كيف تستعد لاجتماع

المحتوى

• مراحل

التحضير مهم جدًا لنجاح الاجتماع. تعد الاجتماعات أيضًا جزءًا مهمًا من العديد من المهن ، لذا فهي ليست شركة صغيرة!

مراحل

1. اسأل نفسك إذا كان ضروريًا أم لا. إذا قمت بجدولة اجتماع فقط لنقل المعلومات ، فلا تضيع وقت الآخرين. ارسل لهم مذكرة.
2. إعداد الرأي. يجب أن يتضمن تاريخ ووقت وجدول الأعمال وموقع الاجتماع. قم بتوزيع هذا الإشعار على المشاركين وقتًا كافيًا.
3. إرفاق الملاحظات من الاجتماع السابق ، إذا كان هناك واحد. هذا سيتيح للمشاركين الفرصة لتحديد النقاط التي لا يفهمونها أو أولئك الذين لا يتفقون معهم.
4. ضع العناصر الأساسية في مكانها. قم بترتيب الكراسي والطاولات قبل بدء الاجتماع. الحصول على الورق والأقلام للجميع. ضع قنينة ماء في منتصف الطاولة ونظارة على طول الطاولة.
5. أعلن افتتاح الجلسة. هذا يعني أن الشخص الذي يترأس الاجتماع يطلب الصمت حتى يتسنى بدء الاجتماع. تحديد الأهداف الفصلية للفريق.أجندة اليوم هي قائمة بالموضوعات التي ستعالجها ، في وقت محدد مسبقًا ، لتحقيق هذا الهدف. على سبيل المثال: 1) مراجعة الموقف من أهداف الربع السابق (15 دقيقة) ، 2) جدول تور دي لاقتراحات الهدف (20 دقيقة) ، 3) اختيار 5 أهداف (10 دقائق).
6. اجتياز كتاب الحضور. يمكنك أيضًا استخدام قطعة من الورق في بداية الاجتماع وجعل جميع الحاضرين يصفون اسمهم وتوقيعهم. سيتم تضمين هذه الأسماء في التقرير.
7. فكر في التقرير. اطلب من السكرتير المسؤول عن المحضر أن يصف النقاط الرئيسية للاجتماع وأن يكتبها لاحقًا.
8. اسأل ، في نهاية الجلسة الرسمية ، إذا كان لدى أي شخص أي أسئلة. هذا هو المعروف باسم قضايا متنوعة. تحديد موعد للاجتماع المقبل وإكمال هذا رسميا.

• يحدد جدول الأعمال اجتماعًا ويمنعنا من التحدث لفترة طويلة حول موضوع معين.
• من الشائع إنشاء رئيس في الاجتماع العام السنوي. يترأس الرئيس الاجتماع ، ويضمن اتباع جدول الأعمال وأن يتحدث شخص واحد فقط في وقت واحد.
• إذا لم يتم تعيين رئيس ، اسأل عما إذا كان أي شخص آخر يرغب في شغل هذا الدور للاجتماع.
• ينطبق نفس المبدأ على السكرتير المسؤول عن التقرير.
• من المهم أن يكون لديك حساب دقيق لتجنب المزيد من الخلافات.
• تتعلق هذه التعليمات باجتماع رسمي.
• حتى في سياق اجتماع غير رسمي ، أرسل أولاً إشعارًا يشير إلى أن وقت وتاريخ الاجتماع فكرة جيدة. في العمل ، قد يكون طلب المشاركين حضور اجتماع غير رسمي كافياً.

• يجب أن يكون لدى الرئيس شخصية قوية لضمان حسن سير الاجتماع.