كيفية عمل بريد مباشر

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 الاستعداد
• الجزء 2 إجراء دمج المراسلات مع Microsoft Office
• جزء 3 من 3: إجراء دمج المراسلات باستخدام OpenOffice

يعد دمج المراسلات ميزة في معظم مجموعات المكاتب التي تتيح لك تخصيص مستند أساسي قبل إرساله إلى عدة مستلمين. من الممكن إنتاج دمج المراسلات لعدد كبير من المستندات المختلفة بما في ذلك المغلفات والملصقات والحروف النموذجية و s والفاكسات أو حتى الكوبونات والقسائم المرقمة.

مراحل

جزء 1 الاستعداد

1. 
   

   
   بناء ملف البيانات الخاص بك. يمكن أن يكون أيضًا ورقة عمل (نوع Excel) أو بيانات منخفضة أو مستند e له التنسيق الصحيح. في معظم الحالات ، تستخدم الشركات أو الأفراد جداول البيانات ، لذلك هذا هو الخيار الذي سنستخدمه كمثال في بقية هذه المقالة.
   • يجب أن يحتوي ملف البيانات الخاص بك على جميع المعلومات التي تخطط لتختلف بين نسختين. على سبيل المثال ، إذا قررت إرسال خطاب نموذج مخصص ، فيجب أن يحتوي ملف البيانات الخاص بك على الأقل على أسماء وعناوين الأشخاص الذين تريد إرسال الرسالة إليهم.
     • على سطر واحد ، ضع كل جزء من المعلومات في خلية في جدول البيانات الخاص بك. وبالتالي ، في نهاية إنشاء ملف البيانات الخاص بك ، يجب أن يكون لكل فئة من فئات المعلومات (الاسم ، الاسم الأول ، العنوان ...) عمودها الخاص.
   • اختر العناوين ذات الصلة لكل عمود من أعمدتك. دمج المراسلات بربط عمود البيانات بعد العمود. وبالتالي ، أيا كان البرنامج المستخدم ، فسوف يعتقد أن السطر الأول من كل عمود يتوافق مع نوع المعلومات الموجودة في بقية العمود. لذلك ننصحك باستخدام أسماء تبدو مناسبة لك حتى تتمكن من إيجاد طريقك بسهولة.
     • على سبيل المثال ، إذا تم استخدام العمود الخاص بك لتخزين أسماء العائلة ، فقد يكون "بطيء" "الاسم" وتحت البطء ، يمكنك إدخال الأسماء الأخيرة للأشخاص المعنيين. لذلك ، في الخطوة التالية من الرسالة ، عندما يسألك البرنامج عن الحقل الذي تريد إدراجه في نوعك ، سترى "الاسم" مكتوبًا وستتذكر ما هو عليه.
   • يمكن للأشخاص الذين يستخدمون مجموعة Microsoft Office والذين يستخدمون Microsoft Outlook في كتابة بياناتهم اختيار استخدام دفتر العناوين الخاص بهم كملف بيانات.

2. 
   

   
   
   
   احفظ ملف البيانات الخاص بك. احفظه في مكان تتذكره بسهولة وأعطاه اسمًا غامضًا حتى يمكنك العثور عليه بسهولة.

3. 
   

   
   اكتب المستند الأساسي الآن. هذا هو مستند الكتابة الذي ستخصصه لاحقًا. على سبيل المثال ، إذا قررت وصف نموذج الرسالة ، فسيكون المستند الأساسي هو الحرف نفسه. يجب أن تظل جميع الحقول التي تريد تخصيصها مع دمج المراسلات فارغة في هذا الوقت.

الجزء 2 إجراء دمج المراسلات مع Microsoft Office

1. 
   

   
   الوصول إلى ميزة دمج المراسلات. افتح المستند الأساسي وانقر فوق "دمج المراسلات" ، ثم "بدء دمج المراسلات" ، ثم "معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة." إذا لم تكن الوظيفة ظاهرة ، فانقر فوق "أدوات"> "رسائل ومراسلات"> "دمج المراسلات".

2. 
   

   
   
   
   أجب عن أسئلة Microsoft Office. تحتوي أداة Word mailing على بعض الخطوات التي تحتاج إلى اتخاذها لتيسير حياتك ودمج البيانات بين المستند الأساسي وملف البيانات ، وهو أكثر ذكاءً وملاءمة لاحتياجاتك.
   • ابدأ بالإشارة إلى نوع مستند المستند المصدر. انقر فوق النوع الأقرب إلى النوع الموجود في المستند وانقر فوق "التالي": "المستند الأساسي".
   • حدد المستند الأساسي الذي تريد استخدامه. إذا كنت قد تابعت تفسيراتنا حتى الآن ، فيجب أن تكون قادرًا على تحديد المربع "استخدام المستند الحالي". انقر فوق "التالي: تحديد المستلمين."

3. 
   

   
   حدد ما يدعو Word "قائمة موجودة". هذا هو في الواقع ملف البيانات الذي قمت بإنشائه مسبقًا. حدد المربع وانقر فوق "التالي" لتصفح جهاز الكمبيوتر الخاص بك للعثور على ملف البيانات الخاص بك وربطه بالمستند المصدر.
   • إذا كنت تفضل استخدام دفتر عناوين Outlook الخاص بك ، فهذا ممكن أيضًا ، فقط حدد المربع المقابل.

4. 
   

   
   اختيار البيانات لاستخدامها. يسمح لك Office بتحديد أعمدة كاملة من المعلومات أو إلغاء تحديدها كما تراه مناسبًا. يتيح لك هذا اختيار الحقول التي ترغب في ملؤها في المستند الأساسي ، مما يجعل ملف البيانات الخاص بك أكثر تنوعًا ، حيث ستتمكن من استخدام معلومات مختلفة في المراسلات المختلفة. بمجرد أن يبدو كل شيء على ما يرام ، انقر فوق "التالي".
   • يمكن فرز البيانات من خلال النقر على رأس كل عمود. يتيح لك هذا على سبيل المثال استعراض المعلومات الدقيقة والعثور عليها بسرعة إذا كان ملف البيانات يفرض.

5. 
   

   
   إدراج الحقول في المستند الأساسي. في هذه الصفحة الجديدة من المعالج البريدي ، سيُطلب منك كتابة المستند الأساسي (إذا لم يكن قد تم بالفعل) وسيُعرض عليك أيضًا مجموعة واسعة من الخيارات لإدراج حقول البيانات من ملف البيانات الخاص بك إلى وثيقة أساسية.
   • لإدراج حقل في المستند الأساسي ، ضع المؤشر في المكان الذي تريد وضع الحقل فيه وانقر فوق الزر المناسب في المعالج لإدراج الحقل.
     • من الممكن حذف حقل في غير محله أو وضعه مرتين عن طريق الضغط على مفتاح الحذف على لوحة المفاتيح ، كما لو كنت تحاول حذف حرف بسيط في Word.
   • تختلف الخيارات المُعدة مسبقًا قليلاً حسب نوع المستند الذي حددته لبرنامج Word. يبذل Office قصارى جهده لتوفير أنواع البيانات الصحيحة بناءً على ملف البيانات الذي حددته. على سبيل المثال ، إذا أشرت إلى Word أنك تكتب رسالة نموذجية ، فمن الممكن أن ترى خيارًا يسمح لك بإدراج كتلة عنوان تتضمن الاسم والاسم الأول للمرسل إليه بالإضافة إلى عنوانه الكامل ، وكل ذلك مُرتب في أحسن الأحوال على فقط بضعة خطوط.
     • ستقوم بعض الخيارات المُعدة مسبقًا بفتح النوافذ الثانوية تلقائيًا للسماح لك بملء المعلومات المطلوبة. ولكن لا تقلق ، فكل هذا يتم شرحه دائمًا بطريقة واضحة وسهلة الفهم.
     • إذا كنت تستخدم أحد هذه الخيارات المُعدة مسبقًا ولا يبدو أن Word قادر على العثور على المعلومات الصحيحة في ملف البيانات الخاص بك ، فهذه ليست مشكلة: انقر فوق "مطابقة الحقول" وأخبر البرنامج بما يتوافق مع كل حقل. على سبيل المثال ، يمكنك إظهار Word أنه يجب أن يستخدم عمود "الاسم" في ملف البيانات الخاص بك لملء حقل "اسم العائلة" في كتلة عنوان المستند المصدر.
   • لاستخدام الحقول الخاصة بك ، انقر فوق "خيارات إضافية". ستتمكن بعد ذلك من رؤية رؤوس الأعمدة الخاصة بك ثم استخدام هذه الأسماء بدلاً من ذلك.

6. 
   

   
   تحقق رسائلك. عند استخدام دمج المراسلات ، يجب أن تعلم أن الحقول المخصصة ستحتوي فقط على البيانات الدقيقة (تلك التي قمت باستيرادها من ملف البيانات الخاص بك) في وقت الطباعة. ومع ذلك ، يسمح لك Office بمعاينة المستند للتحقق من أن المعلومات في وضع جيد كما قررت من خلال وضع الحقول المختلفة. لا تتردد في معاينة المستند عدة مرات حتى يصبح كل شيء بالطريقة التي تريدها بالضبط.

7. 
   

   
   إنهاء دمج وثيقتين. تخبرك الخطوة الأخيرة من مساعد الدمج خطوة بخطوة أن كل شيء موجود وأن البرنامج جاهز لبدء طباعة مستنداتك. سيقوم بعد ذلك بطباعة أكبر عدد ممكن من النسخ من خلال التغيير بين كل حقل من الحقول التي حددتها في المستند المصدر.
   • من الممكن إجراء تغييرات فردية على الحروف التي تختارها من خلال النقر على زر "تحرير الحروف بشكل فردي" قبل البدء في طباعة المستندات.

جزء 3 من 3: إجراء دمج المراسلات باستخدام OpenOffice

1. 
   

   
   إنشاء قاعدة بيانات. باستخدام OpenOffice.org ، يتطلب دمج المراسلات دائمًا قاعدة بيانات ، ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك وضع بياناتك في جدول بيانات (مثل Excel أو Calc) أولاً.
   • في المستند الأساسي الخاص بك ، افتح القائمة "ملف" وحدد خيار إنشاء قاعدة بيانات جديدة.
   • في مربع الحوار الذي تم فتحه للتو ، حدد مربع "الاتصال بقاعدة بيانات موجودة". في القائمة المنسدلة ، حدد "جدول البيانات" ثم انقر فوق "التالي".
   • في الصفحة التالية ، أخبر OpenOffice.org المسار للوصول إلى جدول البيانات الذي تريد استخدامه. يمكنك أيضًا اختيار ما إذا كنت تريد وضع كلمة مرور على قاعدة البيانات أم لا عن طريق تحديد المربع الموجود أسفل مسار ملف البيانات. انقر فوق "التالي".
   • في هذا الإطار ، اختر ما إذا كنت تريد حفظ قاعدة البيانات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أم لا (لتسهيل الوصول إليها لاحقًا) واختر ما إذا كنت تريد فتح قاعدة البيانات أم لا ، بحيث يمكنك إجراء تغييرات عليها (ربما لا يكون هذا ليس ضروريًا إذا كنت قد أنشأت للتو جدول البيانات الخاص بك). انقر فوق "إنهاء" لحفظ قاعدة البيانات.
     • امنح قاعدة بياناتك اسمًا سهلًا لتتذكره حتى لا تضطر إلى إضاعة الوقت في البحث عنه لاحقًا.

2. 
   

   
   أدخل الحقول الخاصة بك. الآن وقد تم ربط وثيقتك الأساسية بقاعدة بيانات سهلة الفهم لـ OpenOffice.org ، كل ما عليك فعله هو دمج البيانات التي تختارها في دمج المراسلات الخاص بك.
   • انقر فوق القائمة "إدراج" ثم "الحقول" وأخيراً "غير ذلك ..." في القائمة الفرعية. يمكنك أيضًا الوصول إليه باستخدام اختصار لوحة المفاتيح "Ctrl + F2".
   • في مربع الحوار ، انقر فوق علامة التبويب "قاعدة البيانات".
   • انقر فوق الزر "استعراض" في أسفل يمين مربع الحوار وابحث عن قاعدة البيانات التي أنشأتها للتو.
     • بمجرد تحديد قاعدة البيانات الخاصة بك ، ستظهر في القائمة المسماة "قواعد البيانات المحددة" على الجانب الأيمن من النافذة.
   • في القائمة المسماة "الكتابة" على يمين النافذة ، حدد "الحقول البريدية".
   • انقر فوق الزر "+" بجوار قاعدة البيانات: يجب أن يظهر جدول بيانات أدناه. ثم انقر على "+" بجانب "هذا" وسترى الحقول التي اخترتها عند إنشاء جدول البيانات الخاص بك.
   • حدد أيًا من الحقول التي تريد إدراجها وانقر فوق "إدراج" لوضعها في المستند الأساسي.
     • تذكر أن تضع المؤشر الخاص بك حيث تريد إدراج مجالك. إذا نسيت ، فهذه ليست مشكلة: فما عليك سوى قص الحقل وإلصاقه في المكان المناسب.
     • كما هو الحال مع Office ، يتم التعامل مع الحقول كأحرف أبجدية رقمية بسيطة عندما تكون في المستند الأساسي. يمكنك نقلها باستخدام مفتاح المسافة أو حذفها باستخدام مفتاح الحذف على لوحة المفاتيح.

3. 
   

   
   الانتهاء من الاندماج. تحقق من أن جميع الحقول في مكانها الصحيح. بمجرد الانتهاء من هذا التحقق ، ابدأ الطباعة. ستتم بعد ذلك طباعة أكبر عدد ممكن من النسخ من خلال التباين بين كل حقل من الحقول التي حددتها في المستند الأساسي