كيفية ملء إيصال

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 إكمال إيصال
• جزء 2 فهم الولاء والعناصر الرئيسية للإيصال

الإيصال هو إقرار خطي بالإيصال يثبت استلام مبلغ من المال أو سلعة معينة. إذا كنت تدير شركة أو تقوم ببيع ، فمن المستحسن أن تحصل على إيصال يمكنك أنت والمشتري استخدامه للاحتفاظ بحساباتك. وبالتالي ، يعتبر الإيصال عقدًا بين المشتري أو البائع وبينك ، وسيسمح لك أيضًا بتتبع مختلف النفقات التي تقوم بها.

مراحل

جزء 1 إكمال إيصال

1. 
   

   
   شراء إيصالات ورقة الكربون لتسريع العملية. إذا قمت بملء الإيصالات الخاصة بك باليد ، فكر في شراء مجموعة من الإيصالات الورقية الكربونية. بفضل هذا ، من خلال ملء إيصال ، سيكون لديك نسختين ستكونان جاهزتان ، واحدة لك والأخرى للعميل.
   • غالبًا ما يتم تمييز إيصالات ورق الكربون وتحمل المعلومات المطلوبة لإيصال نقدي. إذا لم يكن كذلك ، فسيقومون بتقديم قالب يمكنك تعبئته بوضوح وبشكل صحيح.

2. 
   

   
   أكمل جميع الإيصالات المكتوبة بخط اليد بقلم حبر أسود. لضمان أن يكون إيصالك مقروءًا ، يجب عليك تعبئته باستخدام قلم حبر أسود. يجب أن يكون إيصالك سجلًا دائمًا ، وللقيام بذلك ، يجب أن تتجنب ملؤه بقلم رصاص أو أقلام حبر ملونة قد تتلاشى مع مرور الوقت.
   • عند ملء إيصال باليد ، تأكد من وصفه سمين ومقروء حتى يسهل قراءته. إذا كنت تستخدم إيصالات ورق الكربون ، فاضغط على طرف القلم أثناء الكتابة لإظهار الحبر في النسخة الثانية أو الثالثة.

3. 
   

   
   
   
   استخدام الختم. يمكنك استخدام طابع مطبوع من شركتك أو إيصالات فارغة مطبوعة مسبقًا تحمل اسم شركتك. لإعطاء طابع رسمي أكثر للإيصالات ، يجب أن تلصق طابع شركتك. لديك أيضًا خيار استخدام الإيصالات المطبوعة مسبقًا التي تحمل شعار واسم شركتك. سيشير هذا بوضوح إلى العميل أن المنتجات تأتي من شركتك أو شركتك ، وهي مرجع مفيد إذا كان الإيصال سيستخدم في المستقبل.

4. 
   

   
   دمج جميع المعلومات اللازمة لإيصالات المبيعات. سواء أكنت تقوم بملء إيصال باليد أو إنشاء نسخة في مستند على جهاز كمبيوتر ، فستحتاج إلى التأكد من دمج العناصر الأساسية مثل:
   • تفاصيل البائع
   • تفاصيل المشتري
   • التاريخ الذي تمت فيه المعاملة
   • تفاصيل عن المنتج
   • مقدار المعاملة
   • طريقة الدفع
   • توقيع البائع وتوقيع المشتري

5. 
   

   
   تأكد من أن لديك كل المعلومات. تحقق من أن لديك جميع المعلومات المطلوبة لإيصال الإيجار. إيصال الإيجار ضروري للمستأجر إذا كان الأخير يدفع نقدًا أو بشيك مصرفي ويريد متابعة هذه المدفوعات. كما أنه مفيد لمالك العقار لأنه يخدم كدليل على الإيجار الذي تم جمعه. بالإضافة إلى ذلك ، تطلب بعض البلدان من الملاك إصدار إيصالات الإيجار للمستأجرين. إذا كنت تحاول إصدار إيصال إيجار للمستأجر أو مالك العقار ، فيجب عليك التأكد من احتوائه على المعلومات الأساسية أدناه:
   • إجمالي مبلغ الإيجار المدفوع
   • تاريخ السداد
   • الاسم الكامل للمستأجر
   • الاسم الكامل للمالك
   • عنوان السكن الإيجار
   • فترة دفع الإيجار
   • طريقة الدفع المستخدمة (شيك ، نقد ، إلخ)
   • توقيع المستأجر وتوقيع المالك

6. 
   

   
   
   
   تذكر أن تطبع نسخة من الإيصال مجانًا. إذا كنت ترغب في إنشاء إيصالات مطبوعة لشركتك أو عملك ، فاحرص على وجود عدة نسخ من الإيصالات المتاحة مجانًا على الإنترنت. فقط قم بطباعتها وختمها مع اسم شركتك لتخصيصها للمعاملات اليومية.

جزء 2 فهم الولاء والعناصر الرئيسية للإيصال

1. 
   

   
   فهم صحة إيصال. الإيصالات مهمة جدًا لأنها ستتيح لك تتبع دخلك لأغراض الضرائب. احتفظ بجميع الإيصالات ، خاصةً إذا كنت تدير شركة ، لأنه سيتعين عليك تبرير نفقاتك في إيراداتك الضريبية. إذا كنت مسؤولاً عن شركة ، فستظل بحاجة إلى إصدار إيصال إلى عملائك وستزودك معظم الشركات بإيصال لمشترياتك.
   • عند شراء سلع باهظة الثمن أو تقديم خدمات باهظة الثمن ، من المهم للغاية أن تتلقى إيصالًا. في الواقع ، إنه إجراء احترازي ، في حالة وجود مشاكل قانونية تتعلق بالمعاملة ، يجوز لكلا الطرفين إظهار الإيصال كدليل في المحكمة.

2. 
   

   
   ضع في اعتبارك أن هناك عادة أربعة أنواع من الإيصالات. من الناحية النظرية ، يمكنك ملء إيصال تقريبًا لكل معاملة تقوم بها ، سواء كانت إيجارًا أو خدمات تنسيق مناظر طبيعية أو قصات شعر. يوجد عادة أربعة أنواع من الإيصالات التي سيتم إصدارها لك مرة واحدة على الأقل عند إجراء عمليات بيع أو شراء.
   • إيصال بالدفع: لمعالجة إحدى المعاملات ، يقوم الشخص الذي يبيع عنصرًا بإصدار إيصال بالدفع. يجب أن يتضمن الأخير مرجعًا وتاريخ الإصدار والمبلغ الذي تم تحصيله. إذا تم السداد نقدًا ، فيجب أن تكون هناك ملاحظة توضح ذلك. ومع ذلك ، إذا تم إجراء الدفع عن طريق الشيك أو الحوالة المالية ، فيجب أن يكون هناك إشارة إلى رقم الطلب النقدي أو رقم الشيك. في حالة دفع المعاملة عن طريق بطاقة الائتمان ، يجب ذكر نوع البطاقة المستخدمة (Visa و MasterCard و Skrill) والأرقام الأربعة الأخيرة من هذه البطاقة الأخيرة.
   • الإيصال الطبي: هذه فاتورة تبرر شراء المنتجات الطبية مثل الأدوية أو وصفة طبية أو أداة للجراحة. يجب أن يتضمن هذا النوع من الاستلام تفاصيل مثل رمز التشخيص وتاريخ ووقت الاستشارة والمبلغ الإجمالي للأموال المدفوعة.
   • إيصال مبيعات: ستحصل بالتأكيد على هذا النوع من الإيصال في كل مرة تقوم فيها بالشراء ، وإذا كنت تدير شركة ، فستصدر إيصال مبيعات للعميل بمجرد تسليم المنتجات المعنية. سيتم استخدام الإيصال كدليل على الشراء ويجب أن يتضمن تفاصيل مثل التاريخ الذي تم فيه البيع والمبلغ الذي تم جمعه واسم المنتج وسعره وهوية الشخص الذي أدار المعاملة.
   • إيصال الإيجار: سيتم إصدار هذا النوع من الإيصال للمستأجر من قبل مالكه. سيكون بمثابة دليل على أن المستأجر قد دفع الإيجار ويجب أن يشمل أسماء المالك والمستأجر ، وعنوان الشقة المستأجرة ، وفترة الفوترة ، ومقدار الإيجار ، وكذلك تواريخ الدخول في حيز النفاذ وانتهاء عقد الإيجار. .
   • إذا قمت ببيع أو شراء ملحقات عبر الإنترنت ، فستقوم بإصدار أو استلام إيصال إلكتروني. الإيصالات الإلكترونية هي في الواقع إيصالات رقمية تحتوي على نفس المعلومات المتاحة على إيصال دفع عادي وتبرير شراء المنتجات أو الملحقات المصنوعة على الإنترنت.

3. 
   

   
   فهم العناصر الرئيسية لإيصال العميل والبائع. لأغراض هذه المقالة ، سنركز على إيصالات الدفع المتبادلة بين المورد والعميل. كمزود لخدمة أو منتج ، سوف تحتاج إلى إصدار إيصال يحتوي على المعلومات الأساسية.
   • تفاصيل الاتصال بالمورد: في هذا المستوى ، يجب أن يكون في أعلى الإيصال اسم المورد (أو اسم شركته) أو عنوانه أو رقم هاتفه أو عنوانه. يجب عليك أيضًا الحرص على تضمين اسم مدير المتجر أو مالك الشركة أو الشركة.
   • معلومات اتصال البائع: ويشمل ذلك الاسم الكامل للعميل أو الورنيش.
   • تاريخ المعاملة: هذا هو اليوم والشهر والسنة التي تمت فيها المعاملة. ستكون هذه المعلومات مفيدة أثناء الإجراءات الضريبية.
   • تفاصيل المنتج: في هذا المستوى ، يجب أن تكتب وصفًا موجزًا ​​للخدمات المقدمة أو المنتجات التي يتم بيعها ، بما في ذلك الاسم والكمية ومرجع المنتج وأي معلومات أخرى تحدد المنتج. سيكون هذا العنصر الأخير مفيدًا للغاية إذا كان عليك تذكر عملية البيع في المستقبل.
   • مقدار المعاملة: قم بتقسيم المبلغ الإجمالي للمعاملة من خلال تقديم السعر الأولي للمنتج ، والضريبة ، وتكاليف العمالة ، وكذلك أي عروض ترويجية أو خصومات تم إجراؤها. هذا التحلل في الأسعار سوف يزيد من صحة عملية البيع ويجعلها فريدة من نوعها.
   • طريقة الدفع: إخطار طريقة الدفع التي يستخدمها العميل. يمكن أن يكون هذا نقدًا أو بشيك أو عن طريق بطاقة الخصم أو الائتمان.
   • توقيع المورد والعميل: بمجرد إعداد الإيصال أو طباعته ودفعه للعميل ، يجب أن تضع الآن أسفل الإيصال مذكرة "مدفوعة" واطلب من العميل التوقيع على توقيعه. يمكنك أيضًا توقيع نسخة من إيصالك لراحتك والاحتفاظ بها في سجلاتك.