كيفية كتابة رسالة تأكيد التوظيف

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 التحضير لكتابة الرسالة
• جزء 2 كتابة رسالة تأكيد التوظيف

تأكيد خطاب التوظيف هو مستند رسمي غالبًا ما يرسله صاحب العمل إلى مؤسسة أخرى للتحقق من صحة السجل الوظيفي للموظف. بشكل عام ، تكون هذه المراسلات مطلوبة عندما يتقدم شخص بطلب للحصول على قرض أو يحاول استئجار عقار أو يتقدم لشغل وظيفة جديدة. مثل هذه الرسالة مطلوبة أيضًا للتحقق من سجل العمل. عند كتابة رسالة تأكيد التوظيف ، يجب عليك تقديم نفسك ، وتقديم معلومات دقيقة عن واجبات الموظف وتأكيد الوظيفة. تذكر استخدام الورق ذي الرأسية الرسمية ، وتأكد من تقديم معلومات الاتصال الخاصة بك وتوقيع الرسالة. نحن ندعوك لمواصلة القراءة لتعرف نفسك على كيفية كتابة تأكيد كامل ودقيق لرسالة التوظيف.

مراحل

جزء 1 التحضير لكتابة الرسالة

1. 
   

   
   حدد سبب رغبتك في كتابة رسالة تأكيد التوظيف. قد يختلف المحتوى الخاص بك وأسلوبك تبعًا لمستلم الرسالة. إذا كانت مؤسسة مالية ، فمن الأفضل اعتماد أسلوب رسمي. ربما ستحتاج إلى تضمين معلومات مالية ، مثل الرواتب والعمولات والزيادات والمكافآت. من ناحية أخرى ، إذا كانت الرسالة تتعلق بموظف يتقدم لوظيفة جديدة ، فيمكنك كتابتها بأسلوب ودي وحذف المعلومات المالية.
   • من خلال فهم الغرض من الرسالة ونطاقها ، ستتمكن من كتابة مستند يلبي بدقة احتياجات المستلم.

2. 
   

   
   تحديد أفضل شخص لكتابة الرسالة. عموما ، يتم كتابة هذه الرسالة من قبل صاحب العمل نيابة عن الموظف. في هذه الحالة ، يكون الموظف هو الذي يطلب منك ، بصفتك صاحب عمل ، إصدار شهادة عمل له لغرض محدد. من ناحية أخرى ، يمكن للموظف أيضًا وصف الخطاب نفسه. في هذه الحالة ، يكتب الموظف الرسالة ويطلب من صاحب العمل التوقيع عليها. هذا واحد يمكن تعديله إذا لزم الأمر. ولكن بصفة عامة ، فإن الأمر متروك لصاحب العمل لكتابة الرسالة نيابة عن الموظف وليس العكس.
   • إذا كتبت مثل هذه الرسالة إلى أحد موظفيك ، فيمكنك تخصيصها وفقًا لمعاييرك والتحكم في المحتوى. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون للرسالة وزن أكبر لأنك المؤلف ، كصاحب عمل. ومع ذلك ، فقد حان الوقت لإكمال هذه المهمة. كصاحب عمل ، من المحتمل أن يكون لديك جدول أعمال مزدحم. من ناحية أخرى ، قد تكون كتابة هذه الرسائل مملة. ومع ذلك ، يجب الاعتراف بأن تأكيد خطابات التوظيف عمومًا قصير. نتيجة لذلك ، لن تستغرق الكتابة الكثير من الوقت ، خاصة إذا كنت قد كتبت هذه الرسائل من قبل.
   • إذا كتبت خطابك الخاص كموظف ، فستختار المعلومات بسهولة أكبر لتكشفها للمستلم. بالإضافة إلى ذلك ، لن تحتاج إلى إخبار صاحب العمل بأفكارك حول القضية. علاوة على ذلك ، فإن كتابة خطابك الخاص يمكن أن يحرره من أي ضغط فيما يتعلق بالمواعيد النهائية لإعداد الرسالة. بمعنى آخر ، سيكون رئيسك سعيدًا لأنه لن يكتب الرسالة لك. ومع ذلك ، لا يزال يتعين عليه توقيعه وقد يتردد في القيام بذلك ، بالنظر إلى ما كتبته. إذا كان هذا هو الحال ، فربما يتعين عليك إعادة كتابة الرسالة وإضاعة الوقت أو جعل صاحب العمل يكتبها لك.

3. 
   

   
   
   
   جمع المعلومات المطلوبة. عندما تعرف المستلم ، ستحتاج إلى جمع العناصر اللازمة لكتابة الرسالة برمتها.
   • إذا كنت صاحب العمل ، ففكر في مقابلة الموظف لتحديد محتوى الرسالة. على وجه الخصوص ، ستحتاج إلى تحديد معلومات المستلم والغرض من الرسالة والنقاط التي سيتم تضمينها وتاريخ الإرسال.
   • إذا كنت الموظف وعليك أن تكتب الرسالة بنفسك ، فستحصل على جميع المعلومات اللازمة ، حتى لو كان عليك مناقشتها أولاً مع صاحب العمل لمعرفة ما يتوقعه من هذه الرسالة. سيساعدك هذا في كتابة خطاب يفي بمتطلبات صاحب العمل ولن يسبب أي مشاكل عند التوقيع.

جزء 2 كتابة رسالة تأكيد التوظيف

1. 
   

   
   استخدام ترويسة من الشركة. من أجل وصف رسالتك ، احمل دائمًا ورقة تحمل الرئيس الرسمي للشركة. إذا كنت صاحب العمل ، فحاول تطبيق هذه القاعدة تلقائيًا. إذا كنت موظفًا ، فيجب عليك أن تطلب من رئيسك استخدام ترويسة من الشركة. ستكون الرسالة المكتوبة على مثل هذه الورقة أكثر رسمية وستشجع المستلم على الوثوق بالمحتوى.
   • إذا لم يكن لديك ترويسة ، يمكنك إنشاء واحدة باستخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يجب أن يتضمن لوت اسم الشركة وعنوانها ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. يجب أن تحتوي أيضًا على معلومات حول مؤلف الرسالة ووظيفتها وتاريخ كتابة الرسالة.

2. 
   

   
   
   
   كن محددًا عن طريق إدخال عنوان المستلم. إذا كنت تعرف اسمه ، فأرسل له الرسالة مباشرةً. إذا لم يكن كذلك ، يرجى الإشارة إلى عنوان الشركة مع ذكر الغرض من الرسالة.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تعرف العنوان واسم المستلم ، فأدخلهما أسفل الرأس. ثم تابع نموذج الاستدعاء كـ "مكلف".
   • إذا كنت لا تعرف اسم المستلم ، فأرسل الرسالة إلى إحدى إدارات الشركة ، موضحة الكائن على السطر. على سبيل المثال ، إذا كنت تدخل مؤسسة مالية للحصول على قرض موظف ، فيمكنك إرسال الخطاب إلى الفرع المحلي لتلك المؤسسة. يمكنك الإشارة إلى الغرض من الرسالة بعبارة مثل "تأكيد خطاب التوظيف لغرض الحصول على قرض".

3. 
   

   
   قدم نفسك. كرس الفقرة الأولى من رسالتك لشرح من أنت وما هو الغرض من هذه الرسالة. يجب أن تشير إلى وضعك ، وأقدمتك في الشركة وطول علاقتك مع الموظف. حتى إذا كنت الموظف ، فسوف تكتب الرسالة من وجهة نظر صاحب العمل ، لأنه هو الذي سيوقعها.
   • على سبيل المثال ، يمكنك كتابة: "اسمي روبرت مارتن وأنا مدير المبيعات والتسويق في ABC. لقد كنت أعمل في هذه الشركة منذ 12 عامًا. لقد عرفت الموظف منذ سبع سنوات وكنت مديره المباشر منذ ثلاث سنوات.

4. 
   

   
   تأكيد توظيف الطرف المعني. في القسم التالي ، سوف تقوم بتلخيص وظيفة الموظف داخل الشركة. ستشير بشكل خاص إلى تواريخ تحول الموظف في الوظائف المختلفة التي شغلها ، وعنوانه الحالي في الشركة ، سواء كان جزءًا من الموظفين المؤقتين أو الدائمين وما زال يمارسه. في هذه الفقرة ستقوم بتضمين المعلومات المالية للموظف ، إذا لزم الأمر.
   • هنا مثال على ما يمكنك الكتابة. "نؤكد بموجب هذا أن الموظف يعمل لدى شركة ABC لمدة سبع سنوات ، اعتبارًا من 7 سبتمبر 2003 ، وقد عمل مساعدًا دائمًا للمبيعات منذ 7 يناير 2011."
   • هنا مثال آخر. "نقر بموجبه أن الموظف عمل لدى شركة ABC لمدة سبع سنوات ، من 7 سبتمبر 2003 إلى 7 يناير 2011. وخلال ذلك الوقت ، شغل منصب مساعد مدير المبيعات على أساس التفرغ. وحصل على راتب سنوي قدره 65000 يورو. "

5. 
   

   
   تلخيص مهام الطرف المهتم. في هذه الفقرة سوف تصف واجبات الموظف داخل الشركة. ستكون هذه المعلومات مفيدة للغاية إذا كتبت خطابًا عن شخص يتقدم لشغل وظيفة أخرى. على الرغم من أن خطاب تأكيد التوظيف يختلف عن خطاب التوصية ، إلا أنه من الجيد دائمًا تضمين التقدير المواتي للموضوع. سيؤدي ذلك إلى تحسين سمعتك كصاحب عمل ويساعد موظفك في العثور على وظيفة أو عقار أو قرض جديد.
   • هنا مثال على هذه الفقرة. "في شركة ABC ، ​​كان الموظف المسؤول في البداية عن بيع أجهزة التدفئة في بروفانس. شغل منصبًا إداريًا وكان مسؤولًا عن فريق من سبعة إلى تسعة أشخاص. وشملت مسؤولياته ضمان رضا العملاء ، ومعالجة مطالباتهم وتقديم تقارير ربع سنوية إلى المكتب الرئيسي للشركة عن اتجاهات المبيعات في منطقتهم. "

6. 
   

   
   لا تنقل معلومات حساسة أو غير قانونية عن الموظف. معظم الدول لديها قوانين تتعلق بطبيعة المعلومات التي قد تفصح عنها الشركة عن موظفيها لصاحب عمل محتمل. تسمح لك بعض اللوائح بتقديم معلومات عن الموظف فقط بموافقته. لا يقدم الآخرون أي فرصة عمل لصاحب العمل للكشف عن أي شيء عن موظفيهم ، طالما أنهم صادقون وبحسن نية. قبل الكشف عن المعلومات الحساسة ، راجع قوانين بلدك في هذا الصدد. للحصول على المزيد من العينات ، تفضل بزيارة هذا الموقع.
   • على سبيل المثال ، في ألاسكا (الولايات المتحدة الأمريكية) ، يمكن لصاحب العمل توفير معلومات الأداء الوظيفي. لن يتحمل المسئولية إلا إذا كشف عن قصد أو عن قصد معلومات أو معلومات كاذبة أو مضللة تنتهك الحقوق المدنية للموظف.
   • مثال آخر على ذلك من ولاية كونيتيكت ، حيث يُسمح لصاحب العمل بالكشف عن أي معلومات صادقة.

7. 
   

   
   إعطاء التفاصيل الخاصة بك إلى المتلقي. يجب أن تحتوي الفقرة الأخيرة من رسالتك على معلومات حول معلومات الاتصال بصاحب العمل. من الضروري تضمين هذه المعلومات للسماح للمستلم بالاتصال بك في حالة الحاجة. تأكد من تحديد أن المستلم يمكنه القيام بذلك.
   • هذا مثال. "إذا كان لديك أي أسئلة أو ترغب في مزيد من المعلومات ، فلا تتردد في الاتصال بي على (555) 555-5555 أو الكتابة على عنوان البريد الإلكتروني التالي: [email protected]. "

8. 
   

   
   توقيع الرسالة وإرسالها. بمجرد اكتمال الرسالة ، يجب إغلاقها وتوقيعها. يمكنك إما تقديمها مباشرة إلى الطرف المعني أو إرسالها إلى المستلم.
   • اختتم رسالتك بلطف ، على سبيل المثال ، "أتوسل إليكم أن تعبدوا ، سيدتي ، أطيب تحياتي."
   • قم دائمًا بتوقيع رسالتك مع توقيعك الرسمي وموقعك داخل الشركة.
   • تأكد من إجراء الفحوصات المناسبة وختم الطوابع الرسمية وفقًا للمعايير التي تطبقها شركتك على هذا النوع من الخطابات.