كيفية كتابة اقتراح لمجلس

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 قبل كتابة الاقتراح
• جزء 2 كتابة الاقتراح
• جزء 3 من 3: جعل الاقتراح أكثر فعالية

الاقتراح الاستشاري هو مستند يرسله استشاري إلى عميل محتمل يصف الخدمة التي يريد أداءها والشروط التي سيتم بموجبها تنفيذ العمل. يتم إنشاء مقترحات المشورة العادات بعد الاستشاري والعميل المحتمل ناقشوا الخدمة. إن معرفة كيفية كتابة مقترح صريح وفعال يمكن أن يساعدك على ممارسة عملاء جدد. هذه القدرة ضرورية لجميع الاستشاريين المستقلين.

مراحل

جزء 1 قبل كتابة الاقتراح

1. 
   

   
   أبلغ نفسك قدر الإمكان عن المهمة المعنية. اقتراح المشورة لا يشبه السيرة الذاتية ، ولهذا تأكد من إرسال مقترحاتك إلى أكبر عدد ممكن من المستلمين لتعزيز أعمالك. يجب أن يكون كل اقتراح مصممًا خصيصًا لنوع العميل الذي لديك. كلما زاد إطلاعك جيدًا على العميل واحتياجاته ، كلما كتبت اقتراحك بشكل أفضل. أول شيء فعله هو أن تكون على اطلاع دائم. هناك عدة طرق للوصول إلى هناك.
   • الطريقة الأفضل والأكثر مباشرة هي ببساطة مقابلة العميل ومناقشة الخدمة معه. لاحظ بعناية واطرح أكبر عدد من الأسئلة المحددة لفهم تداعيات المهمة.
   • بعد ذلك ، يمكنك المتابعة مع المكالمات الهاتفية أو البريد الإلكتروني لتوضيح أي أسئلة أخرى باقية.
   • عند كتابة الاقتراح ، من الأفضل إجراء بعض الأبحاث الشخصية. على سبيل المثال ، إذا كنت تحاول إثبات كيف يمكن لخدماتك مساعدة العميل على تحقيق أهدافه ، فإن العثور على استطلاعات أعمال لدعم حجتك سيكون فكرة جيدة.

2. 
   

   
   
   
   هل توافق بالضبط على ما سيكون دورك؟ لن تضطر إلى الانخراط في وظيفة كمستشار فقط للضغط عليه من قبل العميل للقيام بعمل لا ترغب في القيام به. من المهم أن يكون لديك صورة واضحة عما يتوقعه العميل منك ، حتى تتمكن من تقديم اقتراحك بحيث يقتصر العمل على ما تم تحديده مع العميل. الأشياء التي يجب ملاحظتها تشمل:
   • مسؤولياتك الحقيقية وكذلك النتيجة التي يأمل العميل الحصول عليها ،
   • الموعد النهائي لإنهاء عملك ،
   • الأهداف الهامة التي يتعين تحقيقها في غضون مواعيد نهائية معينة ،
   • يجب عليك في بعض الأحيان التحدث إلى عدة أشخاص. على سبيل المثال ، إذا كنت تخطط لتقديم المشورة بشأن نزاع بين صاحب عمل وموظفيه ، فمن المستحسن التحدث إلى ممثلي كلا الطرفين والعميل الذي استأجرك.

3. 
   

   
   تعرف على التزام العميل المالي. قد تكون هذه هي أهم المعلومات لجميع المعلومات. إذا كان العميل لا يتوقع أن يدفع الثمن الذي يعود به العمل ، فلا تكلف نفسك عناء كتابة الاقتراح. هل توافق العميل على السعر ، وكذلك على شروط الدفع قبل البدء في الكتابة. يمكنك بالتالي استخدام التعريفة المتفق عليها في الاقتراح الخاص بك ، والتي يجب أن يوقعها العميل قبل تعيينك.
   • بالإضافة إلى تكاليف خدماتك ، ستحتاج أيضًا إلى الموافقة على التكاليف الإضافية التي قد تحتاجها أثناء عملك (على سبيل المثال ، الوقود والغذاء والنقل وما إلى ذلك). من مصلحتك أن تجعل العميل يدفع لك مقابل كل هذه الأشياء.
   • لا تكتب اقتراحًا إذا كان العميل غير متأكد من المبلغ الذي يتعين دفعه أو مدة الدفع.

4. 
   

   
   
   
   إذا أمكن ، فز بالسوق بدون أي اقتراح. سوف يخبرك العديد من الاستشاريين بعبارة مثل من الأسهل كتابة رسالة تأكيد من الخدمة. تذكر أن اقتراح المجلس هو فقط اقتراح الذي لا يضمن لك أي عمل. من الممكن تمامًا للعميل طلب مقترحات من العديد من الاستشاريين في وقت واحد لاختيار واحد. إذا كانت لديك الفرصة ، فحاول أن تجعل العميل يوظفك حتى قبل كتابة الاقتراح. وبالتالي ، إذا قمت بإرسال طلبك ، فسيؤكد العميل ببساطة أنه يجب عليك بدء العمل بدلاً من الشك فيما إذا كان بإمكانك القيام بذلك أم لا.

جزء 2 كتابة الاقتراح

1. 
   

   
   ابدأ باقتراحك عن طريق مخاطبة العميل المحتمل. طبق على طلبك نفس القالب المستخدم في رسالة أكاديمية: مع فقرة قصيرة تلخص رغبتك في أداء المهمة وتوضح أنك أفضل مرشح (ستتحدث عن التفاصيل لاحقًا). في هذه المرحلة ، على الرغم من أنك تحتاج إلى أن تكون محترفًا ، فمن الأفضل استخدام نغمة ودي والموظفين.
   • إعطاء اسم العميل الخاص بك. إذا كان لديك علاقة ودية ، استخدم أسماءه الأولى. إذا لم يكن كذلك ، استخدم مدام أو سيد لذلك تحاول أن تبين له أن هذا الاقتراح هو خاص بالنسبة له.
   • يمكنك إجراء بعض الأبحاث على الإنترنت لمعرفة نماذج المقترحات ولديك فكرة واضحة عن محتوى كل جزء من المستند.

2. 
   

   
   صف المهمة في الفقرة الأولى. احصل على الإلهام من المناقشة التي أجريتها سابقًا حول العمل لإثبات للعميل أنك تعرف ما عليك القيام به. إثبات أنك تعرف المشكلة الحقيقية التي يجب حلها ، والواجبات التي يأمل في رؤيتك تنجزها ، ومدى عملك (في الحال ، على المدى الطويل ، إلخ).
   • في هذا المستوى ، كن محددًا بشأن العمل ، لكن لا تتناول الكثير من التفاصيل المحددة مثل المال والجداول الزمنية وما إلى ذلك. سوف تتحدث عن كل هذا لاحقًا.

3. 
   

   
   في الفقرة الثانية ، فضح مهاراتك. في هذه المرحلة ، يجب أن تبيع نفسك كأفضل مرشح لهذه الوظيفة. تأكد من جذب انتباه عميلك إلى جوانب التعليم وخبرة العمل والخدمة الناجحة في الماضي. يمكنك أيضًا التحدث عن صفاتك الشخصية وقيمك ، على الرغم من أنها ليست أولوية في مؤهلاتك.
   • تذكر ، قد تجد نفسك تتنافس مع المستشارين الخبراء الآخرين. حاول الحصول على فكرة حول كيفية تقديم فوائد قابلة للقياس للعميل من حيث السعر أو الوقت. سيكون لديك ميزة على أي منافس لديه نفس المهارات أو أفضل ، ولكن من لا يعرف كيفية استخدامها.

4. 
   

   
   في الفقرة التالية ، قم بوصف الخدمة المقترحة. قم بإعداد قائمة منهم باستخدام مصطلحات صارمة وتفاصيل محددة مثل ما ستفعله لحل مشكلة العملاء. حدد بوضوح النتائج الدقيقة التي سيحصل عليها العميل من لوحتك. أيضا أن تكون محددة حول أساليبك وكذلك الموعد النهائي الخاص بك.
   • لتجنب المشاكل لاحقًا ، سيكون من المفيد أيضًا وصف ما تتوقعه من العميل أثناء تنفيذ عملك فيما يتعلق بالموظفين والوصول إلى مواقع العمل و المعدات. على سبيل المثال ، قم بتسمية الأشخاص الذين ترغب في العمل معهم بدوام كامل والمناطق التي تريد الوصول إليها والمزيد.

5. 
   

   
   صف ما لن تفعله أثناء استشارتك. كمستشار ، يجب عليك تجنب مشكلة انزلاق المهمة. تحمل مسؤولياتك تدريجيا دون تلقي أي تعويض إضافي. حدد المشكلات التي ستعالجها واوضح أنه لا يتم تضمين المواقف ذات الصلة في هذا الاقتراح.
   • أفضل طريقة لتقديم ذلك هي جعلها في قائمة ذكية بحيث يمكنك بسهولة العثور على المعلومات التي تحتاجها.

6. 
   

   
   تقديم سعر للتشاور الخاص بك. يعتمد ذلك على جودة عملك ونوع العميل لديك. تذكر أنك قد تتعامل مع مستشارين متنافسين ، لذا حاول أن تجعل سعرك تنافسيًا بالنسبة لموقفك وللعناية.
   • ستحتاج أيضًا إلى ذكر أي رسوم إضافية مثل غرفة الفندق ، والنقل ، والوجبات ، إلخ. أن العملاء المحتملين سوف تضطر لدفع لك. سيكون وجود عملية موافقة فكرة أفضل (على سبيل المثال ، يمكنك تحديد أنك سوف ترسل فواتيرك في نهاية كل شهر). وبالتالي ، سيكون من الصعب على العميل رفض الدفع لك بموجب أنه لم يوافق أبدًا على دفع مثل هذا المبلغ الباهظ.

7. 
   

   
   الانتهاء من تلخيص الاقتراح الخاص بك. كما في مقالة أكاديمية ، فإن الغرض من الفقرة الأخيرة هو تقديم ملخص موجز لبقية ما كان في الاقتراح. أكد من جديد قدرتك على القيام بالمهمة ، واستعدادك للتشاور ، وتأكيدك لتحقيق النتائج المتوقعة. في هذه المرحلة ، كما هو الحال في فقرة البداية ، يمكنك أيضًا أن تكون لطيفًا بعض الشيء من خلال الاتصال بالعملاء بالاسم.
   • بعد الانتهاء ، قم بتوقيع وتذكر تاريخ الاقتراح ، واحتفظ بمساحة حتى يمكن للعميل أيضًا وضع توقيعه.

جزء 3 من 3: جعل الاقتراح أكثر فعالية

1. 
   

   
   كن مختصرا ولطيفا. اجعل اقتراحك قصيرًا قدر الإمكان لوصف نفسك وخدمتك حقًا. هدفك هنا هو جودة وليس الكمية. يجب عليك تجنب أي شيء من شأنه أن يتسبب في رفض العميل لاقتراحك واتخاذ مستشار آخر. اجعل اقتراحك موجزًا ​​للقراءة.
   • بالنسبة لمعظم الخدمات ، تعد الكتابة المكونة من صفحتين أكثر من كافية. إذا كنت بحاجة إلى الإشارة إلى مجموعة طويلة من البيانات في الاقتراح الخاص بك ، فضعها في ملحق لتقليل طول المستند.

2. 
   

   
   التركيز على العميل. على الرغم من أن لديك الرغبة في التنازل عن مكان مهم لمهاراتك ، اعلم أن الشخص الأكثر أهمية هنا ليس هو أنت ، ولكن عميلك. حتى لو كنت تتحدث عن نفسك ، قم بتوجيه المناقشة إلى الطريقة التي ستحقق بها توقعات العميل بدلاً من الحديث عن مدى قوتك.
   • تجنب المناقشات المطولة حول تاريخ عملك (أو تلك الخاصة بشركتك ، إذا لم تكن مستشارًا مستقلاً).

3. 
   

   
   تجنب الكلمات في رواج. غالبًا ما يقضي معظم العملاء (خاصةً عملاء الشركات) كل وقتهم في الاستماع إلى التعبيرات الفارغة التي لا معنى لها والتي تغنى بها أشخاص يريدون أن يكونوا مهمين. حفظ عميلك من تلك التعليقات التي ليست مثيرة للاهتمام. بدلاً من ذلك ، اكتب اقتراحك بلغة واضحة ومختصرة. لا تحاول أن تجعل وعودك أكثر إثارة مما هي عليه في المصطلحات المبالغ فيها. فقط افعلها وعود مثيرة للاهتمام.
   • فيما يلي بعض الأمثلة للمصطلحات الشائعة: أفضل الممارسات, التآزر, التخريبية, الأمثل و اكثر كل مجال من مجالات النشاط له تعبيراته الخاصة. فقدت هذه الشروط فعليًا أي تأثير كان بسبب استخدامها التعسفي والغامض.

4. 
   

   
   مشاهدة للهجاء والقواعد. قد يبدو هذا تافها ، لكنه مهم للغاية. حتى إذا كنت لا تقدم خدماتك الاستشارية لشغل وظيفة تتطلب الكتابة ، فإن التواصل الواضح والمهني سوف يظهر أنك خصصت وقتًا لتقديم الأفضل لك. لا تعني الأخطاء أنك غير مؤهل للخدمة ، لكنها تشير إلى أنك لم تهتم بما يكفي لكتابة اقتراحك. في منافسة شديدة بين اثنين من الاستشاريين ، يمكن لهذا العامل أن يشكل معيار اختيار.
   • بعد الانتهاء من كتابة الاقتراح الخاص بك ، حاول قراءته مرة ثانية لتصحيح الأخطاء النحوية والمفردات. إذا سمح الوقت بذلك ، اطلب من صديق أو أحد أفراد الأسرة قراءته مرة أخرى. سيكونون أكثر قدرة على رؤية الأخطاء التي فاتتهم ، لأنهم لم يشاركوا حقًا في الكتابة.