كيفية كتابة مشروع لتقديمه إلى إدارته

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 كتابة مشروعك
• جزء 2 شارك مشروعك

تعد معرفة كيفية إرسال مشروع إلى إدارتك مهارة مفيدة لديك إذا كنت ترغب في تقديم فرص جديدة لتسجيل إيرادات إضافية أو اقتراح تحسينات إجرائية أو الكشف عن أساليب فعالة لتكون أكثر اقتصادا. يمكنك أيضًا أن تقرر كتابة مقترح عندما تشعر أنه يجب تغيير شيء ما. إذا كنت تنوي وصف مثل هذا المستند من أجل إرساله إلى إدارة شركتك ، فيجب أولاً أن تأخذ الوقت اللازم لجمع المعلومات ذات الصلة. يمكنك أيضًا تقديم أفكارك إلى زملائك من أجل الحصول على آرائهم ومعرفة ما إذا كانوا يلتزمون بمشروعك ، وبعد ذلك سيتعين عليك التأكد من الاقتراب من اتجاهك بلباقة.

مراحل

جزء 1 كتابة مشروعك

1. 
   

   
   حدد بدقة المشكلة المعنية أو فكرتك. إذا كنت ترغب في وصف خفض التكاليف أو تبسيط العمليات ، فعليك أولاً تحديد المشكلة الرئيسية. في أغلب الأحيان ، قد تكون الفكرة واضحة لك ، ولكن إذا كنت ترغب في التواصل معها أو تقديم حلول ، فمن الحكمة أن تكون منتبهاً للغاية.

2. 
   

   
   هل البحوث الخاصة بك. قبل كتابة المشروع ، من المهم أن تتأكد من تحليل جميع العناصر المتعلقة به. ابحث عن نقاش مع الأطراف المعنية ، سواء كان زملائك أو مديريك أو زبائنك. سوف تستفيد أيضًا من قراءة برامج مماثلة تديرها شركات أخرى لمعرفة ما الذي يقومون به بشكل مختلف.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تشعر أن الإدارة بحاجة إلى تغيير خدماتها ، ناقشها أولاً مع موظفي المطبخ. ماذا يعتقدون؟ هل كان عليهم العمل في أي مكان آخر مع المطاعم الأخرى؟ ما رأيك زملائك في هذا؟ هذه كلها جوانب تحتاج إلى معالجتها. قد يكون عدم رضاك ​​هو ببساطة مسألة ذوق شخصي وليس مسألة جودة.

3. 
   

   
   
   
   اكتب وصفا للمشكلة. للبدء في كتابة مشروعك ، صف أولاً الوضع الحالي. ثم تسليط الضوء على الحقائق ذات الصلة (الأماكن والتواريخ والأشخاص المشاركين). في هذا المستوى ، لا تحكم ، ركز بدلاً من ذلك على شرح الأشياء كما هي.
   • وكمثال على ذلك ، يمكنك كتابة "استفادت الشركة X من خدمات المطاعم Y خلال السنوات السبع الماضية. خلال هذه الفترة ، انخفض عدد الأطباق الرئيسية المتاحة من خمسة إلى اثنين. انخفض عدد الأطباق المخصصة للنباتيين أيضًا ، وهناك أيام لا يُقترح فيها شيء من هذا القبيل.

4. 
   

   
   اشرح ما تقترحه كحل. بمجرد تحديد المشكلة ، يمكنك البدء في كتابة ما تقترح القيام به بالضبط. التركيز على الجانب الأكثر أهمية. أثبت أن ملاحظاتك تستند إلى بحثك.
   • على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "أقترح الاستعاضة عن مقدم خدمة الشركة X بشركة أخرى. الشركة X لديها العديد من الخيارات في هذا الصدد. يقدم كل من موزعي W و Z مجموعة متنوعة من القوائم ويقدم تكاليف مماثلة لتلك الخاصة بمزودنا الحالي. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن متعهد المطاعم (Z) يقدم مقبلات نباتية ونباتية وخالية من الغلوتين يوميًا ، فإنه يمكن أن يلبي بشكل أفضل احتياجات القوى العاملة لدينا. فيما يتعلق بمطعم W ، يقدم عددًا أقل من الأطباق للنباتيين ، ولكنه قد يكون أيضًا اختيارًا جيدًا. أظهرت دراسة أجريت في عام 2011 أن 40 ٪ من موظفينا نباتيين ، و 10 ٪ من النباتيين و 2 ٪ يفضلون الأطعمة الخالية من الجلوتين.

5. 
   

   
   
   
   وضع خطة. صف كل خطوة وركز على الجداول الزمنية أو تكاليف تنفيذها. كن صريحًا بشأن ما تعرفه وما الذي يجب اكتشافه. تذكر أن تكتب خطوات مرقمة ، ثم أعط مزيدًا من التفاصيل. لا تبالغ في تقدير أهمية الابتكار الذي تسعى إلى تحقيقه ، ولكن قدم النتائج التي تتوقع تحقيقها.
   • لتغيير الممون ، سيتعين علينا: 1: وضع حد لعقدنا مع الممول Y ، 2: جرب أطباق مزودي الخدمة W و Z ، 3: اختر واحدًا منهم ، 4: وقع عقدًا مع الممون الذي تم اختياره. يجب أن تكون الرسوم مماثلة لتلك التي يتم توفيرها حاليًا من قِبل Caterer Y. طالما أنهينا عقدنا مع المورد Y ، فلن تكون هناك أية عقوبة مالية. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان موظفونا أكثر تقديراً للوجبات الجديدة ، فهناك فرصة جيدة لأن يكونوا أكثر سعادة في أماكن عملهم.

6. 
   

   
   رفع الاعتراضات الممكنة. أظهر أنك على دراية تامة بأية عيوب قد تصادفك في خطتك. هل ستكون هناك مقاومة بين الموظفين؟ على سبيل المثال ، قد يعجب بعض الأشخاص بخدمات الممون الحالي. هل تستطيع أن تقنع وكالة حكومية أن فكرتك الجديدة آمنة؟ ناقش الخطوات التي تخطط لاتخاذها لإقناع الآخرين بجدوى مشروعك وأهميته.

7. 
   

   
   حدد المواد والأفراد اللازمين. إذا كان المشروع الجديد الذي تقترحه يتطلب شراء مواد أو تعيين موظفين جدد ، فذكر ذلك بعد تحديد الخطوات. تذكر أيضًا أن تذكر الوقت اللازم ، لأن هذا مورد أيضًا. إنشاء قائمة مرجعية للخروج منه. على سبيل المثال ، يمكنك كتابة ما يلي.
   • ضروري: لجنة فرعية لتقييم الممون (4 أشخاص من مختلف أنحاء الشركة) ، ساعتان للتذوق و 3 ساعات لكتابة التقرير.

8. 
   

   
   استخلص النتائج بناءً على الفوائد الرئيسية. بغض النظر عن التغيير الذي تخطط لإجراءه ، كرر هذه العملية مرة أخرى في النهاية. ناقش مرة أخرى العناصر الرئيسية الثلاثة لمشروعك ، ثم أعطِ جملة ختامية. فكر في الأمر كملخص. كتوضيح ، يمكنك أن تقول ما يلي.
   • "كما يوضح هذا الاقتراح ، قام Caterer Y بتقليل عدد المقبلات التي قدمها خلال السنوات السبع الماضية. يوفر مقدمو الخدمات W و Z قوائم أكثر تنوعًا بأسعار قابلة للمقارنة نسبيًا. أقترح أنه يمكننا إجراء اختبارات تذوق مع هذه المطاعم من أجل اختيار مورد طعام جديد لهذه الشركة. وهذا بالتأكيد يعزز رضا الموظفين والاحتفاظ بهم. "
   • اذكر فوائد مالية أو كمية محددة. على سبيل المثال ، إذا كان ابتكارك يمكن أن يقلل التكاليف ، فعليك إبراز ذلك.
   • تقديم الفوائد النوعية. تستفيد الشركة في بعض الأحيان من عدد من الفوائد التي لا يمكن تحديدها كمياً مع البيانات والأرقام المحددة. إذا كانت فكرتك تساعد على زيادة رضا الموظفين ، فمن المهم أن تذكرها. هذه التحسينات يمكن أن تكون مفيدة مثل تلك الكمية.

جزء 2 شارك مشروعك

1. 
   

   
   اطلب من زميل أن يقرأها. يجب عليك أن تطلب من زميلك قراءة مشروعك ويعطيك رأيه. قد يوافق على محتوى البرنامج الخاص بك ، ولكن إذا لم يكن الأمر كذلك ، ففكر في مراعاة اعتراضاته. إذا كنت تشعر أن هذه الأمور ذات صلة وأفضل من ما تقترحه ، ففكر في مراجعة. خلاف ذلك ، إذا فهمت أهمية الوسائط الخاصة بها ولكنك لا توافق عليها ، ففكر في تضمينها في قسم الاعتراضات.

2. 
   

   
   إعادة النظر في المشروع الخاص بك. بمجرد كتابة مشروعك وقراءته من قِبل أحد الزملاء ، يجب عليك الآن مراجعته لتحسين الطلاقة والقواعد النحوية والدقة وعدد الكلمات. يجب ألا تقدم اقتراحًا طويلاً ، وإلا فإنك تخاطر برؤية قادتك لا يقرأونه. افعل ما يلزم للحفاظ على كل شيء على الأكثر في صفحة أو صفحتين.

3. 
   

   
   أرسل المشروع إلى إدارتك. بمجرد أن تشعر أن مشروعك جاهز ، حدد الشخص الذي يجب عليك إرساله إليه. في بعض المنظمات ، هناك قائد معروف لكل شخص مسؤول عن اتخاذ القرارات. في المجتمعات الأخرى ذات الهياكل الجانبية ، قد يكون من الصعب معرفة من هم صناع القرار الحقيقيون. قم بإجراء بحث شامل حول شركتك لتحديد من المسؤول عن مثل هذه المشكلات.
   • بمجرد أن تعرف من الذي سوف يسلم مشروعك إليه ، انظر لمعرفة ما إذا كان يمكن أن يكون معه tête-à-tête معه. في كثير من الأحيان ، يستجيب الناس بشكل أفضل لطلبات الابتكارات عندما تكون التبادلات وجهاً لوجه. إذا لم يكن كذلك ، أرسل نسخة ورقية من المشروع أو واحدة.