كيفية الرد على رسالة بريد إلكتروني تتطلب تأكيد الحضور

المحتوى

• مراحل
• الجزء 1: حدد كيف ومتى ترد
• جزء 2 من 2: إعداد إجابة
• جزء 3 من 3: إدارة رسائل البريد الإلكتروني التلقائية وحل المشكلات

مع تزايد شعبية البريد الإلكتروني كبديل للخدمات البريدية التقليدية ، تحظى دعوات المناسبات الاجتماعية عبر البريد الإلكتروني بشعبية لا تصدق في اجتماعات الأعياد وأعياد الميلاد وحفلات الزفاف وأكثر من ذلك. اليوم ، يشعر منظمو الحدث بالرضا عن رسائل البريد الإلكتروني التي تطلب تأكيد الحضور (والمعروف باسم RSVP ، والتي تعني "الرجاء الرد") من قبل. ومع ذلك ، نظرًا لأن رسائل البريد الإلكتروني التي تطلب إجابات جديدة جدًا ، فإن الكثير من الناس لا يعرفون كيفية الاستجابة بشكل مناسب. نأمل أن تتمكن من الرد على هذا بشكل أفضل إذا كنت تعرف الوقت وكيفية القيام بذلك ، وقم بإعداد إجابتك وتحقق من استلام الدعوة.

مراحل

الجزء 1: حدد كيف ومتى ترد

1. 
   
   

   
   معرفة ما إذا كنت سوف تذهب حقا لهذا الحدث. سيكون القرار أو الخطوة الأولى هي تحديد ما إذا كنت ستذهب بالفعل إلى الحدث أم لا. يجب أن تفكر في إمكانية حضور الحدث بمجرد تلقي دعوة البريد الإلكتروني RSVP.
   • ضع في اعتبارك أين سيحدث الحدث وإذا كان عليك السفر. على سبيل المثال ، إذا قام شخص ما بدعوتك لحضور حفل زفاف خارج المدينة ، فقد تحتاج إلى شراء تذكرة طائرة للوصول إلى هناك ، والتي قد تكون مكلفة.
   • تأكد من البرنامج للتأكد من عدم وجود أحداث أخرى في نفس اليوم وفي نفس الوقت.
   • تحدث إلى زوجتك وأفراد عائلتك الآخرين للتأكد من توفرها. قد ينخفض ​​البعض والبعض الآخر قد يقبل.

2. 
   
   

   
   تحديد نوع الدعوة. الظروف المختلفة تتطلب الفروق الدقيقة ومستويات شكلي مختلفة. لذلك ، يجب أن تفكر في نوع الحدث قبل الرد على الدعوة. سيسمح لك ذلك بالتأكد من عدم ارتكاب خطأ اجتماعي.
   • تعرف على ما إذا كان حدثًا اجتماعيًا غير رسمي مثل دعوة إلى حفلة شواء يقوم بها أحد الجيران دون سبب ويرسل إليك دعوة عبر البريد الإلكتروني. لديك خيار الرد بشكل غير رسمي على هذه الأنواع من الدعوات وقد يكون لديك وقت أقل لإرسال الإجابة.
   • إذا كان هذا حدثًا اجتماعيًا رسميًا مثل الدعوات لحفلات الزفاف وحفلات أعياد الميلاد والتواصل أو التأكيدات ، فإنها تتطلب إجابة بنبرة رسمية ، تمامًا مثل تلقي الدعوة.

3. 
   
   

   
   
   
   الرد في اللحظة المناسبة. بعد اتخاذ قرار والتفكير في الدعوة ، يجب أن ترد في الوقت المناسب. أخيرًا ، يعد هذا أحد أهم الجوانب عند الرد على بريد إلكتروني لـ RSVP لأنه يجب عليك إعطاء الشخص تأكيدًا ضروريًا لمشاركتك أو لا في الحدث.
   • اقرأ الدعوة لمعرفة ما إذا كان مطلوب تاريخ للرد على رسالة البريد الإلكتروني RSVP. هذا التاريخ ليس اقتراحا. تأكد من الرد في الوقت المحدد.
   • الرد في أقرب وقت ممكن. على الرغم من أن الشخص الذي دعاك يمكن أن يمنح شهرًا أو شهرين للإجابة ، فإن هذا لا يعني أنه يجب عليك قضاء هذه الفترة بأكملها. على العكس من ذلك ، يجب عليك الرد بمجرد اتخاذ قرار محدد بشأن ما إذا كنت ستذهب أم لا.

جزء 2 من 2: إعداد إجابة

1. 
   
   

   
   ملء حقل الموضوع. بعد تحديد متى وكيف سترد عليه ، يجب عليك إعداد مسودة تقريبية للإجابة التي ستقدمها. للقيام بذلك ، ابدأ الكتابة في حقل الكائن. يجب أن يشمل ذلك قبول أو رفض الدعوة وعكس نغمة الحدث.
   • للأحداث الرسمية ، يجب عليك استخدام نغمة رسمية. على سبيل المثال ، اكتب لن تتمكن آن وروجر من حضور المأدبة يوم 11 مايو.
   • لظروف غير رسمية مثل الشواء في أحد الجيران ، يمكنك الكتابة غير قادر على حضور الشواء في 11th.

2. 
   
   

   
   
   
   اكتب الرسالة من المهم أن تستجيب بشكل مناسب لأنه يعكس لهجة ردك. بالإضافة إلى ذلك ، إذا استخدمت تحية مناسبة ، فستقدم للشخص الذي دعاك فكرة عن كيفية رؤيتك لها.
   • اختيار تحية قد تشمل صديقي العزيز, À أو عزيز.
   • يتطلب الحدث غير الرسمي استجابة بسيطة للشخص الذي أرسل لك رسالة البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك الكتابة عزيزي مارتين وجان.

3. 
   
   

   
   اكتب محتوى. ربما يكون الجزء الأساسي من الرسالة الإلكترونية هو الجزء الأكثر أهمية في رسالة البريد الإلكتروني RSVP. هذا يعكس لهجة الدعوة ويستجيب لها مباشرة. بعض الأمثلة على قبول أو رفض دعوة تنطوي على هذه.
   • يضمن الحدث غير الرسمي استجابة غير رسمية من هذا النوع توماس ، نحن نقدر حقًا دعوة الشواء ، لكننا سنبقى خارج المدينة في ذلك اليوم.
   • حدث رسمي يستحق لهجة مماثلة. على سبيل المثال ، يمكنك الكتابة تقبل عائلة دوبون دعوتك لحضور حفل زفاف خوسيه وبيليندا في 5 نوفمبر 2019. مثال آخر هو ما يلي يقبل جان وسارة أبلبي دعوتكم لحضور حفل عيد ميلاد مارتا رودريغيز الخامس عشر.
   • قد يكون الرفض الرسمي للدعوة كما يلي لن تتمكن عائلة باركر من حضور حفل زفاف خوسيه وبيليندا في 5 نوفمبر 2019.

4. 
   
   

   
   توقيع وكتابة اسمك. بعد كتابة ، يجب عليك توقيع البريد الإلكتروني RSVP. هذا أكثر من مجرد إجراء شكلي ، لأن التوقيع يُظهر نوع العلاقة التي تربطك بالشخص الذي دعاك. إنها أيضًا علامة على ما تشعر به حيال ذلك الشخص.
   • اختيار تحية رسمية. على سبيل المثال ، يمكنك الكتابة بشكل ودي, خالص أمنياتي, أرجو أن تتقبلوا ، سيدي أو سيدتي ، أطيب تحياتيأو أرجو أن تتقبلوا يا سيدي أو سيدتي التعبير عن مشاعري المميزة.
   • اختيار صيغة غير رسمية مثل بصدق جدا, تحيات, ارتداء جيدا أو بإخلاص.
   • اختر نهاية مناسبة إذا قبلت الدعوة أو رفضتها. على سبيل المثال ، اكتب مع الكثير من الأسف أو شكرا.
   • التوقيع مع اسمك بعد الصيغة النهائية. لمزيد من الأحداث غير الرسمية ، لا تتردد في التوقيع باسمك الأول واسم الأشخاص الآخرين الذين تمت دعوتهم أيضًا. لمزيد من المناسبات الرسمية ، قم بتسجيل الدخول باستخدام الاسم الأول لجميع الضيوف واسم العائلة بعد آخر شخص. في بعض الحالات ، مثل تلك التي تربطك بها علاقة ألفة وثيقة مع الشخص الذي دعاك ، لديك فرصة للكتابة عائلة سانشيز.

جزء 3 من 3: إدارة رسائل البريد الإلكتروني التلقائية وحل المشكلات

1. 
   
   

   
   اضغط على رفض أو استعرض. قم بذلك إذا كان البريد الإلكتروني يحتوي على زر آلي. يعتمد معظم منظمي الأحداث الرسميين أكثر وأكثر على خدمات RSVP التلقائية لإرسال رسائل البريد الإلكتروني. إذا استخدم شخص ما خدمة مماثلة لإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى RSVP ، فمن المحتمل أن يتم إنشاؤها بواسطة جهة خارجية. بالإضافة إلى ذلك ، من المحتمل أن يتضمن البريد الإلكتروني خيارات مع أزرار تتيح لك النقر فوق استعرض أو النفايات الدعوة.
   • لا يلزمك الرد على الشخص عبر البريد الإلكتروني إذا تلقيت أحد هذه الرسائل.
   • بمجرد قبول أو رفض الدعوة ، سيتم إرسال الرد إلى الطرف الثالث الذي يدير البريد وسيقدمه إلى الشخص الذي ينظم الحدث.
   • غالبًا ما تستخدم خدمات البريد الإلكتروني RSVP التلقائية للظروف شبه الرسمية مثل حفلات أعياد الميلاد والاجتماعات الوطنية وغيرها من الأحداث المماثلة.

2. 
   
   

   
   انقر فوق خيار الإقرار. إذا كنت مهتمًا بتلقي ردك ، فيمكنك التفكير في النقر فوق الزر إقرار بالاستلام على صفحة البريد الإلكتروني. من خلال النقر فوقه ، ستنشئ خدمة البريد الإلكتروني تأكيد إرسال عندما يتلقى الشخص الذي ترد عليه أو يفتح بريدك الإلكتروني. بهذه الطريقة ، ستعرف أنها قد استلمت طلبك.
   • يمكن العثور على تأكيد الشحن في مواقع مختلفة اعتمادًا على الخدمة التي تستخدمها.
   • قد لا يكون هذا الخيار متاحًا في بعض الخدمات.

3. 
   
   

   
   إرسال بريد إلكتروني للمتابعة إذا قمت بتغيير البرامج. في حالات نادرة ، قد تحتاج إلى تعديل ردك. إذا قبلت الدعوة وأدركت أنك لن تتمكن من الحضور أو إذا كنت قد رفضت وفجأة ، فأمامك الفرصة للذهاب ، يجب عليك الاتصال بالشخص الذي دعاك إلى أبلغ عن هذا.
   • إذا قمت بالنقر فوق الزر "قبول تلقائي" عن غير قصد في رسالة بريد إلكتروني إلى RSVP ، فيجب عليك إرسالها مباشرة إلى الشخص لتصحيح الخطأ الخاص بك.
   • إذا كان عليك رفض دعوة قبلتها أصلاً ، فأبلغ المستلم. يمكنك على سبيل المثال إرسال رسالة بريد إلكتروني إليه عن طريق وضع ككائن تغيير الاجابة وكتابة شيء من هذا القبيل نظرًا للأحداث غير المتوقعة ، لن أتمكن أنا و سارة من حضور احتفالكم بالذكرى العشرين لتأسيسنا في 14 ، ونعتذر عن التغيير ونتطلع إلى رؤيتكم قريبًا.
   • إذا كان عليك قبول دعوة رفضتها بالفعل ، فأخبر الشخص بذلك. على سبيل المثال ، إرسال بريد إلكتروني ووضعه ككائن تغيير جوابي والكتابة أرغب في حضور الحدث إذا كنت لا تزال تتوفر لديك لاستقبال المزيد من الضيوف.
   • يجب إجراء تغييرات على دعوات RSVP في أقرب وقت ممكن. يمكن تغيير الدعوات إلى الأحداث غير الرسمية بعد عدة أيام. ومع ذلك ، بالنسبة للمناسبات الرسمية (مثل حفلات الزفاف) ، فيجب إجراؤها قبل شهر واحد على الأقل.