكثر عرضة لتوظيف الأشخاص الذين تطبيقهم هو استمرار منطقي لحياتهم المهنية. بمعنى آخر ، قد يكون من الصعب على صاحب العمل تعيين شخص تكون الوظيفة المقترحة له تغييرًا كبيرًا في حياته المهنية لأنه من غير المرجح أن يظل طويلًا في هذا المنصب.

الجزء 2 اكتب خطاب الغلاف الخاص بك

1. 
   

   
   نبدأ مع صيغة المداراة الكلاسيكية. خطاب التغطية هو مستند عمل رسمي إلى حد ما ، لذلك يجب عليك على الفور تبني لهجة مهذبة. على سبيل المثال ، يجب أن تذهب إلى مدير التوظيف عن طريق تجنب عبارة مألوفة للغاية مثل "عزيزي السيد دو". الانطباع الأول هو الأفضل دائمًا ويجب الالتزام به بنبرة رسمية إلى حد ما. أفضل شيء نفعله هنا هو الذهاب مباشرة إلى المجند. هذا هو عادة مدير الموارد البشرية للشركة. إذا كنت لا تعرف اسم هذا الشخص ، فيمكنك الاتصال بالشركة أو إرسال بريدك إلى مدير الموارد البشرية.
   • يمكنك أيضًا اختيار البدء من قلب الموضوع وإسقاط أي شكل من أشكال التحية التقليدية تمامًا.
   • اعلم أن معظم خدمات موظفي الشركات تعارض صيغة "متجهة لمن الصحيح" ، قائلة إنها قد تبدو غير شخصية أو غير مبالية.

2. 
   

   
   قدم نفسك لفترة وجيزة. لا تضيع وقتك في بلاه بعد عبارة مهذبة. أخبرنا من أنت ومن أين أنت ولماذا تقدم بطلبك. يمكن تلخيص هذه المقدمة في سطرين أو ثلاثة. تذكر أن فريق التوظيف سيحصل على الأرجح على 100 رسالة تغطية. لذا ، كلما وصلت إلى النقطة ، كلما زادت احتمالية معرفة من أنت ، ما هي مهنتك ، وما هي مهاراتك وما إلى ذلك.
   • على سبيل المثال ، إذا تقدمت بطلب للحصول على منصب العلاقات العامة المذكور أعلاه ، فقد تجد في المقدمة التالية الصيغة المثالية لتقديم نفسك ومناقشة موضوع البريد الخاص بك في ثلاثة أسطر:

     "اسمي جين دوبون وأنا أكتب إليكم كجزء من نشر وظيفة العلاقات العامة الخاصة بك المنشورة على موقع الويب الخاص بشركتك. خبرتي التي مدتها عشر سنوات في حفل استقبال مقر اليونيسف في باريس وشغفي بالاتصال الإنساني يمكن أن يجعلني المرشح المناسب للوظيفة التي تقترحها ".

3. 
   

   
   اشرح ماهية تجربتك المهنية وكيف تحصل على مؤهلات هذه الوظيفة. يجب عليك بعد ذلك تسمية أصحاب عملك السابقين ، خاصةً إذا كانوا مرموقين. لا تحتاج إلى الدخول في التفاصيل هنا ، كما تفعل في السيرة الذاتية أو الاستئناف. يكفي أن نقول أنك عملت لسنوات عديدة لمثل هذه الشركة بدلاً من عمل قائمة منهجية بالوظائف التي شغلتها مع تاريخ التوظيف وتاريخ المغادرة. هنا أيضًا ، يجب أن تكون مختصراً وتلخص هذه المعلومات في ثلاثة أسطر.
   • لا تقلق إذا لم يكن لديك خبرة مهنية ذات صلة - على سبيل المثال ، التقدم بطلب للحصول على وظيفة للمبتدئين. بدلاً من ذلك ، ركز على مهاراتك وشخصيتك وأخلاقيات العمل وجميع أنواع الأنشطة التي قد تتحدث نيابة عنك.على سبيل المثال ، إذا كنت تتقدم لأول مرة للعمل كطباخ في مطعم ، فيمكنك وصف مهاراتك في الطهي في دروس الطهي مع رئيس الطهاة الحائز على نجمة ميشلان ، وهو فصل للطهي في معسكر صيفي. بالإضافة إلى شهادتك من فندق School وكذلك الوظائف الموسمية في منتجع للتزلج أو على متن سفينة سياحية.

4. 
   

   
   قائمة المهارات الخاصة بك الأكثر صلة. تجربتك المهنية ليست كل ما يهم. قد تجعلك المهارات الدقيقة والقيمة أحيانًا مرشحًا أكثر جاذبية مما لو كنت قد قضيت سنوات في العمل في وظيفة مماثلة. اذكر أي معرفة خاصة أو مؤهلات قد تكون لديك والتي قد تجعلك أكثر فعالية في الوظيفة التي تستهدفها. هناك كمية كبيرة من الأشياء التي يمكنك ذكرها هنا. وهنا بعض الأمثلة.
   • مهارات لغوية. هل تتحدثين بطلاقة لغة اخرى؟ هذا يمكن أن يكون زائد لشركة تعمل دوليا.
   • المهارات التكنولوجية. هل لديك معرفة أساسية ببرمجة الكمبيوتر؟ هل تعرف كيفية إنشاء موقع على شبكة الإنترنت؟ غالبًا ما تكون هذه المهارات مطلوبة بشدة على شركات التكنولوجيا والإعلان.
   • مؤهلات خاصة هل لديك شهادة سائق؟ رخصة قيادة لمركبات البضائع الثقيلة؟ هذه المهارات ضرورية إذا كنت ترغب في الحصول على منصب المسؤولية في المبنى.

5. 
   

   
   اشرح لماذا أنت ، أكثر من الآخرين ، اختيار مرشح مثالي. قرب نهاية خطاب التغطية الخاص بك ، من المستحسن عادة تخصيص بضعة أسطر لما يجعلك مرشحًا جيدًا لهذا العرض الوظيفي. لا تقل أنك الشخص المناسب أو أنك ستصبح على الفور جزءًا من فريق العمل ، إلا إذا كنت تعرف كيف تعمل الشركة أو الشركة التي تتقدم بطلب للحصول عليها. بدلاً من ذلك ، ركز على الخصائص التي يمكن أن تجعلك متعاونًا قيمًا. سوف تجد كذلك نوع الأشياء التي يمكنك طرحها.
   • شخصيتك. هل انت ودود ونزيه هل كنت دائما على اتصال جيد مع زملائك في الماضي؟ يحب أصحاب العمل توظيف أشخاص يتسمون بالفريق ، ولديهم موقف إيجابي ويحافظون على جو عمل جيد.
   • موقفك في المجتمع. هل أنت مؤنس ، هل تعبر عن نفسك بسهولة ، هل أنت منفتح؟ يمكن أن تكون قدرتك على التفاعل مع الآخرين مهمة للغاية لأداء عملك. بعض الوظائف تتطلب سهولة كبيرة في التعبير وليس غيرها.
   • أهدافك وشغفك. هل ينطوي هذا العمل على شيء تحب القيام به؟ يمكن أن تساعدك على تحقيق الحلم حقيقة؟ يستمتع أصحاب العمل بتعيين أشخاص لديهم دوافع شخصية كبيرة تتعلق بعملهم.

6. 
   

   
   الانتهاء من رسالتك مع الأناقة ، ولكن باختصار. عندما تقول كل ما تحتاجه لتصوير نفسك كمرشح مؤهل تمامًا وله ملف تعريف مثالي ، يجب أن تنهي رسالتك بإيجاز قدر الإمكان بينما تظل مهذباً للغاية. لا تضيع الوقت في تعبيرات مهذبة التي هي قنبلة كما هي مذهلة. قد يغضب صاحب العمل المحتمل من الاضطرار إلى قراءة شطائر النثر المنمق.
   • على سبيل المثال ، يمكنك إنهاء خطاب التحفيز الخاص بك لشغل منصب في العلاقات العامة بالصيغة التالية:

     "يمكنك الاتصال بي عن طريق الهاتف أو عن طريق البريد الإلكتروني على الإحداثيات المذكورة أعلاه ، وسيسعدني أن أسمع منك وأشكرك على الاهتمام الذي أوليته لبريدي.

     مع خالص التقدير،

     جين دوبون "

جزء 3 من 3: تعبئة خطاب التغطية

1. 
   

   
   مراجعة وحذف أي محتوى غير ضروري. كما ذكر أعلاه ، يجب أن تذهب رسالة تغطية إلى الأساسيات. للحصول على خطاب تغطية قدر الإمكان ، يجب أن تكون الرقيب الخاص بك لا يرحم. عند الانتهاء من الجولة الأولى ، أغتنم الفرصة لقراءتها مرة واحدة على الأقل والعثور على أي تكرار. كلما اكتشفت عبارة طويلة جدًا ، قم بتقليلها وانتقل إلى الأساسيات. كلما واجهت كلمة معقدة للغاية بحيث يمكنك استبدالها بسهولة بمكافئها الأقصر ، قم بذلك. خطاب التغطية الخاص بك هو مستند يحتوي على وظيفة محددة ، وهي ليست فرصة لإظهار مهاراتك في الكتابة. لذلك يجب أن تبقي أسلوب بسيط جدا.
   • خذ استراحة قصيرة قبل الانتهاء من خطاب التغطية الخاص بك ، إذا كان لديك الوقت للقيام بذلك. يوصي معظم المحررين بذلك لأنه يوفر قدرا كبيرا من الإدراك المتأخر مقارنة بما كتبته ويجعل من السهل ملاحظة الأخطاء.

2. 
   

   
   الحفاظ على لهجة رسمية. يجب على المرء دائمًا كتابة خطاب تغطية بطريقة محايدة ومهذبة ورسمية مثل أي مستند أعمال آخر. لا تستخدم العامية ، لا تلعب ألعاب كلمة أو فكاهة. ضع في اعتبارك أن الأشخاص الذين قرأوا رسالتك لا يعرفونك مطلقًا. وبالتالي لن يكون لديهم أي سبب للاعتقاد بأنك تقوم بالروح مع أفضل النوايا في العالم وليس بسبب عدم احترامها. عادة ، يوصي اختصاصيو البريد بأن تكتب خطاب التغطية الخاص بك كما لو كنت تلقي خطابًا مهمًا ، وليس كما لو كنت تتحدث إلى صديق أو أحد أفراد أسرتك.
   • مثال واضح على حياتك المهنية هو أن تقول "من 2002 إلى 2006 ، كنت صحفية مستقلة في العديد من وسائل الإعلام" ، وهو أكثر خطورة من الكتابة "من 2002 إلى 2006" كتبت مقالات حرة للأشخاص الذين أعرفهم "، حتى لو كان المعنى متطابقًا تقريبًا.

3. 
   

   
   تأكد من تقديم البريد الخاص بك. عندما تنتهي من محتوى رسالتك ، خذ الوقت الكافي للتأكد من أن نسق المستند متوافق مع الغرض من خطاب الغلاف ويسهل قراءته. غالبًا ما يكون هذا مشابهًا لرسالة الغلاف أو أي مستند مكتوب آخر. فيما يلي بعض مشكلات التنسيق التي تعد مصادر شائعة للارتباك.
   • العنوان: يجب أن يشتمل الجزء العلوي من الصفحة على اليسار على اسمك وعنوانك وهاتفك ومعلومات الاتصال الإلكترونية على خطوط منفصلة. اترك مسافة بين هذا الرأس وتحية الخاص بك.
   • تباعد: الفضاء فقراتك جيدا ووضع سطر واحد بين الجمل الخاصة بك.
   • السحب: يمكنك إما الانسحاب في بداية كل جملة ، أو القيام بذلك في بداية كل فقرة جديدة ، أو ترك البريد محاذيًا لليسار في الصفحة بأكملها. لا ينصح عادةً بالسحب إذا عدت إلى السطر في نفس الفقرة.
   • الاستنتاج: اترك مسافة ثلاثة أسطر بين تحيتك واسمك.

4. 
   

   
   أعد قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك لتصحيح أي نطق أو أخطاء إملائية قبل الإرسال. عندما تعتقد أن خطاب التغطية جاهز ، تأكد من إلقاء نظرة أخيرة عليه للتأكد من أنك لم تفوتك أي خطأ بسيط. انتبه جيدًا لأية أخطاء نحوية ، واستخدام غير مناسب للكلمات ، ومحتوى لا لزوم له. علاوة على ذلك ، ستجد بعض نصائح إعادة التشغيل العامة.
   • مراجعة من نسخة مطبوعة من البريد الخاص بك ، وليس على شاشة الكمبيوتر. تتيح لك رؤية بريدك الإلكتروني بتنسيق مختلف عما يظهر على الشاشة إصلاح كل شيء لم تره عن طريق تثبيت شاشة لفترة من الوقت.
   • اقرأ بصوت عالٍ أنت أكثر عرضة للكشف عن الأخطاء إذا سمعت e الخاص بك ورؤيته على الورق. من الجيد بشكل خاص اكتشاف سيولة الجمل ، والتي قد تفلت منك بطريقة أخرى.
   • الحصول على مساعدة من صديق. الشخص الذي لم يقرأ بريدك الإلكتروني مطلقًا قد يكون قادرًا على رؤية الأخطاء التي طرحتها. يحدث غالبًا أن نتعمى عما كتبناه عندما قضينا وقتًا طويلاً في ذلك.