كيف تكتب وثيقة المواصفات الفنية

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 تقييم الاعتبارات العامة
• الجزء 2 إنتاج المستند
• الجزء 3 أكمل المستند

وثيقة المواصفات الفنية هي وثيقة تحتوي على قواعد ومتطلبات يجب الوفاء بها بواسطة منتج أو مكونات المنتج. المنتجات التي لا تفي بالمتطلبات والقواعد الواردة في الوثيقة لا تفي بالمواصفات وتعتبر بشكل عام غير متوافقة. يتم استخدام هذه المستندات عند إصدار عقد خدمة أو منتجات تقنية. بمعنى آخر ، تحدد المواصفات الفنية متطلبات احترام العقد ويمكنك بسهولة معرفة كيفية كتابة هذا المستند في بضع خطوات.

مراحل

جزء 1 تقييم الاعتبارات العامة

1. 
   

   
   قرر اتباع تنسيق مفتوح أو مغلق.
   • النظر في اتباع شكل مفتوح. يقال إن المواصفات الفنية تكون مفتوحة عند وصف العروض التي يتعين تنفيذها فقط ، دون توضيح الإجراء الواجب اتباعه في المستند. نتيجة لذلك ، قد تختار الشركة التي تنشئ منتجًا أو مكونًا للتجميع تلبية المواصفات حسب ما تراه مناسبًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب مستندًا عن كيفية تخزين ذاكرة الكمبيوتر ، فلن تحتاج إلى تحديد الوسائل التي سيتم بها تخزين البيانات.
   • النظر في اتباع شكل مغلق. بالإضافة إلى شرح الأداء المراد تحقيقه ، يصف أيضًا ما يسمى بالمواصفات الفنية المغلقة الأدوات التي يجب استخدامها والعملية التي يجب اتباعها وتسلسل إنتاج المجموعات الفرعية. على سبيل المثال ، إذا كان عليك كتابة مستند مواصفات لتجميع الرافعة ، فيجب عليك تحديد أن تصنيع المنتجات أو مكونات المنتج يجب أن يكون مصنوعًا من الطاقة الهيدروليكية.

2. 
   

   
   
   
   تحديد الاحتياجات. تأكد من تقييم جميع المواصفات لتحديد ما إذا كانت هناك حاجة لإكمال عمليات التصنيع.

3. 
   

   
   تحديد أسلوب الكتابة الخاصة بك.
   • استخدم جمل قصيرة ومباشرة.
   • تجنب استخدام الضمائر النسبية. اذكر ما تريد أن تقوله بوضوح في البريد.
   • صف المصطلحات الفنية والاختصارات المستخدمة بشكل شائع في هذا المجال. لتكون قادرًا على شرح المصطلحات الفنية بوضوح ، قدم قسم تعريف في بداية المستند.

4. 
   

   
   اصنع جدول محتويات. قم بتنظيم محتويات المستند الخاص بك ، بحيث يتم عرض بنود وشروط المنتج أو عملية التجميع أولاً ، متبوعة بأقسام فرعية أخرى أكثر تفصيلاً ، أو مواصفات إضافية للتجميع الجزئي.

الجزء 2 إنتاج المستند

1. 
   

   
   
   
   قائمة بجميع المتطلبات التي يجب الوفاء بها. استخدم الفعل "must" لتحديد المتطلبات. يجب أن تنفذ المتطلبات الموصوفة بشكل كامل وكاف. النظر في العوامل التالية وإضافة الآخرين إذا لزم الأمر.
   • تحديد وزن أو أبعاد المنتج وفقا لذلك.
   • صف بالكامل الظروف الخارجية المؤدية إلى تحقيق المراحل المختلفة لعملية التصنيع. إذا كان المنتج يمكن أن يفقد الجودة عندما يتعرض للرطوبة أو درجات الحرارة القصوى ، فقم بإبلاغه في المستند.
   • تسليط الضوء على بعض القيود النوعية للمنتج أو عملية التجميع.
   • تحديد معايير الأمان أو التصنيع الخاصة بجهة خارجية للمنتج أو مكونات المنتج. على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى منتج مؤهل للحصول على شهادة GMP (ممارسات التصنيع الجيدة).
   • صف المواصفات الفنية الخاصة بكل منتج أو خطوة في عملية التجميع. على سبيل المثال ، لتصنيع تجميع إلكتروني ، يمكنك تحديد متطلبات سرعة المعالجة أو الواجهات الإلكترونية للمنتج ، بينما بالنسبة للمكون الميكانيكي ، يمكنك تحديد الصلابة وسعة التحميل.
   • حدد مدة المنتج إذا كان المنتج يحتاج إلى صيانة أو معايرة دورية ، فقم بتضمين وصف تفصيلي للعملية التي يجب اتباعها في المستند. يجب أن تحدد الوثيقة أيضًا الشروط المقبولة التي سيتم بموجبها إجراء صيانة أو معايرة للمنتج ، وكذلك التكرار الذي سيتم به ذلك.

الجزء 3 أكمل المستند

1. 
   

   
   قم بتعيين عنوان ورقم تحكم للمستند. لا تنسى أن تحدد إمكانية إجراء مراجعات.

2. 
   

   
   حدد من يمكنه تشغيل المستند وتحريره. تخطيط المساحات للتوقيعات.

3. 
   

   
   قراءة المستند الخاص بك مع العين الحرجة. ضع نفسك في مكان أداء مؤدٍ عديم الخبرة أو مدير عام يرغب في تقليل التكاليف عن طريق التحايل على المواصفات قدر الإمكان. بعد ذلك ، اضبط المواصفات حسب الحاجة لتوفير جميع الموارد المطلوبة من قبل مجلس الإدارة وملء الفجوات.