كيف تنظم مكتبك

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 إفراغ المكتب
• جزء 2 إعادة ترتيب المكتب
• جزء 3 من 3: تعزيز الكفاءة

كما يقال في كثير من الأحيان ، "مكتب فوضوي هو علامة على روح مضطربة." إن الحفاظ على مساحة عمل نظيفة ومنظمة سيكون له تأثير لا يصدق على الإنتاجية والتركيز والقدرة على العثور على كل ما تحتاجه. قد تفاجأ بكفاءتك في عملك بعد تنظيف الفوضى على مكتبك. كل ما تحتاجه هو القليل من الوقت ، والانضباط لطرد الأشياء التي لا تحتاج إليها ، ونظام للتأكد من أن كل شيء مناسب.

مراحل

جزء 1 إفراغ المكتب

1. ابدأ من الصفر. سيكون من الأسهل بالنسبة لك أن تنظم إذا بدأت بمكتب فارغ. إزالة كل شيء على ذلك. قم بإزالة الكائنات من الأدراج (إن وجدت). ضع كل شيء على طاولة منفصلة أو على الأرضية للفرز لاحقًا. بمجرد إزالة كل ما تبذلونه من الأشياء من المكتب ، سيكون من الأسهل تخيل كيف تريد تنظيمه.
   • من المحتمل أن يستغرق الأمر وقتًا أطول لفرز الأشياء الموجودة على المكتب بعد بعضها البعض وتحديد الأشياء التي يجب التخلص منها.

2. 
   

   
   تنظيف المكتب من أعلى إلى أسفل. استمتع بعد تنظيف مكتبك الفارغ. الغبار والقضاء قبالة القمة مع نظافة متعدد السطح. علاج البقع المغلفة والخدوش البولندية على مكاتب خشبية. سيبدو جديدًا بمجرد الانتهاء.
   • تأكد من إزالة كل شيء من المكتب قبل البدء في التنظيف. خلاف ذلك ، سوف تضطر إلى تنظيف حول السوق.

3. 
   

   
   
   
   تجاهل الأشياء القديمة التي لا تستخدمها. خذ كل الأشياء التي لديك من مكتبك وقم بتقسيمها إلى قسمين: واحد للأشياء التي سترميها في سلة المهملات والآخر للأشياء التي تريد الاحتفاظ بها. لا تنقل. تخلص من أكبر قدر ممكن من الأشياء غير الضرورية حتى تترك مع الضروريات العارية. بهذه الطريقة ، سيكون من الأسهل بالنسبة لك الحفاظ على نظافة مكتبك.
   • غالبًا ما يرتبط الأشخاص بالكائنات التي لا يستخدمونها والتي لا يتم استخدامها لهم. هزيمة الأعمال غير الضرورية لتعطيك راحة البال بمجرد الانتهاء من ذلك.
   • لا تنس رمي القمامة التي تجدها أثناء تنظيف مكتبك. يمكنهم أيضا الاعتماد على الكثير من الاضطراب.

   
   

   
   تحديث الفضاء الخاص بك. ألقِ نظرة حول مكتبك وابحث عن كل شيء قديم. يتضمن ذلك تقاويم من السنوات الماضية ، ورسائل البريد التي استجابت لها أو لم ترد عليها ، وحتى الصور القديمة. استبدال هذه الكائنات بالإصدارات المحدثة. رميهم في سلة المهملات أو تخزينها في مكان خاص. يجب أن يكون كل شيء على مكتبك جديدًا وجاهزًا للاستخدام.
   • لديك الحق في التمسك بالأشياء التي لها قيمة عاطفية. إذا كانت لديك صورة قديمة أو هدية أو هدية تذكارية تريد الاحتفاظ بها ، قم بتخزينها في مكان آمن ولا تدعها تتراكم على مكتبك.

جزء 2 إعادة ترتيب المكتب

1. 
   

   
   
   
   تغيير تخطيط مكتبك. الآن حان الوقت لوضع الأشياء الخاصة بك مرة أخرى على المكتب ، ولكن ليس عليك إعادة وضعها في مكانها. فكر في طرق جديدة لإعادة تنظيم مكتبك للاستفادة من المساحة المتاحة لديك. قد تقرر وضع الأشياء في مكانها ، ولكن على الجانب الآخر من المكتب أو يمكنك اختيار موقع جديد لها. قم بتطوير ترتيب يساعدك على الاستمرار في التركيز أثناء عملك.
   • إن إعادة تنظيم الأشياء الخاصة بك على المكتب هي تغيير بسيط يجب أن يكون ، مع ذلك ، الرتابة التي تشعر بها عندما تجلس في العمل وترى دائمًا نفس الأشياء في نفس الأماكن.
   • في الصين ، هناك فن مخصص لتنظيم الأشياء في الحياة اليومية. هذا هو "فنغ شوي" وهذه الآثار النفسية العلاجية أثبتت بشكل جيد.

2. 
   

   
   ملء مع أعمال جديدة. هل تفتقد الورق أو الأقلام أو المواد الغذائية؟ انتقل إلى متجر مستلزمات المكاتب واختر المعدات التي تحتاجها. قم بعمل قائمة حتى لا تنسى أي شيء. ركز على الأشياء التي تستخدمها كثيرًا وتميل إلى النفاد بسرعة. عندما يحين وقت العمل ، سيكون لديك كل ما تحتاجه.
   • حتى إذا كان مكان عملك يوفر لك جميع اللوازم المكتبية التي تحتاجها ، فيجب عليك الاحتفاظ ببعض المنتجات التي تنتمي إليك في متناول اليد (على سبيل المثال ، قد يجعلك نوع القلم المفضل لديك أكثر راحة).

3. 
   

   
   فكر في تنظيم عملك. بمجرد أن تكون لديك فكرة جيدة عن الشكل الذي ترغب في تقديمه لمكتبك ، قم بإعداد عملك هناك لزيادة إنتاجيتك إلى أقصى حد مع التخلص من أي فوضى. على سبيل المثال ، قم بحجز منتصف المكتب لجهاز الكمبيوتر الخاص بك مع الحفاظ على الأشياء والمستندات المهمة في متناول يدك. بالإضافة إلى تسهيل عملك ، سيساعدك ذلك على عدم إضاعة الوقت في البحث عن متعلقاتك لأنه سيتم تخزينها بشكل منطقي.
   • عادة ما يكون الحدس هو أفضل دليل لك لإخبارك بالمكان الذي يجب أن تحزم فيه أغراضك. إذا كنت تبحث عن أشياء معينة في أماكن معينة ، فربما يكون هذا هو أفضل مكان لوضعها بعيدًا.

   
   

   
   إضافة القليل من الاسلوب. هدفك هو الحصول على مكتب نظيف ومنظم ، لكن هذا لا يعني أنه يجب أن يكون مملاً. أضف بعض اللمسات الزخرفية لتعطيه المزيد من الشخصية. يمكن لبعض إطارات الصور أو التمثال الصغير أو فنجان القهوة الممتع إضفاء الحيوية على المساحة وجعلها أكثر دفئًا.
   • إذا كنت تعمل في صندوق أو في مكتب ، يمكنك إحضار بعض الأدوات المنزلية لمحاربة مزاج العمل.
   • قم بتعليق الملصقات والملصقات على الحائط والتي ستحفزك على العمل بجد.

جزء 3 من 3: تعزيز الكفاءة

1. 
   

   
   الحفاظ على الضروريات في متناول يدك. إذا كنت تدرك أنه يجب عليك في كثير من الأحيان التحرك للوصول إلى كائن ، يجب عليك التأكد من أنه لا يزال من السهل الوصول إليها. فكر في التحركات التي تقوم بها غالبًا للوصول إلى شيء على مكتبك وترتيب الأشياء حسب الأهمية. اتباع هذا النهج سيجعل من السهل العثور على عملك واستخدامه.
   • يجب تخزين الأقلام والأقلام والورق والدفاتر وأجهزة الاتصالات والملحقات الرقمية في أماكن مفتوحة أو في مكان يمكنك الوصول إليه بسهولة.
   • افصل بين أقلام الرصاص والأقلام في كوب لإبقائها سوية وجاهزة للاستخدام دون أن تشغل مساحة كبيرة.
   • اترك مشابك الورق ودبابيس التثبيت بالقرب من الطابعة أو حيث تتعامل مع مستنداتك.
   • يمكنك أن تكسب ما يصل إلى ساعة في اليوم عن طريق تقليل الوقت اللازم للعثور على الأشياء الخاصة بك في فوضى مكتبك.

2. 
   

   
   تخزين العناصر التي تستخدمها في كثير من الأحيان في متناول يدك. يمكن تخزين العناصر غير الأساسية التي تستخدمها غالبًا في الأدراج بحيث يمكنك إخراجها عند الحاجة إليها. احتفظ بالأدراج العلوية للأشياء التي تشغل مساحة والأشياء التي تستخدمها كثيرًا ، ولكن لا يلزم أن تظل في أعلى المكتب.
   • على سبيل المثال ، قد تجد أنك تستخدم الكمبيوتر أو الجهاز اللوحي أو الأجهزة الإلكترونية الأخرى أكثر من الأقلام أو الورق لإكمال عملك. في هذه الحالة ، يجب تخزين هذه المواد الثانوية في متناول يدك لتترك مساحة على المكتب للأجهزة الإلكترونية.
   • إذا كان لديك الكثير من العناصر الأصغر ، فيمكنك شراء صواني تخزين لأدراجك. سوف يتكيفون مع المساحة الموجودة في الأخير ولهم مقصورات بأحجام مختلفة للحفاظ على جميع متعلقاتك مرئية ومنظمة بشكل جيد.
   • اجعل نفسك قائمة ذهنية للمكانة ذات الأولوية لكل شيء. إذا كنت تستخدم عنصرًا ما كثيرًا أو كان من المهم أن تبقيه في متناول اليد ، يمكنك تركه على مكتبك. إذا كنت بحاجة إليها فقط من وقت لآخر ، فيمكنك الاحتفاظ بها بأمان في درج. إذا كنت نادراً ما تستخدمه أو لا يلائم المكتب ، فأنت بحاجة إلى العثور على مكان آخر للاحتفاظ به.

   
   

   
   تخزين فوضى لا لزوم لها بعيدا عن المكتب. كل ما تقرر الاحتفاظ به ، والذي لا تستخدمه كثيرًا ، يجب أن يتم تخزينه في مكان آخر حتى لا يتراكم عليك ولا يزعجك.يتضمن ذلك متعلقاتك الشخصية والوجبات الخفيفة والمشروبات والأدوات التي تستخدمها فقط في المناسبات النادرة. يجب تخزين المستندات المكتوبة في مجلدات ترتبها معًا في خزانة صغيرة بينما يجب تخزين الباقي في الدرج السفلي أو خزانة أخرى إذا كنت لا ترغب في استخدامه. تجنب وضع الأشياء على مكتبك قدر الإمكان ، باستثناء ما تحتاج إليه.
   • حاول أن تأخذ عادة تخزين أمتعتك بعد استخدامها. خلاف ذلك ، فإنها تميل إلى التراكم على مكتبك أو ملء الأدراج الخاصة بك بسرعة إذا كنت لا تولي اهتماما.

3. 
   

   
   استخدم سلة بريد للمستندات الخاصة بك. لتسهيل الأمر عليك مع كل ما تبذلونه من الأوراق ، يجب عليك الاستثمار في سلة البريد. هذه سلال ضحلة متعددة المستويات تسمح لك باختيار طابق واحد للمستندات الحديثة وأخرى للمستندات المراد إرجاعها ، وكذلك للبريد الذي لم تتم الإجابة عليه أو التي قمت بإعادتها بالفعل. من خلال تخزين مستنداتك في سلة بريد ومجلدات وخزانة صغيرة ، ستتفادى انهيار مكتبك تحت الأوراق.
   • يمكن أن تساعدك سلة البريد أو سلال متعددة مكدسة فوق بعضها البعض في التخلص من الفوضى التي تم إنشاؤها بواسطة المستندات الموجودة على مكتبك.
   • احجز عربة تسوق للمستندات التي أكملتها أو تحتاج إلى إكمالها ، وحجز عربة أخرى للبريد الذي تحتاج إلى إجابة أو أجبت عليه بالفعل ، إلخ.

4. 
   

   
   الحفاظ على السيطرة على منطقة العمل المشتركة. يتعين على بعض الأشخاص استخدام مكتب مشترك أو صندوق مشترك في العمل أو قد ينتهي مكتبك بالقرب من مكاتب أخرى ، مما يترك لك مساحة عمل محدودة إلى حد ما. لا يزال بإمكانك اتخاذ خطوات للتحكم في هذه المساحة المشتركة.
   • أولاً ، عليك التأكد من أن لديك حدود واضحة على من يملك ماذا. ثم يمكنك البدء في تنظيم القسم الخاص بك عن طريق زيادة التخزين والكفاءة.
   • ضع علامة على أغراضك الشخصية واحتفظ بها بجوار المكان الذي تجلس فيه. حدد المستندات التي تخصك وقم بتخزينها في مجلدات فردية ستضعها بعد ذلك في الأدراج أو في خزانة.
   • حدد مساحة مشتركة لتخزين متعلقاتك التي تشاركها حتى لا يتلاشى الاضطراب ببطء في مساحتك الشخصية.
   • ارتداء حقيبة أو منشفة للمساعدة في تخزين أمتعتهم الخاصة بك. إذا كنت تعمل في مساحة مشتركة ، فقد لا تتمكن من الاحتفاظ بالعديد من اللوازم والملحقات التي تريدها على المكتب وفي الأدراج.
   • احصل على عادة التخزين والتنظيف بانتظام للحفاظ على نظافة مكتبك أو مكان عملك المشترك. كلما زاد تركيز الأشخاص في مكان محصور ، ازدادت كمية النفايات والأوراق والاضطرابات.

• حافظ على الحد الأدنى من العناصر والديكورات الشخصية عند تنظيم مكتبك في العمل. كلما زاد عدد الكائنات الموجودة على سطح المكتب لديك ، زادت المساحة التي ستشعر بها بالفوضى وغير المنظمة.
• تأكد من العثور على كرسي مكتب يوفر دعمًا جيدًا لظهرك. إذا لم تحافظي على وضع جيد ، فقد يؤثر ذلك على صحتك وحالتك المزاجية.
• قم بإعداد نظام تخزين لتعرف دائمًا ما تم الانتهاء منه بالفعل ، وما يحتاج إلى الانتهاء وما يمكنك التخلص منه. تنظيم المشاريع بناءً على أهميتها وتقدمها.
• احتفظ بسلة نفايات ورقية بالقرب من مكتبك للتخلص منها على الفور. إذا قمت بتأجيله ، فسيتراكم.
• ضع الملصقات على الأدراج لتعرف أين توجد الأشياء الخاصة بك حتى لا تضطر إلى البحث في كل مكان كلما احتجت إليها.
• شراء واستخدام صناديق تخزين بسيطة لمساعدتك في إدارة الفوضى. سيكون عليك الاحتفاظ ببعض العناصر في متناول اليد أثناء تخزينها في مكان ما. يمكنك وضعها تحت المكتب أو في الجوار أو حتى في غرفة أخرى.
• إذا كنت ترغب في العبث ، يمكنك محاولة صنع أدوات التخزين الخاصة بك مع مواد فريدة وشخصية.
• إذا لم يكن لديك مساحة كافية على المكتب للحصول على مصباح ، فقم بشراء واحدة بزوج من كماشة تعلقها على الحافة.
• تخلص من كل الانحرافات الممكنة. هذا سيساعدك على البقاء منظمًا عقلياً أيضًا.
• شراء خزانة الملفات ، ثقب لكمة وفواصل لتنظيم المستندات الخاصة بك.
• إذا كان لديك جهاز كمبيوتر على سطح المكتب الخاص بك ، فأنت بحاجة إلى تنظيم ملفاتك. يجب أن تفكر أيضًا في تنظيف الجزء الداخلي من الكمبيوتر والكمبيوتر المحمول.
• محاولة للحفاظ على المفكرة في متناول يدي إذا كنت تريد أن تكتب شيئا.

• تأكد من أنك تتذكر مكان تخزين الأشياء الخاصة بك. إذا كان لديك الكثير من الأدوات أو الأدوات أو المجلدات التي تحتاج إلى تذكرها ، فيمكنك إنشاء قائمة بمكان كل الأشياء في مكتبك لمساعدتك في البقاء منظمًا.
• الفوضى على مكتبك سوف تقلل من إنتاجيتك. انطلق بسهولة وستكون أكثر كفاءة في عملك.