كيفية الرد على مكالمة هاتفية

المحتوى

• مراحل
• الطريقة الأولى الرد على المكالمة بشكل صحيح
• طريقة 2 من 2: مقابلة ناجحة
• طريقة 3 من 3: تبدو محترفة وثقة
• طريقة 4 من 7: الاستعداد للمكالمة

إذا كنت لا تعيش بالقرب من شركة تقدمت إليها ، أو إذا كان موظف التوظيف مشغولاً للغاية بالتطبيقات ، فقد يُطلب منك إجراء مقابلة عبر الهاتف. الغرض من المقابلة الهاتفية هو الانتقال إلى المرحلة التالية من عملية الاختيار للحصول على مقابلة شخصية. لعمل انطباع جيد ، تصرف كما تفعل في مقابلة عمل تقليدية. أجب باحتراف واعتمد لهجة مهذبة طوال المحادثة.

مراحل

الطريقة الأولى الرد على المكالمة بشكل صحيح

1. 
   

   
   تحية المقابلة الشخصية. ربما كان الجانب الأكثر أهمية في مقابلة عبر الهاتف هو الطريقة التي تلتقط بها الهاتف. أنت تتطلع إلى المكالمة. حتى إذا تم الاتصال بك على رقمك الشخصي ، فاستلم المكالمة كما لو كنت ترد على الهاتف في مكتب.
   • عندما يرن الهاتف ، التقط في أسرع وقت ممكن ، قبل الرنين الثالث إذا أمكن ذلك. قل مرحباً واشر بوضوح إلى اسمك الكامل. على سبيل المثال ، يمكنك قول هذا: "مرحبًا ، هذا هو Jules Leroy".

2. 
   

   
   تأكد من أنك تنتظر المكالمة. بعد التحية ، سيقوم المحاور باستقبالك في المقابل وتقديم أنفسهم. قم بتدوين اسمه حتى لا تنساه وأعلمه أنك تتطلع إلى هذه المكالمة.
   • هنا مثال: "مرحبا ، فرانك! شكرا لأخذ الوقت في الاتصال بي اليوم. إنني أتطلع إلى مناقشة إمكانية التعاون مع شركتك. "

3. 
   

   
   
   
   كن مهذبا. لتعزيز حقيقة أن هذه مقابلة مهنية ، حاول أن ترتدي ملابس احترافية وتجلس جيدًا على طاولة أو مكتب. حتى لو كانت مقابلة عمل عبر الهاتف ، تأكد من أنك لا تبدو غير رسمي.
   • كلما أردت الاتصال بالمقابل بالاسم ، استخدم اسمه الأخير مسبوقًا باسم (سيدي ، سيدتي) أو لقب (معلم ، معلم ، إلخ). يمكنك أيضا أن نسميها ببساطة عن طريق سيدي أو سيدتي.
   • لا تخاطبه باسمه الأول إلا إذا طلب منك ذلك على وجه التحديد.
   • إذا كان يثني عليك أو يقدم تعليقًا إيجابيًا عنك ، لا تنس أن تشكره.

طريقة 2 من 2: مقابلة ناجحة

1. 
   

   
   تدوين الملاحظات لهيكلة أفكارك. تتمثل إحدى ميزات المقابلات الهاتفية في أنه يمكن للمرشحين تدوين الملاحظات أثناء قيام الشخص الآخر بالتحدث أو طرح الأسئلة. في الواقع ، إنها طريقة رائعة لإعداد خطابك والإجابة على الأسئلة التي تطرحها.
   • إذا تم طرح سؤال يحتاج إلى إجابة في عدة أجزاء ، فقدم نظرة عامة على السؤال عن طريق كتابة كلمة أو كلمتين لتذكر كل جزء. بالتأكيد سوف تثير إعجابك في المقابل إذا أجبت بطريقة منظمة ، مع ذكر الأجزاء المختلفة من سؤاله.

2. 
   

   
   
   
   استمع وتوقف قبل الرد. عندما تعتمد فقط على صوت بدون وسيط بصري ، فقد تواجه مشكلة في التركيز. ركز على ما تتحدث عنه وحاول ألا تصرف انتباهك أو تفكر كثيرًا فيما ستقوله.
   • انتظر بضع ثوان قبل البدء في الكلام. لن تكون متأكدًا من أن القائم بإجراء المقابلة قد انتهى من التحدث ، ولكن يمكنك أيضًا جمع أفكارك قبل التحدث.
   • إذا فاتتك جزء من سؤال أو إذا لم تفهم سؤالًا ، فاطلب التوضيح قبل التفكير في الإجابة عليه.

3. 
   

   
   تكلم بوضوح وضح كلماتك. بغض النظر عن وضوح الاتصال ، قد يكون من الصعب عليك فهم شخص ما على الهاتف مما لو كنت تتحدث شخصيًا. تغلب على هذا من خلال التحدث ببطء وبضمير حي.
   • إذا كنت تواجه صعوبة في التعبير بشكل جيد أو تميل إلى الغمغمة ، فحاول التحسين من خلال تدريب نفسك خلال المقابلات الهاتفية.
   • خلال المحادثة ، تأكد من الجلوس بدلاً من الميل أو الاستلقاء وعدم لمس وجهك. سيكون من الأسهل إذا كنت ترتدي سماعة أو وضعت السماعة لتجنب حمل الهاتف أمامك.

4. 
   

   
   اطرح أسئلة إضافية للتعبير عن اهتمامك. يجب أن تبدو المقابلة الوظيفية الفعالة وكأنها حوار. من المحتمل أن يسألك المجند في نهاية المقابلة إذا كانت لديك أسئلة ، ولكن يجب عليك أيضًا أن تأخذ زمام المبادرة في السؤال أثناء المكالمة بأكملها عندما تنشأ الفرصة.
   • على سبيل المثال ، لنفترض أنه طرح عليك سؤالًا يذكرك بمقال قرأته عن منتج جديد تمامًا ستكشف عنه الشركة. بعد الإجابة على السؤال ، يمكنك قول هذا: "إنه يذكرني بالمقال الذي قرأته في Tech Magazine على عنصر واجهة المستخدم! كيف ترى تأثير هذا المنتج على التواصل اليومي؟ "

5. 
   

   
   أرسل كلمة شكر بعد المقابلة. بمجرد انتهاء المقابلة ، خذ بضع دقائق لكتابة ملاحظة شكر وإرسالها إلى صاحب العمل في المستقبل. من الناحية المثالية ، يجب ألا يتجاوز ثلاث جمل. كل ما عليك هو أن تشكر الشخص على وقته / الفرصة المتاحة له وأن يقول إنك تتطلع إلى الاستماع من الشركة قريبًا.
   • حاول أن تكون محددًا قدر الإمكان. إذا كان هناك شيء لفت انتباهك حقًا أثناء المقابلة ، فحاول ذكر ذلك.
   • إذا تم إعطاؤك وقت استجابة محددًا ، فذكره على وجه التحديد في مذكرة الشكر.

طريقة 3 من 3: تبدو محترفة وثقة

1. 
   

   
   الجلوس على طاولة أو طاولة. لا يجب عليك الاستلقاء على السرير أو الاسترخاء على الأريكة عند إجراء مقابلة هاتفية. يؤثر وضعك على صوت صوتك ومن المحتمل جدًا أن يعرف المحاور ما إذا كنت قد انحنيت أم لا. قد يعطي هذا انطباعًا بأنك لا تأخذ المقابلة على محمل الجد.
   • يمكن أن تقلل الإقامة في السرير من جودة المكالمة أو تسبب الكثير من ضوضاء الخلفية وتهمس عند تغيير المواقف.
   • إن إبقائك مستقيما سوف يؤدي إلى إظهار السلطة والثقة بالنفس أثناء المحادثة الهاتفية.

2. 
   

   
   اعتبر هذه المقابلة مقابلة شخصية. رغم أنه من الصحيح أن القائم بإجراء المقابلة لن يكون قادرًا على رؤيتك ، إلا أن ملابسك وعرضك التقديمي سيؤثران على صوتك وموقفك بشكل عام. ستلاحظ ذلك بلا شك.
   • لست مضطرًا إلى الذهاب إلى ملابسك تمامًا كما لو كنت في مقابلة مناسبة ، ولكن على الأقل ارتدِ ملابس أنيقة ومهنية قبل المكالمة الهاتفية.
   • فكر في إعداد مقابلة وظيفتك بالطريقة التي تفضلها إذا تم تعيينك من قبل الشركة.

3. 
   

   
   تجنب الأكل أو الشرب. حتى إذا كانت المحادثة على مكبر صوت ، فسيتمكن الشخص الموجود في الطرف الآخر من السطر من معرفة ما إذا كنت تأكل أو تشرب. إذا كنت قد سمعت من قبل شخصًا يأكل أو يشرب في محادثة هاتفية ، فأنت تفهم مدى تشتيت الانتباه.
   • إذا كنت تعتبر المقابلة الهاتفية مقابلة عمل تقليدية ، فيجب ألا تفعل أي شيء لن تفعله إذا كنت تواجه المجند ، على سبيل المثال تناول الطعام أو الشرب أو مضغ العلكة.
   • تأكد من إبقاء كوب من الماء في متناول اليد فقط في حال كنت تعاني من الحلق الجاف.لا تنظر حتى إلى الزجاج وتجنب إضافة مكعبات الثلج التي قد تحدث ضوضاء وتسمع على الهاتف.

4. 
   

   
   ابتسم عندما تتكلم. عندما نبتسم ، يصبح الوجه أكثر استرخاء ويصبح الصوت تلقائيًا أكثر ودية ووضوحًا. حتى إذا كان المحاور الخاص بك لا يستطيع رؤيتك ، فإن صوتك سوف يشع بالإيجابية والحماس.

طريقة 4 من 7: الاستعداد للمكالمة

1. 
   

   
   ابحث عن الشركة قبل المقابلة. حتى إذا كنت قد أجريت بحثًا عن الشركة قبل التقديم ، فبمجرد إجراء مقابلة عبر الهاتف ، فقد حان الوقت للتعمق أكثر. حاول اكتشاف الأنشطة الداخلية للشركة وما الجديد في هذه الصناعة بشكل عام.
   • تحقق من الأخبار وزيارة موقع الشركة على الإنترنت لقراءة البيانات الصحفية واكتشاف الخدمات أو المنتجات الجديدة التي ستكشف عنها قريبًا. إذا كنت تريد طرح أسئلة حول مواضيع معينة ، فقم بتدوين ملاحظات.
   • يجب أن يكون لديك أيضًا فكرة شاملة عن أنشطة المنافسين الرئيسيين للشركة. ابحث أيضًا في الصناعة بأكملها لفهم قوى السوق.

2. 
   

   
   اكتب أمثلة على إجابات الأسئلة الشائعة. أثناء مقابلة عبر الهاتف ، لن يراك المحاور الخاص بك. استخدم هذا لصالحك عن طريق كتابة ملاحظات صغيرة لمساعدتك في حالة طرح أسئلة معقدة للغاية.
   • على سبيل المثال ، غالبًا ما يطلب المقابلات من المرشحين ذكر نقاط القوة والضعف لديهم. يجب أن تكون إجاباتك منظمة وموجزة. يجب أن تتعلق أيضًا بالموضع الذي تريده وليس بالشخص الذي يجري مقابلة معك.

3. 
   

   
   تدرب على التحدث على الهاتف. إجراء مقابلة عبر الهاتف لا يتعلق بالمحادثات التي تجريها مع الأصدقاء والعائلة. خاصة إذا لم يكن لديك خبرة كبيرة في استخدام الهاتف بشكل احترافي ، فحاول الاتصال بمزيد من الأشخاص في الأيام التي سبقت مقابلتك.
   • أثناء المحادثات الهاتفية ، هناك نقص في الإشارات المرئية لمعرفة متى توقف المتحدث عن التحدث أو متى يرد. يمكن أن يساعدك التدريب على التكيف حتى تتم المقابلة بسلاسة في يوم D-Day.
   • إذا لم يكن لديك سبب حقيقي لاستخدام الهاتف ، أخبر أحد أصدقائك أو أحد الوالدين لمساعدتك. تأكد من أنه يتصل في وقت محدد ، واعتبر هذا التمرين الصغير بمثابة مقابلة عمل حقيقية.

4. 
   

   
   العثور على مكان سلمي لأخذ المكالمة. قم بإعداد مكان في المنزل أو في بيئة هادئة حيث يمكنك تقليل الضوضاء في الخلفية والأنشطة من حولك. إذا كنت تستخدم هاتفك المحمول ، فابحث عن مكان توجد فيه إشارة شبكة جيدة.
   • إذا كان هناك الكثير من الضوضاء في منزلك بسبب وجود الأطفال أو المجيء والذهاب من زملائك في الغرفة ، ابحث عن مكان آخر قليلاً. تحتوي العديد من المكتبات على غرف مؤتمرات أو غرف دراسة داخل الكاميرا يمكنك حجزها. فقط تأكد من حجز غرفة في أسرع وقت ممكن.

5. 
   

   
   قم بإيقاف تشغيل الإشعارات وإيقاف تشغيل الأجهزة. إذا سمع الطرف الآخر نغمات الرنين أو يصدر صوتًا من جهاز أثناء المقابلة ، فسيشعرون أنك تفعل شيئًا آخر أثناء التحدث إليهم. أعطه انتباهك الكامل ، كما لو كانت مقابلة عمل تقليدية.
   • قد تتداخل بعض الأجهزة أيضًا مع إشارة الشبكة وتؤثر على جودة الاستقبال إذا كنت تستخدم هاتفك المحمول. أغلق جميع أجهزة Wi-Fi في منطقتك أو انقلها إلى غرفة أخرى طوال مدة المقابلة.

6. 
   

   
   جمع كل الوثائق اللازمة. قم بتنظيم ملاحظاتك ومعلومات الشركة ونسخة من سيرتك الذاتية وغيرها من المستندات حتى تتمكن من البحث بسهولة أثناء وجودك على الهاتف لإجراء المقابلة.
   • قم بتنظيم هذه المستندات بحيث يمكنك الوصول إليها بسهولة دون الحاجة إلى البحث عنها أو نقلها كثيرًا. يمكن للمتصل أن يسمعك على الهاتف وقد تبدو أكثر انشغالًا وغير منظم مما أنت عليه بالفعل.

7. 
   

   
   محاولة تمارين التنفس. من المحتمل أن تكون متوترًا مع اقتراب موعد المقابلة. تنفس بعمق للتهدئة والاسترخاء والتركيز.
   • بالإضافة إلى التنفس بعمق لبضع ثوان ، يمكنك أيضًا تجربة بعض التمارين لإعداد الحبال الصوتية ، كما يفعل المغنون أو الممثلون قبل الذهاب إلى المسرح. هذا سيساعدك على تجنب وجود صوت أجش أو ارتعاش والتحكم فيه بشكل أفضل.