كيفية تلقي مكالمة

المحتوى

• مراحل
• الطريقة الأولى أجب على الهاتف أثناء العمل
• الطريقة الثانية: أجب على الهاتف بشكل خاص
• الطريقة الثالثة: الرد على مكالمة هاتفية من رقم غير معروف

معرفة كيفية الرد على الهاتف هي مهارة مهمة في الحياة. في الظروف المهنية ، مثل تلقي مكالمة عمل أو مكالمة من صاحب عمل محتمل ، يلزم وجود طريقة ترحيب أكثر رسمية. إذا تلقيت مكالمة من صديق أو حبيب أو أحد أفراد الأسرة ، فستميل إلى الرد بطريقة أكثر بساطة وأكثر طبيعية. إذا تلقيت مكالمة من رقم غير معروف ، فستحتاج إلى استخدام تقنية مجربة وتوخي الحذر.

مراحل

الطريقة الأولى أجب على الهاتف أثناء العمل

1. 
   

   
   كن محترف عندما تتلقى مكالمة إلى الخدمة ، لا يمكنك دائمًا معرفة من هو على الطرف الآخر من الخط. سوف تساعدك الاستجابة الاحترافية في بدء المحادثة بشكل جيد.
   • عندما تشك ، فقط قل "مرحبًا ، إنه كارل على الهاتف".
   • حتى لو كنت تعرف من هو المتصل ، فقد يكون رئيسك يتصل من هاتف أحد زملائك! الرد بقول "نعم ، ماذا؟ سيعطي انطباعًا سلبيًا أو في غير محله عنك.

2. 
   

   
   التركيز على المحادثة. تظهر نفسك حاضرا تماما. توقف عن العمل واتخاذ لحظة قصيرة للاستعداد.
   • التعبير على وجهك ، التعبير الذي تريد عرضه قبل الهبوط. هذا يحدث فرقًا: سواء كنت تبتسم أو تستهجن أو تبكي ، فإن محادثك سيشعر به من خلال صوتك.
   • حافظ على نفسك من تصفح الإنترنت أو صرف انتباهك أثناء المكالمة. إذا لم تكن موجودًا ، فسيتمكن المحاور من الشعور به.

3. 
   

   
   
   
   قدم نفسك دائما. في مجال الأعمال ، من المناسب الرد على مكالمة هاتفية توضح اسمك واسم شركتك: "مرحبًا ، شكرًا على اتصالك بالشركة XYZ. أنا كارل. ماذا يمكنني أن أفعل لك؟ "
   • إذا كانت مكالمة داخلية وتعرفها ، فيمكنك الرد بإعطاء اسم القسم الخاص بك واسمك بدلاً من ذلك: "مرحبًا ، أنت في القسم WEBDEVكارل على الهاتف. ماذا يمكنني أن أفعل لك اليوم؟ سيسمح هذا لمحادثك بمعرفة أنه خاطب الشخص المناسب وأنك مستعد لمساعدته. التحدث بلهجة ودية وودودة يجعل المحادثة أكثر متعة لكل واحد منكم.
   • في معظم الخدمات ، هناك قواعد لتلقي المكالمات التي يجب على جميع الموظفين اتباعها. أظهر دائمًا الصدق ، حتى لو كنت مجبرًا على اتباع التعليمات بغباء ، لأن العميل سيكون قادرًا على التمييز إذا كنت متحمسًا بالفعل أو إذا كنت تقرأ فقط التعليمات: "مرحبًا بك في خط الهاتف الخاص بـ جيد برغربيت المعجنات الطيبة! سوف تبدو سخيفة إذا كنت لا تقول ذلك مع قناعة.

4. 
   

   
   الإجابة مع ملاءمة كافية. تظهر نفسك المريض ، تحترم ومقنعة. بذل قصارى جهدك لجعل نفسك مفيدًا. حاول ألا تتحدث بطريقة غير عادية إلى أن تعرف من هو على الخط.
   • إذا لم يظهر الشخص الآخر ، فقل: "هل يمكنني معرفة من هو على الهاتف؟ من المهم أن تعرف من يتصل إذا احتجت إلى الاتصال به مرة أخرى أو نقله إلى خط آخر. يتيح هذا الموقف أيضًا للشخص أن يشعر بأنه يعامل شخصًا ، وبالتالي فهو خاص. من المهم إنشاء علاقات مهنية إيجابية مع الأشخاص الذين يتصلون بك أكثر من مرة.
   • حاول ألا تكون وقحًا ، حتى لو شعرت بالإحباط. تذكر أنه في الأعمال التجارية ، تعكس كلماتك وأفعالك صورة عملك بشكل مباشر. إذا أعطيت صورة سيئة لعملك ، فسوف تفسد العمل ولن يقبله مديروك.

5. 
   

   
   
   
   الاستعداد لاستقبال واحد. إذا اتصل شخص ما بالتحدث إلى مديرك أو زميلك ، لكنك الشخص الوحيد المتاح لاستقبال هذا الشخص في الوقت الحالي ، فاطلب السؤال بأدب من هو على الهاتف واطلب منهم أن يقولوا ما الذي يطلبونه. استمع جيدًا واكتب أكبر قدر ممكن من المعلومات:
   • إذا كان الشخص الذي يحاول الوصول إليه غير متاح ، فأخبره: "أنا آسف ، لكن السيد O'Halloran غير متوفر في الوقت الحالي. هل ترغب في تركه واحداً؟ "
   • تأكد من تسجيل اسم الشخص ورقم الهاتف وموضوع مكالمته. قم بتقييم مدى إلحاح المكالمة: هل تشعر أن المتصل يحتاج إلى المساعدة خلال الساعتين المقبلتين أم خلال أسبوع واحد فقط؟ إذا كانت هذه دعوة عاجلة ، فسيلزم حل المشكلة في أسرع وقت ممكن وبكفاءة ، لذا تأكد من المتابعة في أسرع وقت ممكن.

6. 
   

   
   كن حذرًا من المكالمات التي تهدف إلى جمع المعلومات. إذا لم تتعرف على من يتصل بك وتطلب معلومات عنك أو عن الآخرين ، فاحرص على عدم تقديم الكثير من المعلومات حول كيفية عمل عملك داخليًا.
   • حتى إذا أعطى المحاور اسمه واسم شركته ، يجب أن تكون حذراً ما لم تكن جهة اتصال موثوق بها. إذا كنت في شك ، فضع المكالمة في الانتظار لمدة دقيقة واطلب من أحد الزملاء تقديم المشورة: "هل عملنا مع شخص يدعى ديف نيل من قبل؟ يسأل الكثير من الأسئلة حول إجراءاتنا وقدرتنا وأريد أن أتأكد من أنه يمكنني الوثوق به ".
   • في العمل ، عليك أن تقول: "أنا آسف يا سيدي أو سيدتي. وفقًا لحكم الشركة ، لا يحق لي تقديم هذه المعلومات. هل لي أن أعرف الغرض الذي تبحث عن هذه المعلومات من أجله؟ ثم ، اسحب التحليل الخاص بك.

الطريقة الثانية: أجب على الهاتف بشكل خاص

1. 
   

   
   تحية ، من يدعو. إذا كنت تعرف من يتصل ، مع مراعاة هويته وتجربته ، فاستقبله كما لو كنت أمامها. إذا كنت لا تعرف الشخص الذي يتصل به ، فقم بالإجابة بشكل أكثر رسمية وانتظر حتى يقول موضوع مكالمتها.
   • كمعيار ، تحية معترف بها دوليا: قل "ألو؟ أجب بتدوين طفيف في نهاية التحية ، كما لو كنت تسأل سؤالاً. مصطلح "ألو؟ سوف يقود المحاور إلى الرد ، وفي معظم الحالات سوف يستمر في إخبارك بالغرض من دعوته.
   • إذا كان المتصل صديقًا ، فاستقبله بالعرض: "مرحباً يا توم! كيف حالك ؟ "
   • إذا كان المتصل مدير ، أو أحد معارفه ، أو صاحب عمل محتمل ، فاستقبلهم بطريقة أكثر رسمية ولكن مألوفة: "مساء الخير ، سيد لينش ، كيف حالك؟" "
   • إذا كنت لا تعرف الشخص المتصل ، فاقصر على "ألو" بسيط؟ "

2. 
   

   
   بعد قول "مرحبا؟ "انتظر جواب المحاور. هذه الطريقة لبدء المحادثة تشجع المحاور الخاص بك على تقديم أنفسهم. انظر إلى المثال التالي. ما تحتاج إلى قوله هو في دهن وما يجب على المحاور قوله في المائل :
   • مرحبا؟
   • مرحبا ، كارل ، إنه توم.
   • أوه ، مرحبا ، توم! ما الجديد ؟
   • أتصل فقط لمعرفة ما إذا كنت ستتوفر لاحقًا. اعتقدت أنني أقترح عليك أن تذهب لمشاهدة فيلم حرب النجوم الجديد.
   • نعم ، أنا أستمتع بمشاهدة فيلم حرب النجوم!

3. 
   

   
   إضفاء الطابع الشخصي على تحيتك. بمجرد اكتسابك المزيد من الخبرة في الرد على المكالمات الهاتفية ، يمكنك البدء في إنشاء أنماط الترحيب والعبارات الخاصة التي يمكنك استخدامها مرارًا وتكرارًا.
   • تذكر أن تحدد هويتك من خلال تحياتك: "مرحبًا ، إنه Carl" أو "Carl على الهاتف".
   • فكر في تجربة أشكال مألوفة من التحية "مرحباً؟ "مرحبا" أو "مرحبا" أو "الوقواق ، ما الأمر؟" أو "مرحبا ، كيف حالك؟" هذه التحيات المألوفة أكثر ملاءمة بين الأصدقاء والمعرفة غير المهنية.

4. 
   

   
   تصميم صوتي في الأوقات التي سوف تكون بعيدا. يمكن لأي شخص هو أصدقائك أو أولياء الأمور أو أصحاب العمل أن يقع على جهاز الرد الخاص بك ، لذا تأكد من أن صوتك مهذب وموجز. تجنب غناء المزاح أو المزاح إلا إذا كنت متأكدًا تمامًا من أن أصدقائك وحدهم سيتصلون.
   • قل ، "أنت على جهاز الرد على كارل. أنا آسف لا أستطيع الإجابة عليك الآن. اترك واحدًا وسأجيب عليك في أسرع وقت ممكن.
   • فكر في تصميم أسرة صوتية في حالة استخدامك لهاتف العائلة. قل ، "مرحبا ، هذه هي عائلة روجرز. نأسف لعدم تمكننا من الرد عليك في هذا الوقت ، ولكن اترك واحدًا وسنتصل بك في أقرب وقت ممكن! قم بتسجيلات ممتعة لأصوات جميع أفراد الأسرة. حاول أن تجعل العائلة بأكملها تتحدث في جوقة أو اجعل كل فرد من أفراد الأسرة يخبر جزءًا من العائلة.
   • تذكر أن تطلب مباشرة معلومات المتصل ، بدلاً من أن تطلب منه ترك: "من فضلك ، اترك اسمك ورقم هاتفك وموضوع مكالمتك وسأتصل بك مرة أخرى في اقرب وقت ممكن ". قد يبدو تطبيق هذا النهج الأكثر تحديدًا أكثر ملاءمة لرقم هاتف تتوقع تلقي العديد من مكالمات العمل عليه.

الطريقة الثالثة: الرد على مكالمة هاتفية من رقم غير معروف

1. 
   

   
   فكر في الشخص الذي يمكنه الاتصال بك. إذا كنت تنتظر مكالمة من شخص ما (أحد معارفه الجدد أو منظمة أو صاحب عمل محتمل) ، فقم بالرد على الهاتف مع وضع ذلك في الاعتبار. قم بقياس نفسك لمعرفة ما إذا كان هذا الموقف يتطلب تحية رسمية أكثر قليلاً أو أقل رسمية ، ومع ذلك تظل رسميًا ، لأنك لا تعرف أبدًا.
   • أجب بأدب وبطريقة أقل رسمية ، في هذه الحالة. بسيطة "ألو؟ سيكون من المناسب. لا تحتاج إلى الإبلاغ على الفور. إذا كان الشخص الذي يتصل بك يعرف أو يرى اسمك على بطاقة ، فسوف تسأل: "هل يمكنني التحدث مع كارل؟ "
   • إذا ظهرت المكالمة كما المجهول أو مقنع، لا تشعر أنك مضطر للرد. أجب ، إذا كنت ترغب في ذلك ، أو فقط انتظر لمعرفة ما إذا كان المتصل سيترك صوتًا أم لا. يمكنك دائمًا معاودة الاتصال به ، في حال كانت هذه مكالمة مهمة.

2. 
   

   
   حذار من المزح. إذا أجبت على المكالمة ووجدت أنها مكالمة سخيفة أو عدوانية ، فقد تكون مزحة. بعض المزح المبتذلة والواضحة ، بينما يحاول البعض الآخر خداعك للاعتقاد بأن هذه دعوة مهمة بشكل مشروع. تعامل مع المهرجين كما تفعل مع المتسللين: إذا بقيت على الإنترنت ولعبت لعبتهم ، فسيشجعهم. ومع ذلك ، سيكون من المفيد البقاء على الإنترنت وممارسة اللعبة ، في حالة إعطائك فكرة عن المتصل. تقدم بعض شركات الاتصالات الأمريكية خدمة فحص المكالمات: إذا كنت تتصل بالرقم * 69 بعد إنهاء المكالمة ، فستقدم لك خدمة الاتصال التلقائي جميع المعلومات العامة حول الرقم الأخير الذي اتصل بك.

3. 
   

   
   احذر التسويق عبر الهاتف. إذا قمت بالرد على مكالمة هاتفية من رقم غير معروف وبدأ الشخص من الطرف الآخر في طرح الأسئلة عليك ، فقد يبحث عن وسيلة لإبعادك عن الهاتف النقود.
   • يتصل موظفو التسويق عبر الهاتف بعشرات الأشخاص كل يوم ومعظم هؤلاء الأشخاص غير مهتمين بما يبيعونه. لا تشعر بالحرج ليقول "شكرًا على اتصالك ، لكنني لست مهتمًا. اتمنى لك يوم جيد! ثم يمكنك إنهاء المكالمة حتى لا تضيع وقتك أو وقتهم.
   • إذا كنت لا ترغب في تلقي أي مكالمات أخرى من هذه الشركة بالذات ، فاطلب من مسؤول التسويق عن بُعد وضع رقمك في "قائمته السوداء". تميل معظم الشركات إلى الامتثال لطلبك والتوقف عن إزعاجك.
   • إذا كنت مهتمًا بما يقدمه التسويق عبر الهاتف ، فيمكنك البقاء متصلاً بالإنترنت والاستماع إليه. تذكر أنه كلما طالت مدة بقائك على الإنترنت ، كلما أردت بيع المنتجات!
   • إذا طلبوا منك معلومات عنك أو عن شخص آخر في عائلتك ، اسألهم عن اسمهم واسم أعمالهم قبل إخبارهم بأي شيء. آخر ما عليك القيام به هو توفير الكثير من المعلومات إلى التسويق عبر الهاتف! إذا كانوا مشبوهين أو لا يرغبون في معرفة من هم ، تذكر أنك لا تحتاج إلى الاستمرار في التحدث معهم.