كيفية التعامل مع المستحقات

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 تحديد ممارسات الائتمان
• جزء 2 فاتورة العملاء
• الجزء 3 متابعة حسابات القبض
• الجزء 4 تطبيق أساليب المحاسبة حسابات القبض

إذا كنت تملك مؤسسة ائتمان وتقدم ائتمانات لعملائك ، فمن المهم تحديد إجراءات الذمم التجارية المدينة. ائتمان العميل هو عندما تسمح لعميلك بتلقي خدمة أو الاستيلاء الفوري على منتج في مقابل وعد بدفع لك لاحقًا. بمعنى آخر ، تسمح له بالاستيلاء على منتجاتك قبل أن يدفع لك المال. إذا كنت تقبل بطاقات الائتمان ، فإن الشركة المصدرة تدير المخاطر. في حال اضطر العملاء إلى الدفع بواسطة شيك أو نقد ، يجب عليك التحقق من المدفوعات وإدارة المخاطر. يتمثل التعامل مع الذمم التجارية المدينة في وضع إجراءات للإقراض الائتماني ، وتوليد الفواتير ، والاحتفاظ ببيانات المدفوعات المستحقة والمستلمة والقيام بالمهام المحاسبية.

مراحل

جزء 1 تحديد ممارسات الائتمان

1. 
   

   
   تطوير إجراء طلب الائتمان. حدد ما إذا كنت تريد منح الائتمان للأفراد أم للشركات فقط. اطلب من جميع عملائك إكمال الطلب من أجل تقييم جدارةهم الائتمانية. تحقق من حسابات جميع المتقدمين الائتمان.
   • يجب أن يقدم الأفراد اسمهم ومعلومات الاتصال بهم ومعلومات التوظيف ورقم الضمان الاجتماعي.
   • يجب على الشركات تقديم اسمها التجاري ، ومعلومات الاتصال لقسم المحاسبة ، والسجل الائتماني من الشركات الأخرى وأسماء مديريها.

2. 
   

   
   تحديد الشروط العامة للبيع. قم بتطوير مستند يوضح احتياجاتك والتزامات العميل. حدد أيضًا تاريخ استحقاق الدفعات. على سبيل المثال ، يمكنك الإشارة إلى أنه يجب إجراء الدفعات في غضون 30 يومًا من الشراء. حدد مقدار الفائدة المستحقة الدفع المتأخر. أشر إلى أن العميل سيتعين عليه دفع رسوم الشيكات المرتجعة أو تحصيل الديون.
   • يجب أن يكون مقدمو الطلبات الائتمانية قادرين على توقيع النموذج للتأكد من أنهم قد قرأوا وفهموا الشروط.

3. 
   

   
   
   
   احترم قوانين الائتمان الاستهلاكي. ائتمان المستهلك هو عقد يتيح بموجبه للمقرض للمقترض (سواء الأفراد أو الشركات المالية) مبلغًا مستردًا من المال لتمويل شراء السلع والخدمات. في فرنسا ، أصلح قانون لاغارد ائتمان المستهلك من أجل حماية المستهلكين. هذا القانون يفرض أيضا التزامات جديدة على المقرضين. فيما يلي بعض الأحكام التي ينص عليها هذا القانون.
   • يجب على المقرضين ألا يعلنوا بأي حال من الأحوال أن الائتمان يحسن وضع العميل.
   • المقرض حر في اختيار التأمين الذي يناسبه.
   • يتعين على المؤسسات الائتمانية التحقق من الجدارة الائتمانية للمقترض وضمان عدم تسجيل المقترض في ملف FICP.
   • لمعرفة المزيد حول القوانين التي تحكم الائتمان الاستهلاكي ، راجع هذه المقالة.

جزء 2 فاتورة العملاء

1. 
   

   
   فهم ما هو مشروع القانون. الفاتورة هي مستند يحصل عليه المشتري من البائع في وقت البيع. وهي تفصل المنتجات والخدمات التي تم بيعها وتكلفتها والتاريخ المتوقع للدفع. تختلف الفاتورة عن الإيصال. يتم إصدار إيصال الشراء فقط إذا كان العميل يدفع بالكامل في وقت الشراء. إذا دفع في وقت لاحق أو بطريقة متداخلة ، يجب عليك إصدار فاتورة له.
   • تختلف الفاتورة عن البيان. يتم إرسال بيان إلى العميل مع فواتير حالية واحدة أو أكثر ويحدد المبلغ الإجمالي المستحق. دورها الرئيسي هو تبسيط عملية الفوترة.

2. 
   

   
   
   
   اختر طريقة الفوترة هناك خياران متاحان لك: يمكنك إما إصدار الفواتير بنفسك أو استئجار شركة للقيام بذلك. إذا كنت بدأت للتو ، فقم بذلك بنفسك. سوف تكون قادرًا على تعميق معرفتك بشأن الموارد المالية لشركتك. في وقت لاحق ، يمكنك إعطاء هذه المهمة لشخص آخر.

3. 
   

   
   تضمين جميع المعلومات ذات الصلة على الفاتورة. اكتب بوضوح فاتورة الكلمة. قم بتضمين معلومات لتحديد العميل والمنتجات أو الخدمات التي تم توفيرها. لا تنسَ أن تذكر اسمك بوضوح واسم وحدة عملك والعنوان الذي ينبغي للعملاء إرسال المدفوعات إليه.
   • قم بتعيين رقم فريد لكل فاتورة.
   • تشير بوضوح إلى التاريخ.
   • حدد اسم وعنوان العميل ، وكذلك اسم وعنوان شركتك.
   • حدد بوضوح المنتجات أو الخدمات المشتراة ، وكذلك تاريخ الشراء.
   • حدد المبلغ المستحق وتاريخ استحقاق الدفع.

4. 
   

   
   اختيار إصدار الفواتير الإلكترونية أو الورقية. يمكنك إرسال الفواتير الورقية عن طريق البريد أو الفواتير الإلكترونية عن طريق البريد الإلكتروني أو كليهما. يجب على العملاء الإشارة إلى كيفية رغبتهم في استلام الفواتير. الفواتير الإلكترونية أكثر ملاءمة وأقل تكلفة من الفواتير الورقية. ومع ذلك ، لا يحب بعض العملاء الإفصاح عن المعلومات المالية عبر الإنترنت. بالإضافة إلى ذلك ، إذا غير العميل عنوان البريد الإلكتروني ، فقد تواجه مشكلة في الاتصال به.

5. 
   

   
   حاول إرفاق مظروف الرد على الفاتورة. سيتمكن العملاء من إرسال دفعاتهم بسهولة أكبر. أدخل عنوانك مباشرة على الظرف. إذا كنت ترغب في ذلك ، خذ مظروف النافذة ، اطبع عنوانك على الفاتورة واطلب من العميل التأكد من ظهور عنوانك في النافذة. إذا كان العميل يدفع عادة عبر الإنترنت أو شخصياً ، فقم بتدوين ذلك. إذا كان العميل لا يرغب في تلقي مظروف استجابة ، فاحفظ هذه النفقات.
   • لتسهيل عملية الدفع ، قم بإعداد نظام إيداع مباشر لخصم الحسابات المدينة المستحقة الدفع تلقائيًا. بشكل عام ، من السهل إنشاء مثل هذا النظام من خلال البنوك الخاصة بك.

الجزء 3 متابعة حسابات القبض

1. 
   

   
   اختيار نظام إدارة الديون. قد تفضل أنظمة الإدخال اليدوي للبيانات دون اتصال باستخدام Excel. ومع ذلك ، إذا كانت شركتك تنمو ، فيمكنك أتمتة عملية الإدارة باستخدام برنامج إدارة الديون مثل QuickBooks. يمكنك أيضًا استخدام أدوات الإدارة المالية المستندة إلى الويب مثل Mint أو FreshBooks.

2. 
   

   
   استخدام نظام تقارير الائتمان اليدوي. سيكون لديك الفرصة لإعداد جدول بيانات في Excel. إنشاء أعمدة للتاريخ واسم العميل والمبلغ المستحق ورقم الفاتورة وتاريخ الدفع. أدخل المعلومات في المخطط لإرسال فواتيرك واستلام المدفوعات.
   • ستحتاج إلى إنشاء قالب فاتورة واستخدامه لإصدار جميع الفواتير الخاصة بك.
   • الاحتفاظ بملف المستحقات ومجلد الفواتير المدفوعة.
   • يتم الاحتفاظ الفواتير غير المسددة في ملف الذمم المدينة.
   • بمجرد دفع الفواتير ، احذفها مباشرة من ملف الذمم المدينة وضعها في مجلد الفواتير المدفوعة.

3. 
   

   
   تتبع المستحقات باستخدام البرنامج. إذا كنت تستخدم برنامج محاسبة مع خيار المدينين ، فيمكنك استخدامه لتتبع الفواتير والمدفوعات المستحقة بسهولة. يمكنك تحرير معلومات العملاء والمبيعات مباشرة في النظام. سيتيح لك ذلك إنشاء فواتير ورقية وإلكترونية تلقائيًا. إذا كان النظام يستخدم الإنترنت ، يمكنك إرسال الفواتير مباشرة إلى العملاء عن طريق البريد الإلكتروني. لديك الخيار لتشغيل تقرير يخبرك بالفواتير التي لا تزال معلقة ، لذلك لا يتعين عليك الاحتفاظ بملفات ورقية منفصلة للفواتير المدفوعة وغير المدفوعة.
   • باستخدام برنامج محاسبة ، يمكنك أيضًا تصنيف الفواتير حسب الترتيب الزمني. تتكون هذه العملية من فصل الفواتير غير المدفوعة بعدد أيام التأخر في السداد ، مما يسمح لك بتطبيق سياسة تحصيل تنص على تدابير معينة عندما تكون المدفوعات متأخرة 30 أو 60 أو 90 يومًا.

4. 
   

   
   إصدار كشوف حساب شهرية للعملاء. بيان الحساب مختلف عن الفاتورة. يتم إصدارها مرة واحدة في الشهر وتفاصيل جميع المبالغ التي تبقى مستحقة على الفواتير القديمة. بيان الحساب يشير أيضا إلى المدفوعات المستلمة. أخيرًا ، تشير هذه الوثيقة إلى أي رصيد تم ترحيله لم يتم سداده. في حالة الحسابات غير المدفوعة ، يجب أن يكون هناك نظام لتحديد وتتبع واسترداد الحسابات المعلقة.

الجزء 4 تطبيق أساليب المحاسبة حسابات القبض

1. 
   

   
   استخدم برنامج المحاسبة لأتمتة العملية. لن يسمح لك برنامج المحاسبة بإصدار الفواتير فحسب ، بل يتيح لك إعداد بياناتك المالية الشهرية تلقائيًا. ميزة هذه الأتمتة هي أنه يوفر عليك الكثير من الوقت ويجعل عملك أسهل ، بدلاً من الاضطرار إلى إدخال المعلومات نفسها يدويًا أكثر من مرة. فائدة أخرى لهذا النظام هي أن لديك أخطاء أقل عند كتابة كميات مختلفة أو معلومات حول تقارير مختلفة.

2. 
   

   
   تقديم بيان ببيع الخدمات على الائتمان. أولاً ، قم بحساب حساب المبيعات بالمبلغ المستحق للخدمة. ثم ، المدينة المدينين لنفس المبلغ. عندما يدفع العميل ، الخصم من الحساب الجاري للمبلغ المدفوع. ثم ، لحساب الائتمان العملاء لنفس المبلغ.
   • لنفترض أنك أرسلت فاتورة بقيمة 5000 دولار إلى أحد العملاء لتقديم خدمة.
   • اجتياز إدخال المدين من 5000 يورو على الذمم المدينة. في الميزانية العمومية ، تزيد الذمم المدينة التي تظهر في الأصل.
   • أنفق رسالة على الائتمان بقيمة 5000 يورو على المبيعات. زيادة المبيعات في البيانات المالية.

3. 
   

   
   تقديم بيان ببيع البضائع عن طريق الائتمان. أولاً ، ضع إدخالات دفتر اليومية في دفتر اليومية لتسجيل المبيعات والذمم المدينة ذات الصلة. تمامًا كما فعلت بالنسبة للخدمة ، يجب عليك ائتمان المبيعات والذمم التجارية المدينة. ثم فكر في تقليل المخزون المباع للعميل كتكلفة وحفظه.
   • لنفترض أنك أجريت معاملة تجارية بقيمة 10،000 دولار قمت خلالها ببيع سلع بقيمة 7000 دولار للعميل.
   • اجتياز إدخال اعتماد بقيمة 10،000 يورو على المبيعات وإدخال خصم بقيمة 10،000 يورو على الذمم المدينة.
   • بعد ذلك ، اكتب خصم بقيمة 7000 يورو على تكلفة البضائع المباعة. هذا في شكل حساب في البيانات المالية. ثم اكتب إدخال ائتمان بقيمة 7000 دولار لحساب المخزون. نقص المخزون بنسبة 7000 يورو في الميزانية العمومية.

4. 
   

   
   نشر الديون المعدومة. تتمثل أفضل طريقة للتعرف على الديون المعدومة في تقدير عدد الفواتير غير المدفوعة التي تتراكم كل شهر في إدخالات دفتر اليومية. باستخدام هذه التقنية ، يمكن تسجيل نفقات الديون المعدومة في نفس الشهر الذي تم فيه إصدار الفواتير.يتوافق مع مبدأ المصالحة ، حيث يجب الاعتراف بجميع النفقات في نفس الشهر مثل الإيرادات التي تم توليدها.
   • إذا لم تقم بتجميع الديون المعدومة وتوقع ببساطة حساب الديون المعدومة عندما لا يدفع العميل ، فهذا ينتهك مبدأ التسوية.
   • على سبيل المثال ، إذا قدرت أن فاتورة قدرها 40،000 يورو لن يتم دفعها في غضون شهر واحد ، تابع تسجيل حساب بقيمة 40،000 يورو على حساب الديون المعدومة. يظهر هذا كبند نفقة في بيانك المالي.
   • بالإضافة إلى ذلك ، ضع قيد محاسبة لرصيد بنفس المبلغ في حساب المخصص للحسابات المشكوك في تحصيلها في الميزانية العمومية.
   • عند تحديد الفواتير التي لا تزال غير مدفوعة ، ستحتاج فقط إلى سحب الأموال من حسابات الديون المعدومة وحسابات القبض المدينة.

5. 
   

   
   خصومات آخر للدفع المبكر. إذا قدمت خصمًا على دفعة مقدمة ، فسيدفع العميل أقل من المبلغ الإجمالي على الفاتورة. ثم احفظ السبريد كخفض للأرباح في حساب خصم المبيعات. سيتيح لك ذلك التحقق من التناقضات في بيان الدخل.
   • لنفترض أنك أرسلت فاتورة بقيمة 1000 دولار إلى عميل ما ، ومنحه خصمًا بقيمة 10٪ ، أو 100 يورو ، للدفع قبل 10 أيام. ومع ذلك ، فإن هذا العميل يدفع فقط 900 €.
   • اجتياز إدخال بقيمة 1000 يورو على المستحقات.
   • خصم 900 يورو على المبيعات و 100 يورو على حساب المبيعات.

6. 
   

   
   إعداد بيان تاريخي بالمدينين التجاريين. سيعطيك هذا التقرير تفاصيل عن جميع الفواتير المستحقة. وهي منظمة لإظهار كيف الفواتير القديمة. على سبيل المثال ، قد يكون هناك أعمدة للفواتير الحالية ، تلك التي تتأخر السداد من 0 إلى 15 يومًا ، من 16 إلى 30 يومًا ، ومن 31 إلى 45 يومًا وأكثر من 45 يومًا. يمكنك استخدامه لتقدير الديون المعدومة. يمكنك أيضًا استخدام هذا التقرير لتحديد الفواتير التي تتطلب إجراء متابعة.