كيف تكتب ملاحظة

المحتوى

• مراحل
• الطريقة الأولى: تقديم ملاحظات إلى الموظف بواسطة
• الطريقة الثانية: قم بإجراء ملاحظة كجزء من تقييم الأداء
• طريقة 3 من 3: تقديم ملاحظات للطالب

ملاحظة مهمة للغاية لمساعدة المتعلمين والعمال على التحسن. بالإضافة إلى كونها ضرورية ، هناك حاجة إلى ملاحظة في أماكن العمل والفصول الدراسية. هذا أكثر وضوحًا إذا كنت في وضع هرمي أو تقوم بتدريس الأشخاص. مع وجود عدد كبير من الموظفين الذين يعملون عن بُعد ، أصبح تقديم الملاحظات في رسائل البريد الإلكتروني ذا أهمية خاصة. إذا كنت تشرف على العمال الآخرين ، فيمكنك كتابة التعليقات كجزء من تقييم الأداء. إذا كنت مدرسًا ، فستضطر غالبًا إلى تقديم تعليقات إلى المتعلمين لديك.

مراحل

الطريقة الأولى: تقديم ملاحظات إلى الموظف بواسطة

1. 
   

   
   أشر إلى سبب بريدك الإلكتروني يمكنك القيام بذلك في حقل الموضوع أو في نص البريد الإلكتروني. من المقبول عمومًا إبلاغ الموظف في موضوع البريد الإلكتروني حتى يعرف ما يمكن توقعه في الأسطر التالية.
   • فيما يلي مثال على موضوع البريد الإلكتروني: "ملاحظات على المسودة الأولية. بداية جيدة ! "

2. 
   

   
   قدم البريد مع ملاحظة ودية. هذا سيجعل المتلقي يفهم أنك تقدم التقدير بطريقة ودية وليست حاسمة. سيؤدي ذلك إلى تحسين استعداده لتصور انتقاداتك على أنها بناءة.
   • يمكنك أن تبدأ بجملة مثل: "آمل أن يكون أسبوعك على ما يرام! "

3. 
   

   
   تحية العمل الذي قام به الموظف. من المحتمل جدًا أن يكون الشخص الذي تدلي بملاحظاته قد بذل جهداً كبيراً في أداء العمل الذي تقيمه. افعل ذلك بشكل صحيح منذ البداية بالتعبير عن امتنانك لهذا الجهد.
   • على سبيل المثال ، يمكنك القول ، "شكرًا على العمل المنجز في هذا المشروع. عملك رائع.

4. 
   

   
   
   
   تقديم تعليقات إيجابية أولا. إخبار الشخص بما هو جيد في البداية يمهد الطريق لنقاد المستقبل. كن صريحًا ، ولكن ابحث عن الإيجابي. يمكنك التركيز على العمل الحالي أو الجهود المقدمة مسبقًا.
   • جرب هذه الصيغة: "هذا المشروع الجديد هو الجودة. لقد حققت أهدافًا ممتازة ولديّ تفاصيل كافية في منهجيتك ".

5. 
   

   
   صياغة التعليقات السلبية في شكل نصيحة. على الرغم من أنه قد يكون من الأكثر فعالية سرد جميع التغييرات التي يلزم إجراؤها ، إلا أنه قد يكون من الصعب على الموظف أن يقرأها ويثبطها. بدلاً من ذلك ، أدخل التعليقات كتغييرات ستجريها.
   • يمكنك كتابة ما يلي: "أود تغيير القسمين 1 و 2 ، ثم أدرج الميزانية في القسم 3" أو "سأحذف الفقرة الثانية ، لكنني سأضيف مراجعة للتقدم المحرز في المشروع لإكمال القسم".

6. 
   

   
   اشرح تعليقاتك السلبية. أوضح للشخص الذي تكمن المشكلة من خلال تقديم توضيحات مفصلة حسب الحاجة. إذا كان النقد يشير إلى تغيير في الاتجاه أو التوقعات ، فقل ذلك عن طريق شرح سبب التغيير.
   • يمكنك قول ذلك: "نحن نقوم بإجراء تغيير داخل الشركة للحصول على مشاريع أكثر تفصيلًا ، لذلك يجب أن يكون هناك المزيد في بعض الأقسام. لقد سلطت الضوء على الأجزاء التي تحتاج إلى تضمين مزيد من المعلومات. "
   • إذا كان تعليقك يتعلق بسلوك الموظف ، فعليك دائمًا توضيح كتاباتك مع بعض الأمثلة. على سبيل المثال ، إذا كان يتعلق بالملابس غير المناسبة عند الاجتماع مع العملاء ، فيجب عليك تقديم أمثلة عما تلومه. يمكنك أن تقول له هذا: "في الاجتماع الأخير مع أحد العملاء ، كنت ترتدي زحافات ، وفي المرة السابقة ، كنت ترتدي قميصًا. هذا النوع من الزي المريح غير مناسب لإعطاء صورة احترافية لمجتمعنا.

7. 
   

   
   
   
   حدد كيف يمكن للموظف حل المشكلات. قد لا تكون نصيحتك مفيدة إذا لم تعالج الحلول لإصلاح المشكلات. بناءً على الغرض من تعليقاتك ، قد تكون هذه قائمة بأشياء محددة أو قائمة مرجعية عامة بالعناصر المراد استهدافها.
   • يمكنك تقديم أمثلة على الحلول الممكنة. هذه طريقة جيدة للمتابعة عندما يكون لديك فكرة واضحة. لذلك يمكنك قول هذا: "بالنسبة للعرض التقديمي التالي ، استخدم فقط الألوان المحايدة وتجنب الانتقالات. نظرًا لوجود العملاء في هذه الاجتماعات ، يجب ألا تستخدم المصطلحات الخاصة بالشركة.
   • يمكنك أيضًا طرح أسئلة على الموظفين لمساعدتهم في العثور على طرق الدقة. هذه طريقة رائعة أخرى لمعالجة المشكلات التي يمكن حلها بألف طريقة. على سبيل المثال ، "ما هي الطرق التي تساعدك على تحسين مستنداتك للمستقبل؟ أو ما هي التغييرات التي تخطط لدمجها في العرض التقديمي التالي؟ "

8. 
   

   
   ذكر الموظفين بجميع العواقب المحتملة. قد تكون بعض مشكلات العمل ضارة بالشركة ويحتاج الموظفون إلى إعلامهم. غالبًا ما تكون هناك عواقب بسيطة ، لكن في بعض الأحيان قد تفقد عميلًا أو تقدم خدمة عملاء أقل كفاءة بسبب عدم كفاءة العمال. اعتمادًا على الموقف ، قد يكون هناك تداعيات على العامل إذا لم يطبق التعديلات اللازمة. لذلك ، عليك أن تبلغه بالمشاكل.
   • يمكنك إبلاغهم أن الشركة قد تفقد العملاء بسبب أخطاء في المستندات.
   • يمكنك أيضًا إخطاره بأنه إذا لم يتحسن في الوثائق ، فسيتم إزالته من مشروعات جديدة.

9. 
   

   
   اختتم بتوضيح وشرح تقديرك. إنها طريقة ودية لإبرام بريدك الإلكتروني لإبلاغ الموظفين بأنك في صفهم. بالإضافة إلى ذلك ، سيمنحهم سهولة في طلب التوضيح إذا لم يفهموا جانبًا واحدًا من تعليقاتك.
   • اكتب جملة مثل هذه: "يمكنك أن تسألني أي أسئلة أو توضيحات إضافية حول مشكلة".

الطريقة الثانية: قم بإجراء ملاحظة كجزء من تقييم الأداء

1. 
   

   
   تحديد الهدف. هذا الهدف هو السبب الذي يبرر التقييم. يمكن أن يساعدك معرفته في صياغة ملاحظاتك بشكل أفضل ومساعدة العامل على معرفة توقعاتك.
   • على سبيل المثال ، هل تركز على تحسين الموظف؟ هل تقوم بإجراء تقييم شامل للشركة لتحديد نوع التحسين المهني الذي سيفيد المجتمع؟ هل هو تقييم ربع سنوي؟
   • أبلغ العامل بالغرض من التقييم عند الإدلاء بالتعليقات. يمكنك القول: "تخطط الشركة لتقديم جلسات إعادة التدريب بناءً على احتياجات الموظفين ، ولهذا السبب أقوم بمراجعة أداء بعضهم البعض."

2. 
   

   
   تحقق من الملاحظات التي أدلي بها. قد يكون هذا إشعارًا بالتقييم السابق ، بالإضافة إلى ملاحظة تمت صياغتها بشكل غير رسمي خلال فترة التقييم. يجب أن نقدر أيضا نظرهم في هذا الرأي. هل استخدموا هذا لتحسين؟ هل تجاهلوها؟
   • إذا أخذوا في الاعتبار رأي سابق ، يمكن اعتبار هذا كنقطة إيجابية في هذه المراجعة.
   • إذا تجاهلوا التوصيات السابقة ، يمكنك معالجة كل من السؤال الأولي وعدم وجود مبادرة للنظر في الملاحظة.

3. 
   

   
   اشرح التعليق الإيجابي بإعطاء أمثلة محددة. يوصى دائمًا بالبدء بالتعليقات الصحيحة. أخبر الموظفين بما فعلوه جيدًا وما الذي فعلوه. مع الحفاظ على صدقك ، حاول أن تجعل العديد من الأشياء الإيجابية كما تفعل للأشياء السلبية.
   • قدم رسومات توضيحية على النحو التالي: "لقد أثبتت المبادرة من خلال قيادة المشروع طواعية وأثبتت قيادتك المثبتة في تنسيق فريقك ، مع مراعاة الاقتراحات وتفويض إنجاز المهام."
   • شجع السلوكيات التي تريد إدامتها.

4. 
   

   
   قم بعمل نقد بناء من خلال إعطاء أمثلة محددة. التأكيد على النقد لما يمكن أن يفيد المنظمة وتحقيق أهداف العمل. قل لهم ما الذي حددته على أنه مشكلة وكيف تمثل هذه مشكلة.
   • إعطاء أمثلة محددة. فيما يلي بعض الأمثلة: "في العروض التقديمية الثلاثة السابقة ، تجاهلت تقديرات الميزانية ، والتي أخرت المشروع" أو "متوسط ​​عدد الحسابات التي تم الحصول عليها في الربع السابق هو 6 ، لكنك احتفظت فقط بـ 2 هذه علامة على ضعف الأداء.

5. 
   

   
   حدد أهداف الأداء للتقييم التالي. سيساعد ذلك العمال على معرفة ما يحتاجونه لتركيز جهودهم على تمكين شركتك من الحصول على ما تريده من موظفيها. سيساعد أيضًا في جعل عمليات التقييم مفيدة للموظفين لأنهم يعرفون الآن ما تريد أن يتعلموه من الاختبار.
   • يجب أن تكون الأهداف موجزة ودقيقة. على سبيل المثال ، "يجب على الموظفين متوسط ​​4 مبيعات يوميًا" ، أو "يحتاج العمال إلى زيادة اتصالات العملاء" ، أو "يجب على الموظفين تلقي تدريب على القيادة".
   • تأكد من أن التقييم التالي يركز على أهداف الأداء هذه ، لأن هذا ما يتوقعه الموظفون.

6. 
   

   
   تقديم فرص التدريب المهني. إسناد توصياتك إلى النقد البناء الذي قدمته. اعتمادًا على الموارد الخاصة بك ، قد يشمل ذلك ورش عمل أو تدريبات أو تدريب داخلي أو إرشادات. إذا لم يكن لديك ما يكفي من الموارد ، يمكنك البحث عن دورات مجانية على الإنترنت.
   • كن مستعدًا لتغيير هذه المقترحات بعد المناقشة مع العمال حول التقييم. على سبيل المثال ، قد يتقدمون بطلب لبرنامج تطوير مهني لم تفكر فيه.
   • يجب عليك أيضًا مراعاة أهداف التوظيف لموظفيك. على سبيل المثال ، إذا أراد العامل أن يكون في منصب إداري ، فيمكنك اختيار التدريب على القيادة كخيار للتطوير الوظيفي. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان الموظف مهتمًا بتصميم الرسوم البيانية ، فيمكنك تفويضهم لحضور دورة تدريبية من أجل وضع مهاراتهم المكتسبة في خدمة شركتك.

7. 
   

   
   تختتم بمذكرة التشجيع. أيا كانت نتيجة التقييم ، لا أحد يريد أن يسمع هذه العيوب أو ما يحتاج إلى تحسين. يمكن أن يساعد الختام مع ملاحظة التشجيع الموظف في الشعور بالأهمية بدلاً من الشعور بالإرهاق والإحباط.
   • يمكنك القول ، "لقد تميز الربع السابق بانتكاسات غير متوقعة ، لكنك قمت بعمل ممتاز في ضبط إنتاجيتك. نحن نقدر جهودك ونتطلع إلى رؤية نتائج أفضل هذا الربع ".

8. 
   

   
   شجع المحاور الخاص بك للرد. قد يكون ردًا شفهيًا بعد مناقشة التقييم أو يمكنك أن تطلب من الموظفين ملء نموذج الإرجاع. سيكون لديك إجابات أفضل إذا سمحت لهم بالتفكير في التقييم وكتابة التعليقات في غيابك.
   • اطلب منهم التعليق على التعليقات التي أدليت بها. فيما يلي بعض الأمثلة: "إذا كان يمكنك تحسين شيء على تعليقاتي ، فماذا سيكون؟ وهل كانت الملاحظة واضحة ومفيدة؟ "

طريقة 3 من 3: تقديم ملاحظات للطالب

1. 
   

   
   التركيز على تعلم الطالب. الغرض من الملاحظات هو مساعدة المتعلمين على الدراسة. لذلك ، قدم نصيحة مفيدة تهدف إلى تحسين عملهم بدلاً من تحديد الأخطاء فقط. قم بصياغتها كتعليمات وليست مجرد نقد.
   • يمكنك كتابة تقرير مراقبة حول أنواع مختلفة من الواجبات المنزلية مثل الواجبات الكتابية والعروض التقديمية والمشاريع.

2. 
   

   
   تقديم تقدير للمحتوى والتقنية. في الواقع ، يحتاج المتعلمون إلى تحسين أنفسهم في هذين الجانبين. هذا أكثر أهمية إذا كان الطالب أقوى في مجال واحد من الآخر. على سبيل المثال ، يمكن أن يكون لدى الطالب أفكار جيدة جدًا بتطور جيد جدًا عندما يرتكب الكثير من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم ويخفي الكثير من الجمل وينشئ جملًا لا تنتهي.
   • إذا كنت تعلق على عرض تقديمي شفهي أو مشروع ، فتأكد من تقديم ملاحظة حول جميع جوانب المهمة.
   • على سبيل المثال ، يجب أن تتناول التعليقات على العرض التقديمي الشفوي المحتوى ومهارات التحدث أمام الجمهور ، بينما يجب أن تركز التعليقات على المشروع على المحتوى والإبداع والتنفيذ.

3. 
   

   
   كن محددًا حول الملاحظات الإيجابية والسلبية. إن كتابة تعليقات مثل "العمل الجيد" أو "التحسن الصعب" أو "يمكن أن يفعل ما هو أفضل" لا يُظهر للمتعلم ما يحتاجه لتحسينه أو ما قام به بشكل جيد. لكي تكون ملاحظاتك فعالة ، يجب عليه أن يعرف ما تعتقد أنه جيد أم لا.
   • إليك مثال على ذلك: "أطروحةك واضحة تمامًا ، ومكتوبة جيدًا وتتبع التنسيق الذي علمته. من ناحية أخرى ، يجب مراجعة عرض الموضوع لأنه لا يشير إلى رسالتك ".
   • صياغة أخرى: "أفكارك مطوّرة جيدًا ، لكنني أوصيك بالمشاركة في البرامج التعليمية حتى نعمل على علامات الترقيم التي تفعلها غالبًا وتفتيت الجمل التي لا تنجح فيها".
   • قم بعمل مزيج من التعليقات الإيجابية والنقد البناء.

4. 
   

   
   اقترح طرقًا لتحسين الأخطاء بدلاً من تصحيحها. يمكنك تسليط الضوء على بعض الأخطاء ، ولكن تجنب تصحيح جميع أعمال الطالب. صف المشكلة التي وجدتها على الورقة ، مثل الاستخدام المفرط للفاصلة ، ثم اقترح ما يجب تحسينه.
   • يمكنك قول هذا: "لقد استخدمت الفواصل كثيرًا في كتاباتك. أنصحك بمراجعة القواعد الخاصة باستخدام الفاصلة. إذا كنت تشارك في البرامج التعليمية ، فسنعمل معًا على فقرة. "

5. 
   

   
   حدد أولويات المهمة التالية أو المشروع. يتيح ذلك للطالب التركيز على شيء ما للمضي قدمًا في العمل. يمكنك الاعتماد على أهداف التعلم أو احتياجات المتعلم لوضع الأولويات بناءً على العمل الذي تقوم به.
   • يمكنك القول: "من هذه اللحظة فصاعدًا ، أريدك أن تتوقف عن إصدار جمل مكسورة والتركيز على استخدام الطريقة النشطة".

6. 
   

   
   قصر ملاحظتك على قسم واحد أو مهارة. ركز انتباهك على أهداف التعلم الحالية أو احتياجات المتعلم التي تقيمها. تأكد من أن طلابك يعرفون أنك قصرت تقييمك على جزء فقط من العمل بحيث لا يفترض أن الأجزاء الأخرى تتجاوز الشبهات.
   • يمكنك تسليط الضوء على أو وضع علامة على الجزء من خلال التعليق.
   • قبل إعطاء المتعلمين واجباتهم المدرسية ، أبلغهم أنك قدمت ملاحظات فقط على أجزاء من المهمة.
   • يمكنك أيضًا السماح لهم باختيار الفكرة أو الفصل الذي سيكون موضوع الملاحظات.

7. 
   

   
   تجنب غمر الطالب. إذا ارتكبت الكثير من الأخطاء ، فلا تفعل كل الملاحظات مرة واحدة. إن إلقاء الكثير من الملاحظات في آن واحد يمكن أن يثقل كاهل المتعلم ويثبطه. بدلاً من ذلك ، ابدأ بأبسط التصحيحات أو التغييرات.
   • على سبيل المثال ، يمكنك البدء بالتركيز على تجنب تجزئة الجمل والبحث في القاموس عن الكلمات التي لا تعرف كيفية تهجئتها.
   • يمكنك أيضًا التركيز فقط على الهدف التعليمي للمهمة.

8. 
   

   
   شجع المتعلمين على مواصلة العمل. اختتم بنبرة إيجابية ، وحفزهم على مواصلة العمل. يمكنك ذكر التحسينات الأخرى التي حددتها في عملهم من خلال تشجيعهم على فعل المزيد.
   • يمكنك كتابة ما يلي: "بالنظر إلى كيفية تحسين كتابتك هذا العام ، أعرف أنك ستقوم بعمل ممتاز مع أخذ اقتراحاتي في الاعتبار. لا استطيع الانتظار لقراءة نسختك القادمة! "