كيف تستجيب بشكل مناسب

المحتوى

• مراحل
• طريقة 1 من 3: تحدث إلى شخص ما
• طريقة 2 من 3: الرد على الرسائل القصيرة
• طريقة 3 من 3: الإجابة بواسطة

سيكون للطريقة التي تستجيب بها لشخص ما تأثير على كيفية إدراكك أنت والآخرين. لحسن الحظ ، يمكنك أن تتعلم الرد بالطريقة الصحيحة في الوقت المناسب. إذا تحدثت مع شخص ما ، فاحرص على الانتباه إليه واجعله يعبر عن نفسه قبل محاولة الإجابة. في محادثة SMS ، هناك أيضًا قواعد غير معلن يجب اتباعها للتواصل بشكل صحيح. L هو وسيلة اتصال أكثر رسمية ، وعليك احترام العلامة المهنية لنقل المعلومات بكفاءة والاستجابة بشكل مناسب.

مراحل

طريقة 1 من 3: تحدث إلى شخص ما

1. 
   

   
   استمعوا بتمعن. عندما يتحدث إليك شخص ما ، انظر إليه في عينه وكن يقظًا لما يقوله. سوف تظهر له أنك تستمع إليه وأنك تفهم كلماته.
   • كرس كل ما تبذلونه من الاهتمام لمحاورك ، حتى يتحدث بكل سهولة.
   • إذا كنت لا تبلي بلاءً حسناً ، اقترب منه (لها) واسأله عما إذا كان يريد الذهاب إلى مكان أكثر هدوءًا.

2. 
   

   
   لاحظ الإشارات غير اللفظية. لغة الجسد يمكن أن تقول الكثير ، إن لم يكن أكثر من الكلمات. عندما يتحدث إليك شخص ما ، شاهد لغة جسده لمعرفة كيفية الرد بشكل أفضل.
   • على سبيل المثال ، إذا كان المتصل الخاص بك ينظر حولك أو يتحرك باستمرار قدميك ، فقد يكون هو عصبيًا أو خائفًا. يمكنك أن تسأله إذا كان كل شيء على ما يرام ، قبل محاولة الإجابة على كلماته.
   • انتبه أيضًا إلى الطريقة التي يتحدث بها. إذا كان صوته مرتفعًا أو عدوانيًا ، فقد تبدأ المحادثة في التبول. لمنع تصاعد الموقف ، يجب عليك تجربة طريقة أخرى.

3. 
   

   
   
   
   لا تعد إجابتك بينما يتحدث الشخص الآخر. إذا كنت غير صبور للغاية في الإجابة عندما لا ينتهي محادثك من التحدث ، فسوف يلاحظ ذلك وقد يتضايق. انتظر حتى ينتهي الشخص من التحدث وسمعت كل شيء قبل التفكير في ما ستجيب عليه.
   • من الغريب أن تقطع شخصًا ما لإخباره بأفكاره.

   مجلس : أثناء حديثه ، استمع إلى محادثك ولاحظ النقاط التي تريد الإجابة عليها عقلياً. ومع ذلك ، لا تقطعه لإعطائه إجابة روحية أو سريعة.

4. 
   

   
   انتظر حتى ينتهي من التحدث للإجابة. عند التحدث مع شخص ما ، دعهم دائمًا ينهون التحدث قبل الرد. وبالتالي ، سيكون لديك كل المعلومات التي أراد مشاركتها معك وستكون قادرًا على تقديم استجابة كاملة ومكيفة.
   • يمكن لمحاورك إضافة قطعة أخيرة من المعلومات بعد الانتهاء من مشاركة أفكارك. على سبيل المثال ، يمكنه أن يقول "أوه انتظر ، لقد نسيت أن أقول شيئا. دعه ينهي ما قاله.

5. 
   

   
   
   
   الرد مدروس وثقة. قبل الإجابة ، توقف لحظة لإعادة التفكير في جميع المعلومات التي تم تقديمها لك. من خلال تقديم إجابة غير كاملة ، ستخبر الشخص أنك لا تستمع جيدًا.
   • كما أن قضاء بعض الوقت في التفكير في إجابتك سيسمح لك أيضًا بتقديم ملاحظات ذكية.

6. 
   

   
   طرح الأسئلة. إذا كنت بحاجة إلى توضيح أو مزيد من المعلومات ، اطرح الأسئلة. إذا لم تفهم ما كان يقوله الشخص أو لم تفهمه ، فلا تحاول الإجابة بناءً على فهمك الجزئي أو الخاطئ لما كان يقوله. اطلب منه تكرار ما قاله أو شرح ما يعنيه حتى يتمكن من الإجابة بشكل صحيح.
   • إذا لم تكن متأكدًا من نوايا شخص ما أو تريد منهم توضيح نواياه قبل الإجابة ، اسألهم سؤالًا مفتوحًا مثل "ماذا تقصد بذلك؟ "
   • لا يوجد أي ضرر في مطالبة شخص ما بتكرار ما قاله إذا لم تسمع أو تفهم ما كان يقوله.

7. 
   

   
   التحدث بوضوح وبشكل مباشر. بعد الأخذ في الاعتبار ما قيل لك والتفكير في ما تعنيه ، تحدث بوضوح وثقة. لا تستخدم مصطلحات غامضة ومتناقضة لتبدو أكثر ذكاءً أو روحانية. الناس يقدرون الاخلاص. أجب بوضوح ، لتوضيح للشخص الآخر أنك تفهمه وإعطاء أهمية لما يقول.
   • تأكد من أن يكون الشخص متيقظًا عند التحدث ، لذلك ليس عليك تكرار نفسك.
   • إذا أراد شخص آخر التحدث ، لاحظ ذلك ودعهم يتحدثون.
   • دع الشخص الآخر يرد على ما قلته للتو. لا تترك حالما تنتهي من الجملة. لا تنهي المحادثة بمجرد أن تتاح لك الفرصة للتحدث.

8. 
   

   
   تقبل أن شخص ما لا يتفق معك. حتى لو كنت قد فكرت في ما تقصده ، فهناك دائمًا احتمال أن لا يوافق أحد على ما تقوله. هذا طبيعي تماما! كن مستعدًا لتناقضك مع شخص ما أو حاول أن تشوهك بسبب ما تقوله.
   • احتفظ برأسك باردًا ولا تفقد أعصابك إذا حاول شخص ما استفزازك.
   • دع الشخص الآخر يشارك آرائه ومعتقداته. لا تحاول إجباره على قبول وجهة نظرك.

طريقة 2 من 3: الرد على الرسائل القصيرة

1. 
   

   
   استخدام لغة عارضة في الرسائل القصيرة الخاصة بك. يمكن أن تحتوي الرسائل والرسائل وحتى المحادثات المباشرة على بنية رسمية. نظرًا لطبيعة الرسائل القصيرة والمحدودة ، فإن اللغة غير الرسمية هي اللغة الأكثر ملاءمة وتنقل النبرة الشخصية للمحادثة.
   • على سبيل المثال ، يمكنك كتابة "I V" ، بدلاً من "I go" لاكتساب مساحة أو الكتابة بشكل أسرع أو إعطاء نغمة أكثر استرخاء.
   • عادة ما تكون علامات الترقيم أقل صرامة في الرسائل القصيرة. على سبيل المثال ، ستجعل العديد من الفواصل المحادثة رسمية ومرنة للغاية.
   • لا تظن بالضرورة أن محادثة الرسائل القصيرة ستكون بالضرورة مريحة للغاية ، ولكن إذا كان محادثك يستخدم اللغة غير الرسمية ، فعل نفس الشيء حتى يشعر بالراحة.

2. 
   

   
   اطرح أسئلة مفتوحة لفتح المحادثة. إذا كنت ترغب في مواصلة المحادثة عن طريق الرسائل القصيرة ، فاطرح أسئلة مفتوحة حتى يخبرك المحاور معك ويعبر عن رأيه في الموضوع. من خلال طرح أسئلة مغلقة ، والتي تقول "نعم" أو "لا" ، فإن المحادثة سوف تختفي.
   • على سبيل المثال ، إذا كنت تتحدث إلى زميل حول موضوع احترافي ، فقد تسأله شيئًا مثل "ما رأيك في المشروع الجديد؟ "
   • إذا كنت تريد معرفة المزيد عن رأي الشخص في موضوع ما ، فأرسل له مثل "أوافق ، ولكن من أين تعتقد أنه يأتي؟" "

3. 
   

   
   تجنب إرسال إجابات قصيرة جدًا. يجب أن تكون الرسائل القصيرة قصيرة نسبيًا ، ولكن استجابة مفاجئة أو أيضا قد يشير الاختصار إلى أنك غاضب من محادثك. للرد على مرسل الرسالة القصيرة ، اكتب إجابة كاملة في جملة أو جملتين على الأقل.
   • في بعض الأحيان يكون من المقبول تمامًا الإجابة بـ "موافق" ، إذا كان المخروط هو الصحيح. ولكن في كثير من الأحيان قد يبدو "نعم" أو "لا" أو "موافق" مفاجئًا وباردًا.

   مجلس : إذا كانت إجاباتك قصيرة عادة ، فمن المحتمل أن يكون أقاربك معتادون عليها.

4. 
   

   
   بمناسبة لهجة مع علامات الترقيم والرموز. نظرًا للطبيعة غير الشخصية لتبادل الرسائل النصية القصيرة ، فقد يسيء محاوريك تفسير نبرة عواطفك أو عواطفك التي تريد نقلها. لتجنب سوء الفهم ، استخدم علامات الترقيم والرموز بحكمة ، إذا كان هناك خطر من الغموض.
   • على سبيل المثال ، يمكنك الإجابة على "موافق لقد وجدت ، شكرا لك :)" حتى لا يعتقد المستلم أنك مستاء أو جاف.
   • في بعض الأحيان قد تشير نقطة النهاية إلى إحباطك. على سبيل المثال ، سيكون صوتك أكثر استرخاءً إذا قلت "لا ، إنه ليس كذلك" ، "لا ، هذا ليس كذلك". "

5. 
   

   
   قراءة مرة أخرى قبل الإرسال. قبل الضغط على "إرسال" ، نأخذ بعض الوقت لنعيد قراءته. تأكد من عدم وجود أخطاء ، وأن المعلومات موضحة بشكل صحيح وأن النغمة صحيحة.
   • بمجرد إرسالها ، لن تتمكن من إلغاء الشحنة. لذلك ، من المهم قراءتها مرة أخرى قبل إرسالها.

6. 
   

   
   لا ترسل الكثير من الناس بعد بعضهم البعض. الكثير من الإخطارات وسلسلة كاملة من الرسائل القصيرة سوف تخاطر بإزعاج المتلقي. أجب بحاوية كل ما عليك قوله ، بدلاً من العديد منها.
   • يمكنك بالطبع إرسال رسالة ثانية إذا كنت قد نسيت معلومات أو إذا كنت بحاجة إلى توضيح نقطة.
   • إذا لم يرد المستلم على ثانيتين على التوالي ، فمن المحتمل أنه أو هي لا يريد التحدث معك أو أنه لا يضع هاتفه عليه. في حالة واحدة كما في الحالة الأخرى ، امنحه وقتًا للرد عليك.

7. 
   

   
   اطلب من الشخص الآخر التحدث إليه عبر الهاتف. الرسائل القصيرة قصيرة ومختصرة بطبيعتها. إذا بدأت المحادثة في التعقيد للغاية بالنسبة لك للتعبير عن أفكارك بشكل صحيح عبر الرسائل القصيرة ، فاطلب من الشخص الاتصال بك حتى تتمكن من إجراء محادثة معه.
   • أرسل له رسالة باسم "سيكون من الأسهل بالنسبة لي التحدث على الهاتف. أعطني مكالمة عندما تستطيع! شكرا لك! "

طريقة 3 من 3: الإجابة بواسطة

1. 
   

   
   الرد على واحد في 48 ساعة. من المهم أن تستجيب لأحد في وقت معقول ، بدافع من المداراة والكفاءة المهنية. لن يكون من الضروري الرد على الفور ، ولكن تأكد من الرد في غضون يومين.
   • إذا لم تهمك أو تم إرسالها إليك عن طريق الخطأ ، فقم بالرد على المرسل ، حتى تعرف أنك لست المستلم المناسب.

2. 
   

   
   استخدام تحية المهنية. واحد عادة ما يكون أكثر رسمية من الرسائل القصيرة أو مكالمة هاتفية. ابدأ بإجابتك بـ "مرحبًا" أو "مرحبًا" ، متبوعًا باسم الشخص ، لبدء الطريق بالطريقة الصحيحة.
   • إذا كان الشخص الذي ترد عليه يفضل تحية معينة أو طلب منك الاتصال بها باسمها الأول ، احترم رغبتها. على سبيل المثال ، إذا كانت تفضلها أن تسميها "فرانسوا" بدلاً من "جان فرانسوا" ، فافعل ذلك.

3. 
   

   
   استخدم علامات التعجب بشكل ضئيل. في مدرستك ، اتبع قواعد النحو والإملاء وعلامات الترقيم. ومع ذلك ، احرص على عدم استخدام علامة التعجب في كثير من الأحيان أو إعطاء انطباع بأنها غير صادقة أو غير صبور. استخدم علامة الترقيم هذه فقط عندما يكون الموقف صحيحًا.
   • سيتم الترحيب بنقطة التعجب عندما تهنئ شخصًا ما أو تشارك الأخبار الجيدة. ولكن باستخدامه في كثير من الأحيان ، فإنه سيفقد كل تأثيره.

4. 
   

   
   لا تستخدم الشرطة أحمق. استخدم خطًا كلاسيكيًا حتى تظهر كمحترف. لا تستخدم خطًا متعدد الألوان أو خطًا مثل Comic Sans للإجابة على أحد.
   • سيكون الخيار الأكثر تقليدية هو استخدام Arial أو Times New Roman ، بحجم 10 أو 12.

5. 
   

   
   لا تضع أي شخص في نسخة. من المفيد في بعض الأحيان وضع شخص ثالث في نسخة من إجابة واحدة ، لإدراجها في المحادثة. ومع ذلك ، فإن وضع المشرف أو زميل العمل في نسخة عندما لا يكون ذلك ضروريًا ، فإنك تخاطر بخنقه أو تشويه سمعة الشخص الذي ترد عليه.
   • إذا كنت بحاجة إلى تضمين طرف ثالث في سلسلة ، فيمكنك استخدام خيار "نسخة مخفية الوجهة" أو نسخة كربونية غير مرئية.

6. 
   

   
   قرر من سيجيب في المجموعة. إذا بدا أن الأنسب هو الإجابة على جميع الأشخاص الذين تم إرسالهم إليهم ، فانقر فوق "الرد على الكل" عند إرساله. من ناحية أخرى ، إذا كان عليك أن تطرح سؤالًا أو تشرح موضوعًا أو مشكلة بعينها لشخص واحد فقط ، فقم بالإجابة عليها بشكل منفرد.
   • إذا كان هناك العديد من المستلمين ، لكنك تحتاج فقط للرد على بعضهم ، حدد جهات الاتصال التي ستجيب عليها.

7. 
   

   
   أجب أحدهم على قول "شكرًا" فقط إذا كان ذلك ضروريًا. الأقصر ، والتي لا تضيف الكثير إلى المحادثة ، عديمة الفائدة عمومًا. ما لم يطلب المرسل منك تأكيد أنك تلقيت وفهمت أن إجابة "شكرًا" ستكون عديمة الفائدة وغالبًا ما تكون مزعجة.

   مجلس : إذا أرسل إليك المرسل طلب تأكيد ، فقم بتأكيد استلام l بالضغط على مربع الحوار.

8. 
   

   
   مراجعة الخاص بك وتأكد من إرساله إلى المستلم الصحيح. إذا كانت محفوفة بالأخطاء الإملائية أو النحوية ، فستبدو غير مهنية. قبل النقر على "إرسال" ، خذ لحظة لإعادة قراءة إجابتك. تحقق من الإملاء والنحو وتأكد من إرساله إلى الشخص المناسب.
   • لا تعتمد على المصحح التلقائي لتحديد أدنى خطأ!
   • أعد قراءة بصوت عالٍ قبل إرسالها ، حتى تدرك التأثير الناتج.
   • في العديد من الحالات ، تقوم تطبيقات وبرامج البريد الإلكتروني تلقائيًا بإكمال العناوين أثناء الكتابة في حقل "المستلمون" ومن ثم من السهل جدًا إرسال الشخص الخطأ.