كيفية استخدام مدير مكتب الغياب على مايكروسوفت أوتلوك

المحتوى

• مراحل
• طريقة 1 من Outlook 2010/2013
• طريقة 2 من Outlook 2007
• طريقة 3 من Outlook 2003
• الطريقة الرابعة: إرسال رد تلقائي بدون حساب Exchange

إذا كنت بحاجة إلى الابتعاد عن مكتبك لفترة من الوقت أو كنت تخطط للذهاب في إجازة ، فقد ترغب في إبلاغ الأشخاص الذين يرسلون إليك رسائل بريد إلكتروني حول غيابك. حتى إذا لم يكن لديك حساب Exchange ، يمكنك إرسال ردود تلقائية عن طريق إنشاء بعض القواعد.

مراحل

طريقة 1 من Outlook 2010/2013

1. تمكين الردود التلقائية حدد مجلد Exchange. حدد هذا المجلد في مكتبتك. يجب أن تكون قد حددت مجلد Exchange لعرض خيار الرد التلقائي. افتح قائمة "الرد التلقائي (خارج المكتب)". يمكنك العثور عليه بالنقر فوق قائمة "ملف" وتحديد خيار "المعلومات".

2. 
   

   
   تكوين الردود التلقائية الخاصة بك. في قائمة الرد التلقائي ، حدد خانة الاختيار "إرسال الردود التلقائية". يمكنك تعيين متى يجب أن يكون المعالج نشطًا عن طريق تحديد المربع المقابل وتحديد التواريخ المطلوبة.

3. 
   

   
   اكتب إجابتك بالنسبة لرسائل البريد الإلكتروني المرسلة من خادم Exchange ، استخدم قائمة "في مؤسستي". للرد على الرسائل الواردة من أي شخص آخر ، استخدم قائمة "خارج مؤسستي". عندما تكون راضيًا عن إجاباتك ، انقر فوق "موافق".

4. 
   
   

   
   
   
   تعطيل الردود التلقائية. إذا قمت بإعداد التواريخ لتمكين الردود التلقائية ، فسيتم إيقاف تشغيل المعالج تلقائيًا عندما يحين الوقت. إذا لم تقم بتكوين فترة محددة ، فسيظل المعالج نشطًا حتى تفتح قائمة "الرد التلقائي" وحدد "عدم إرسال إجابة تلقائية".

طريقة 2 من Outlook 2007

1. 
   

   
   تفعيل مدير مكتب. انقر على قائمة الأدوات. من قائمة "أدوات" ، حدد "مساعد خارج المكتب". حدد المربع "إرسال الإجابات التلقائية خارج المكتب". يمكنك تعيين فترة تنشيط المدير عن طريق تحديد المربع لتكوين مقدار معين من الوقت.

2. 
   

   
   اكتب إجابتك بالنسبة للبريد المرسل من خادم Exchange ، استخدم قائمة "في مؤسستي". للرد على البريد المرسل من قبل أي شخص آخر ، استخدم قائمة "خارج مؤسستي". عندما تكون راضيًا عن إجابتك ، انقر فوق "موافق".

3. 
   

   
   
   
   تعطيل مدير خارج المكتب. إذا قمت بإعداد فترة لإرسال ردودك التلقائية ، فسيتم إلغاء تنشيط المدير تلقائيًا عند انتهاء الفترة. إذا لم تقم بتعيين فترة التنشيط ، فستكون نشطة حتى تفتح قائمة الاستجابة التلقائية واختر "عدم إرسال إجابات تلقائية خارج المكتب".

طريقة 3 من Outlook 2003

1. 
   

   
   تنشيط مساعد Office. في قائمة "أدوات" ، حدد "معالج خارج المكتب". حدد المربع "أنا خارج المكتب حاليًا".

2. 
   

   
   اكتب إجابتك في المربع المسمى "e من الرد التلقائي الذي تم إرساله مرة واحدة إلى كل مرسل:" ، أدخل الإجابة المراد إرسالها.

3. 
   

   
   إضافة القواعد. يمكنك إضافة قواعد إلى مديرك ، على سبيل المثال لنقل s من بعض المرسلين إلى مستلم آخر. انقر فوق الزر "إضافة قاعدة ..." لتكوين قاعدة مخصصة. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قاعدة تسمح لك بنقل البريد من عميل معين إلى شريك عملك حتى لا تفوتك مراسلات مهمة أثناء وجودك في الخارج.

4. 
   

   
   تعطيل مساعد خارج المكتب الخاص بك. سيبقى معالج خارج المكتب نشطًا حتى تفتح قائمة الرد التلقائي وحدد "لا ترسل الردود التلقائية خارج المكتب".

الطريقة الرابعة: إرسال رد تلقائي بدون حساب Exchange

1. 
   

   
   إنشاء النموذج الخاص بك. بدون حساب Exchange ، لا تتوفر خيارات الرد التلقائي. لا يزال من الممكن تكوين استجابة تلقائية من قالب وبعض القواعد. ابدأ بإنشاء واحدة جديدة. سيكون هذا هو قالب إجاباتك التلقائي.
   • اختر كائنًا يشرح الموقف بإيجاز. على سبيل المثال "خارج المكتب ل ". يمكنك أيضًا كتابة عبارة "الرد التلقائي" في الموضوع ، لإبلاغ المستلم على الفور بأن الإجابة تلقائية.
   • اكتب نبذة مختصرة في النص الأساسي ، اكتب جنرالًا يمكنه التقدم لأي مستلم. أخبرنا كيف يمكن الاتصال بك أو مع شخص آخر للاتصال بك.

2. 
   

   
   حفظ النموذج الخاص بك. عندما تكون راضيًا عن ذلك ، انقر فوق "حفظ باسم ..." من القائمة المنسدلة "حفظ باسم" وحدد "قالب Outlook". سيؤدي هذا إلى حفظ الملف كقالب يفتح لـ Outlook.

3. 
   

   
   إنشاء القواعد. لجعل نظام الاستجابة التلقائية يعمل بشكل صحيح ، ستحتاج إلى تحديد بعض القواعد لأتمتة العملية. في Office 2003/2007 ، انقر فوق قائمة "أدوات" وحدد "القواعد والتنبيهات". في Office 2010/2013 ، انقر فوق القائمة "ملف" ، وحدد "معلومات" ، ثم انقر فوق "القواعد والتنبيهات". سيؤدي هذا إلى فتح قائمة "قواعد البريد الإلكتروني".
   • انقر على زر "قاعدة جديدة". سيُطلب منك اختيار قالب. في قسم "البدء من قالب أو قاعدة فارغة" ، حدد "التحقق من وصولها". انقر فوق التالي.
   • تحديد أي منها تتطلب استجابة. إذا كنت ترغب في الرد على كل إيصال في منطقتك ، فحدد المربع "حيث تظهر في المربع". يمكنك تقييد هذا الحقل عن طريق تعيين مرسلين معينين أو رسائل بريدية تحتوي على كلمات محددة في كائن أو نص. انقر فوق "التالي" بعد تحديد اختياراتك.
   • تحميل النموذج الخاص بك. حدد خانة الاختيار "الاستجابة باستخدام قالب محدد" في النافذة التالية لتحميل النموذج الذي قمت بإنشائه قبل قليل. انقر على الرابط في وصف "نموذج معين". سيؤدي هذا إلى فتح مربع حوار يسأل أين تقع النماذج. حدد "قوالب المستخدم في ملفات النظام". افتح الشخص الذي قمت بإنشائه قبل قليل.
   • تكوين الاستثناءات الخاصة بك. عند تحميل القالب ، يمكنك تعيين الشروط التي لا تريد إرسال الرد التلقائي لها ، مثل مستلم محدد أو أنواع معينة من s. انقر فوق "التالي" بعد تحديد اختياراتك.
   • اسم القاعدة الخاصة بك. قبل الانتهاء من العملية ، ستحتاج إلى إعطاء اسم لقاعدتك. استخدم اسمًا سهل التذكر حتى تتمكن من إيقاف تشغيل القاعدة بسرعة في المستقبل. حدد مربع "تمكين هذه القاعدة" لتمكينها ، ثم انقر فوق "إنهاء".

4. 
   

   
   تعطيل القاعدة. عند العودة إلى المكتب ، يمكنك إلغاء تنشيط القاعدة عن طريق فتح قائمة "القواعد والتنبيهات" مرة أخرى. حدد قاعدة خارج المكتب التي قمت بإنشائها وهي موجودة في قائمة القواعد النشطة ، وانقر فوق الزر "حذف".

• تمثل المؤسسة عادةً شركتك وتتألف من أشخاص لديهم حساب Exchange على نفس الخادم مثل شركتك.
• تظهر قائمة الأدوات في نافذة Outlook الرئيسية. هذا هو نفس الإطار الذي يظهر عند بدء تشغيل Outlook ويتضمن قوائم الملفات ، والتحرير ، والعرض ، وإرسال / التلقي ، والإجراءات ، والتعليمات. لا توجد قائمة أدوات لإنشاء خيارات وعرضها مثل s أو جهات الاتصال أو المهام.
• عند تحديد مربع "إرسال رد تلقائي إلى أشخاص من خارج شركتي" ، تعرض قائمة "خارج مؤسستي" (تشغيل) بجوار اسم القائمة.
• يجب أن يكون المستلم موجودًا في مجلد "جهات الاتصال" على خادم Exchange. إذا كانت جهات الاتصال موجودة فقط في مجلد يمثل جزءًا من ملفات المجلدات الشخصية (.pst) ، فلن يتم إرسال الرد التلقائي.