كيفية الرد على الهاتف أثناء العمل

المحتوى

• مراحل
• الجزء 1 التقط الهاتف
• جزء 2 تحدث على الهاتف

إن إبراز صورة احترافية في العمل أمر مهم لأي نجاح مهني. بغض النظر عن موقعهم في الشركة ، فإن الرد على الهاتف مهمة لجميع الموظفين تقريبًا. سوف يسمح لك الرد الجيد بوضع نغمة إيجابية على المكالمة الهاتفية ، ومساعدة المراسل على الشعور بالراحة وتتيح لك الرد بسهولة على مختلف أسئلته.

مراحل

الجزء 1 التقط الهاتف

1. 
   

   
   أجب بسرعة. ليس مهذباً إبقاء الناس مشغولين عندما تكون في عمل أو في بيئة مهنية. التقط سماعة الهاتف وقم بالرد على المكالمة قبل الحلقة الثالثة.

2. 
   

   
   ضع السماعة على أذنك. من المهم الرد على الهاتف بسرعة ، ولكن يجب أن تظل صبورًا بما يكفي لوضع الميكروفون بالقرب من فمك بالفعل. لا تبدأ التحدث حتى تكون متأكدًا تمامًا من أن سماعة الهاتف عالقة لك ولأذنك ، حتى لا يفقد الطرف الآخر أي معلومات.

3. 
   

   
   تنفس بعمق قبل الإجابة. ابدأ بالتنفس بعمق قبل تقديم نفسك بمجرد اقتراب الهاتف من فمك. سيسمح لك ذلك بالحفاظ على الهدوء وإتقان نفسك ، مما يتيح لك جمع عقولك والتحدث بهدوء.

4. 
   

   
   
   
   عرف عن نفسك وعملك. سوف تحتاج إلى التأكد من أن مراسلك قد دعا المكان المناسب والشخص المناسب ، لذلك من المهم بالنسبة لك أن تخبرهم من أنت وما هو عملك. تأكد من تحديد اسم الشركة أولاً. قد تفكر في إنشاء منزلك حتى لا تضطر إلى التفكير فيما تقوله عندما يرن الهاتف ويغيره قليلاً حسب الظروف.
   • إذا كنت تعمل موظف استقبال أو مشغل لوحة مفاتيح ، فمن المهم أن تتقن تشغيل الشركة جيدًا ، لأنك الشخص الذي سيتعين عليه مساعدة المتصل للحصول على جميع المعلومات التي يحتاجها. يمكنك ببساطة القول ، "مرحبا ، هنا شركات ويكي هاو، يوسف إلى الجهاز. بماذا استطيع مساعدتك ؟ وبالتالي ، سيعرف المراسل من هو الذي يتحدث إليه وما هي هوية شركتك التي ستتيح له الفرصة لمواصلة المحادثة. إذا كنت تعمل كسكرتير خاص ، فحدد الشخص الذي تعمل من أجله (على سبيل المثال ، "مكتب السيد سميث ، جوزيف على الجهاز") ، لأنه من المحتمل أن يكون هذا هو بالضبط ما يبحث عنه مراسلك بالفعل. انضمام.
   • إذا كنت جزءًا من خدمة ما ، فأخبر الشخص بما تفعله حتى يعرف أنواع الأسئلة التي يجب طرحها. عرف نفسك بالقول "مرحبا ، هذا هو حساب جيسيكا". اسمح للمستأنف بمعرفة ما إذا كان قد اتصل بالمكتب أو بالشخص الذي يريده وما إذا كان يجب عليه التحدث إلى شخص آخر.

5. 
   

   
   
   
   احتفظ بدفتر وقلم بالقرب من الهاتف. سيسمح لك ذلك بتدوين الملاحظات بسرعة في حالة رغبة الشخص في تركك أو إعطائك معلومات أخرى. تجنّب مراسلتك انتظر الوقت الكافي للبحث عن شيء يكتب.

جزء 2 تحدث على الهاتف

1. 
   

   
   ابتسم أثناء التحدث. حتى لو لم تكن في حالة مزاجية جيدة ، فإن مجرد الابتسام والتظاهر بأنك بذلك يمكن أن يجعل مراسلك يظن أنك لطيف. يمكن أن يساعدك أيضًا على تحسين حالتك المزاجية.

2. 
   

   
   التحدث بوضوح ومهنيا. نظرًا لأنك في بيئة احترافية ، من المهم أن تفهم أنت ومراسلك بعضهما البعض بوضوح ودقة. تحدث بهدوء ونطق كلماتك حتى تكون متأكدًا من أنها سارت بشكل جيد وفهمتها.
   • تجنب استخدام تعبيرات عامية مألوفة مثل "نعم" أو "أكيد" أو "ناه". تحدث إليه بدلاً من ذلك باستخدام كلمات وعبارات واضحة مثل "نعم" و "لا". مهما كانت المعلومات التي تتبادلها مع مراسلك أثناء الحوار ، تجنب أي خلط بينكما. لا تنسى أن تقول العبارات المهذبة المعتادة مثل "شكرا" و "لا شيء" ، إن وجدت.
   • إذا كنت ترغب في التواصل مع الشخص معلومات محددة مثل الحروف أو أرقام الهواتف (مثل الاسم أو رقم الهاتف) ، فقد يكون من المفيد أن يكون لديك معرفة جيدة بالأبجدية الصوتية. وبهذه الطريقة ، يمكنك تجنب الخلط بين الحروف التي يتم نطقها بنفس الطريقة تقريبًا مثل "M" و "N" ، مع تطبيق نصائح مفيدة مثل "M like eat".

3. 
   

   
   التحدث باحتراف مع المراسل. استخدم اسم الشخص ("السيد سميث") وليس اسمه الأول ، خاصة إذا كنت لا تعرف المراسل شخصيًا. لا تنسى اسمه وعنيته باستخدامه أثناء المحادثة.
   • قد ترغب في كتابة اسم الشخص بمجرد إخبارك حتى تتذكره. هذا يمكن أن يكون مفيدا للغاية.

4. 
   

   
   نقل المكالمة إذا لزم الأمر. إذا اتصل بك شخص ما للعمل ، فمن المحتمل تمامًا أنه يحاول حل مشكلة معينة أو لديك أسئلة لإرسالها إلى شخص معين. إذا كنت لا تعرف حقًا كيفية الإجابة عن سؤال أو مخاوف ، فلا تحاول الإجابة عليه. بدلاً من ذلك ، اقترح أن تنقل مكالمتك إلى شخص يكون قادرًا على الرد ومساعدتك بشكل أفضل. سيُظهر له أيضًا أنك تهتم بمشكلته وترغب في مساعدته في حلها.
   • غالبية هواتف سطح المكتب هذه الأيام لديها ميزة نقل المكالمات. تعرف على ما إذا كانت هذه الميزة متوفرة في مكتبك وكيف تعمل. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاخذ رقم الشخص الذي سيتصل به مراسلك ويمرره.
   • تذكر أن تكون مهذبا قدر الإمكان من خلال القيام بذلك وعرض نقل المكالمة. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول: "أخشى أنني لا أستطيع الإجابة على سؤالك. هل تريد مني نقل مكالمتك إلى جاك ، من يمكنه مساعدتك بشكل أفضل؟ "
   • إذا لم يكن أي شخص آخر متاحًا ، فاقترح أن تأخذ واحدة. لا تنسى أن تحيل هذا في وقت لاحق.

5. 
   

   
   إنهاء المكالمة باحتراف. يمكنك أن تخبره بوضوح وبأدب أن المحادثة قد انتهت وأنه يمكنه إنهاء المكالمة بمجرد قول "شكرًا" أو "وداعًا". يجب ألا يكون هناك أي تشويش حول ما إذا كان يجب أن تستمر المحادثة أم لا.
   • دع المراسل الخاص بك شنق. لديه اتصال ، لذلك عليك السماح له بالحصول على ما يريد عندما اتصل في المقام الأول وأغلق المحادثة. إذا قمت بشنق على الرغم من أنه غير مستعد لإنهاء المحادثة ، فقد يبدو ذلك وقحًا أو يمكنك ترك المعلومات الحيوية تفلت منك.