كيفية رفض طلب التوصية

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 فهم بعض القواعد الأساسية حول التوصيات
• جزء 2 رفض طلب التوصية

في عالم مثالي ، يجب أن تشرف وتحمس لوصف خطاب توصية للشخص الذي يطلب ذلك. ومع ذلك ، في الواقع ، قد لا تشعر دائمًا بالراحة عند كتابة خطاب توصية لشخص لا تنصح به ، إما لأنك لا تعرف هذا الشخص جيدًا أو لأنك لا تفكر في ذلك أنه أو هي تستحق توصية جيدة. مهما كانت أسبابك ، فهناك عدة طرق لرفض طلب توصية بطريقة مهذبة ومهنية.

مراحل

جزء 1 فهم بعض القواعد الأساسية حول التوصيات

1. 
   

   
   اعلم أن التوصيات يجب أن تكون دائمًا إيجابية. الغرض من خطاب التوصية هو تقديم معلومات إيجابية عن الشخص وشرح سبب اعتقادك أن هناك الكثير لتقدمه للشركة. إذا طلب منك أي شخص أن تكتب خطاب توصية ، فإنه يتوقع منك لصالحه ؛ إذا كنت تعتقد أنك لا تستطيع القيام بذلك ، فمن الأفضل رفض طلب التوصية بدلاً من كتابة طلب ساحق.
   • بشكل عام ، تنطبق هذه القاعدة على خطاب التوصية بالكامل. لا تقبل كتابة خطاب إذا كانت الرسالة "جون دائمًا ما بوسعه ، لكنه لا يحقق أهدافه عندما يتعلق الأمر بحل المشكلات مع العملاء." يجب أن تظل التوصيات إيجابية تمامًا: "جان هو الشخص المتفاني الذي يضع دائمًا احتياجات العملاء في المقام الأول عند حل مشكلاتهم الفنية."

2. 
   

   
   تذكر أن التوصيات يجب أن تكون صادقة. لا تكذب. لقد وضعت اسمك على هذه التوصية ، لا تهدد سلامتك لتقديم توصية إيجابية.
   • إذا كنت بحاجة إلى الكذب بشأن علاقتك مع الشخص أو تقييمك لصفاته أو أي شيء آخر لوصف توصية إيجابية ، فمن الأفضل أن تمتنع ببساطة عن تقديم هذه التوصية.
3. خذ الوقت الكافي لوزن ما تمثله هذه التوصية. إليك بعض الأشياء التي يجب مراعاتها قبل الموافقة على وصف توصية لشخص ما.
   • تقضي مجهودًا ووقتًا وتضع اسمك في الميزان. اسأل نفسك إذا كان الشخص الذي تفعله يستحق كل هذا العناء حقًا.
   • لن تتمكن من الرجوع عما ذكرته في التوصية.
   • فكر في الأمر ، هل يمكن أن تكون هذه الرسالة مشكلة لك في المستقبل؟ هل أنت متأكد بنسبة 100 ٪ من أن الشخص الذي تكتب له سيكون على مستوى المهمة ولن يشوه سمعتك.
4. حدد عدد الأشخاص الذين تكتب التوصيات لصالحهم. تأكد من أن هؤلاء الموظفين (أو الطلاب إذا كنت مدرسًا) يدركون أنك لا تقدم توصياتك باستخفاف. هذا يعني أنه يجب عليك القيام بذلك فقط للأشخاص الذين يستحقون ذلك حقًا ، يجب أن تكون لديك ثقة مطلقة في قدراتهم.
   • عندما تقول أنك لا تقدم الكثير من التوصيات ، فلن تطغى على الطلبات. الأشخاص الوحيدون الذين سيأتون لرؤيتك سيكون لديهم ثقة كافية في قدراتهم ليشعروا بأنك سوف تستجيب بشكل إيجابي لطلبهم.

5. 
   

   
   
   
   لا يحظر الرفض. قد يبدو رفض طلب الإحالة أمرًا غريبًا وصعبًا ، خاصةً إذا كنت تتحدث إلى الشخص الذي يجري معك المقابلة كثيرًا. ومع ذلك ، سوف تضع نفسك فقط في موقف أكثر صعوبة في المستقبل إذا كنت تقبل. حافظ على سلامتك واحترامك للشخص الذي أمامك لرفض طلبه بأدب وصدق.
   • كن على علم بأنه إذا رفضت وصف توصية لشخص ما ، فقد يحاول هذا الشخص إقناعك وإحداث التغيير. كن مستعدًا لمواجهة ذلك ، إذا كان المحاور الخاص بك مثابرًا واستمر في دعم طلبه ، فاستمر في ثباتك. لا تدع مشاعر الذنب أو الضغط الاجتماعي تحجب حكمك.

جزء 2 رفض طلب التوصية

1. 
   

   
   كن صادقا الكذبة يمكن أن تحل المشكلة مؤقتًا ، لكنها ستلحق بك في النهاية. في نهاية اليوم ، لن يساعدك هذا كثيرًا ولن يحرك الشخص الذي يحتاج إلى توصيات. ليس عليك أن تكون مباشرًا إلى درجة أن تكون وقحًا ، وغني عن القول ، "مستحيل ، أنت موظف باطل ، نحن نكرهك جميعًا" ، ولا يتعين عليك تعويض الأعذار لرفض طلب المحاور الخاص بك.

2. 
   

   
   
   
   اشرح بأدب أسبابك. يجب أن تشرح أسبابك بكل صدق ، حتى لو كانت لحظة محرجة ومحرجة. أعط أسبابك بأدب قدر الإمكان.
   • إذا رفضت هذا الطلب لأنك لا تعرف الشخص جيدًا بما فيه الكفاية ، فمن السهل نسبيًا التعامل معه بطريقة لطيفة وصادقة. عليك فقط أن تقول: "بما أننا لم نعمل طويلاً معًا بما يكفي ، فلا أعتقد أنني سأكون قادرًا على كتابة توصية قوية بما فيه الكفاية."
   • إذا رفضت طلبًا لأن أداء الموظف أو الطالب لا يستحق توصية ، فقد يكون الأمر أكثر تعقيدًا. في نهاية اليوم ، يجب أن تكون صادقًا: "لا أشعر بالراحة في فكرة وصف خطاب توصية لك".
3. استخدام الوقت كذريعة. في الواقع ، قد لا ترغب في وصف توصية لأنها تستغرق بعض الوقت ، ولكن يمكنك أيضًا استخدامها كذريعة. تغلب على حقيقة أنك مشغول جدا. كن صريحًا بشأن ما يستهلك الكثير من وقتك ، سواء كانت جدتك المريضة ، أو النسخ العديدة التي يجب عليك كتابتها أو الاستعداد لرحلتك القادمة.
   • هناك الكثير من الأعذار التي يمكنك استخدامها ، ولكن حاول أن تكون صادقا عندما يتعلق الأمر بشرح لمقابلتك أنه لا يمكنك كتابة توصية له بسبب جدولك المزدحم.

4. 
   

   
   يمكنك اقتراح توصيات أخرى. إذا كنت تشعر بالراحة عند القيام بذلك ، فاقترح عليك أن تطلب من شخص ما إحالة. إنه يعمل بشكل جيد إذا رفضت طلبه لأنك لا تعرفه بما فيه الكفاية.
   • يمكنك ببساطة أن تقول ، "لماذا لا تسأل مريم؟ عملت معك لفترة أطول بكثير مني ".
   • إذا لم تتمكن من التوصية بهذا الموظف أو الطالب بسبب أدائه المشكوك فيه ، يمكنك أيضًا اقتراح بدائل. رفض الطلب وتابع مع "ربما يمكنك أن تسأل ماري أو بول".

5. 
   

   
   البقاء مهذب. من الممكن دائمًا أن تكون مهذبًا وصادقًا. اختر كلماتك بعناية (قل "لا يمكنني القيام بذلك" بدلاً من "مستحيل") وأخذها في الاعتبار ، ضع في اعتبارك أن هذا الشخص يطلب منك هذه الخدمة لأنهم يعتقدون أنك ستكتب توصية جيدة ، ورفضك يمكن يؤذيها ويخيب آمالها. مجاملة الخاص بك ويمكن لطفك تخفيف هذه الضربة إلى الروح المعنوية.

6. 
   

   
   البقاء قصيرة ولطيفة. من المحتمل أن تشرح في جملة أو جملة ، أنه ليس من الضروري أن تفصل أسبابك أو أن تعطي درسًا لمحاوريك. فقط قل لا ، حدد سببك بوضوح ، وربما اقترح شخصًا آخر.

7. 
   

   
   قاوم الحاجة إلى الاعتذار مرارًا وتكرارًا. يميل الناس إلى الإفراط في الاستخدام عندما يشعرون بالحرج. يمكنك الاعتذار مرة واحدة أو مرتين ، لكن تكرار عشر مرات أنك آسف لن يساعد المدعي كثيرًا. هذا سيجعل فقط الوضع أكثر إحراجا.
   • تذكر ، أنت لا تفعل أي شيء خاطئ.

8. 
   

   
   التزم بقرارك. بمجرد رفض الاستجابة الإيجابية لطلب الإحالة ، لا تعيد النظر في اختيارك لمجرد أن الشخص يتوسل إليك أو يناقش قضيته أو يحاول تغيير قرارك بطريقة أو بأخرى. إذا استسلمت ، فسيكون الموقف أكثر تعقيدًا فقط: سيتعين عليك كتابة خطاب توصية صعب من شأنه أن يعرض سلامتك للخطر. ابقى قوياً