كيفية الرد على مكالمة هاتفي الرئيسية

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 ممارسة الآداب المهنية على الهاتف
• جزء 2 مناقشة مع المشرف الخاص بك
• جزء 3 الرد على مكالمة هاتفية خارج ساعات العمل

في بعض الأحيان ، يكون تلقي مكالمة هاتفية من رئيسك مصدر قلق ، خاصةً إذا كان ذلك في كثير من الأحيان يثير قلقك ويجعلك تفقد ثقتك بنفسك. أفضل طريقة للرد على المكالمات الهاتفية من صاحب العمل الخاص بك هي ممارسة الآداب المهنية على الهاتف في جميع الأوقات وتكون دائمًا على استعداد لقبول المهام والإجابة على الأسئلة المتعلقة بعملهم.

مراحل

جزء 1 ممارسة الآداب المهنية على الهاتف

1. 
   

   
   التقط المكالمة. دع الهاتف يرن مرتين إلى ثلاث مرات قبل التقاطه. هذا سوف يعطيه الانطباع بأنك مشغول وأداء جيد. التقط المكالمة مبكرًا ، أو أعط انطباعًا بأنك غير مشغول للغاية أو لا تفعل شيئًا على الإطلاق ، والانتظار طويلًا قبل القيام بذلك يوحي بأن المتصل ليس أولوية بالنسبة لك.
   • تذكر أن تطبق هذه القاعدة في كل مرة تكون فيها في وضع احترافي ، كل من يتصل بك. لا تفعل ذلك أو لا تطبق قواعد الملاءمة الخاصة بها فقط عندما يحاول رئيسك الاتصال بك عن طريق الهاتف ، ولكن مع الجميع ، بمن فيهم زملائك وعملائك والموردون ، الذين سيكونون أكثر تقبلاً إذا تصرفت بشكل مناسب. بالإضافة إلى ذلك ، لا يمكنك أبدًا معرفة متى سيقوم صاحب العمل بالاتصال بك من خط آخر.

2. 
   

   
   تحية له مهنيا. عند الرد على الهاتف ، بذل الجهد لتكون محترفًا وممتعًا قدر الإمكان. على سبيل المثال ، إذا اتصل بك زملائك في العمل أو صاحب العمل ، فقل "هنا Jean Poisson. بماذا استطيع مساعدتك ؟ "
   • إذا كنت تعمل في مؤسسة كبيرة بها أقسام متعددة ، فحدد اسم إدارتك أو قسمك في تحيتك. قل ، "هنا جان بواسون من الإدارة التجارية. ماذا يمكنني أن أفعل لك؟ "
   • عند الرد على مكالمة هاتفية من خط خارجي ، أدخل اسم عملك ، حتى لو كنت تعتقد أن رئيسك في العمل قد يتصل بك. على سبيل المثال ، قل ، "مرحباً! هنا خدمة ABC ، ​​جان بواسون إلى الجهاز. بماذا استطيع مساعدتك ؟ "

3. 
   

   
   
   
   ابتلاع الطعام أو بصق العلكة. يمكنك القيام بالأفضل قبل التقاط الهاتف ، ولكن إذا لم تتمكن من القيام بذلك في الوقت المحدد ، فقم بإنهاء الإجراء بأكثر الطرق سرية وهادئة الممكنة. التحدث مع مضغ العلكة أو الطعام في الفم أمر غير ملائم ويعطي صورة سيئة عن النفس. من الأفضل أن يدرك المحاور ذلك.

4. 
   

   
   التحدث بوضوح وبشكل مباشر في الميكروفون. هذا سيساعدك على تجنب مشاكل التواصل بينك وبين المشرف الخاص بك ، مما قد يسبب مشاكل في وقت لاحق. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون رئيسك محبطًا إذا كان لديه مشكلة في التواصل معك بسبب مشكلة في الصوت أو ضعف جودة الصوت.
   • تذكر أيضًا أن تبتسم عند الرد والتحدث على الهاتف. ستعرف غالبية المتصلين ، بمن فيهم رئيسك ، أنك تبتسم بصوت ونبرة. سيكون لهذا تأثير إيجابي على رئيسك في العمل ، خاصةً إذا كنت تعمل في مجال يتعلق بالمبيعات وخدمة العملاء.

5. 
   

   
   
   
   يعطيه كل انتباهك. كن حذرًا جدًا عند التحدث على الهاتف مع رئيسك في العمل. توقف عن كل ما تفعله حتى لو كانت مهمة قام بها في وقت سابق. كن مستعدًا للاستماع إلى ما قاله لك.
   • بشكل عام ، تجنب أن تشتت انتباهك عن العوامل الخارجية عند التواصل مع رئيسك في العمل. على سبيل المثال ، إذا جاء أحد زملائك إلى مكتبك أثناء وجودك على الهاتف ، فأخبره بإيماءة مهذبة لا يمكنك التحدث معه الآن.

جزء 2 مناقشة مع المشرف الخاص بك

1. 
   

   
   تدوين الملاحظات. خذ دفتر ملاحظاتك وكن مستعدًا لتدوين الملاحظات عند الدردشة معه. يتيح لك ذلك أن تكون مستعدًا في أي وقت لتدوين أي معلومات مهمة يرغب في توصيلها لك أثناء المحادثة مثل: الأوقات والتواريخ والعناوين أو التعليمات لمهمة محددة. سيسمح لك هذا أيضًا بتدوين جميع الأسئلة المهمة التي ترغب في طرحها عليه.
   • تذكر دائمًا أن يكون لديك على مكتبك ، في درج علوي أو في مكان يسهل الوصول إليه ، ودفتر وقلم. سيسمح لك وجود دفتر ملاحظات بالقرب منك بتسجيل معلومات مهمة في كل مرة تقوم فيها بإجراء مكالمة هاتفية مجدولة أو غير مخططة.
   • إذا لم يكن لديك دفتر ملاحظات في متناول اليد ، ولكنك تجلس أمام الكمبيوتر ، افتح صفحة فارغة أو مستند Word وقم بتدوين ملاحظات كما لو كنت تستخدم دفتر ملاحظات. ومع ذلك ، عليك أن تدرك أنه سيكون قادرًا على سماع ما تكتبه ، لذا كن حذرًا جدًا واستمع جيدًا حتى يكون أقل ميلًا للتساؤل عما إذا كانت أصوات لوحة المفاتيح مرتبطة حقًا بمحادثتك.

2. 
   

   
   التزام الهدوء. تنفس بعمق وهدوء لبضع لحظات وشرب بعض الماء حسب الحاجة لتهدئتك. من السهل التعرف على شخص قلق على الهاتف ، خاصةً إذا كانت تتنفس بشدة أو كان لها صوت متردد. سيساعدك التهدئة أيضًا على الشعور بثقة أكبر والتحكم في الموقف.
   • إذا كنت تعرف أن صاحب العمل سيتصل بك قريبًا ، حرر نفسك من القلق عن طريق المشي قليلاً قبل تلقي مكالمتك. الحصول على ما يصل والمشي قليلا في مكتبك أو خدمتك ، وسوف تساعدك. فقط تأكد من العودة في الوقت المناسب للمكالمة.
   • إذا كنت تشعر بالحاجة إلى تهدئة بسرعة قبل أو أثناء المكالمة ، خذ نفسا عميقا بضع. يستنشق ببطء قدر الإمكان من خلال الأنف لمدة أربع إلى خمس ثوان. حافظ على أنفاسك لمدة ثلاث ثوانٍ أخرى ، ثم الزفير برفق لمدة أربع إلى خمس ثوانٍ أخرى. يساعد استنشاق الأكسجين على تخفيف التوتر ويسمح لك بمسح رأسك.

3. 
   

   
   ممارسة الاستماع النشط في كل وقت. نظرًا لأنه لا يتحدث معك في الوجه ، من المهم أن تفهم بوضوح كل ما يخبرك به على الهاتف. لا تتردد في أن تطلب منه تكرار وشرح الأشياء التي لم تسمعها أو تفهمها.
   • في الواقع ، اطلب التوضيح أو أكّد بعض التفاصيل من وقت لآخر ، حتى إذا فهمت تعليماته. مجرد محاولة لتلخيص التعليمات الخاصة بك في كلماتك الخاصة قبل شنق. من خلال ممارسة الاستماع النشط ، ستظهر له أنك تستمع إليه بجد وأنك محترف.

4. 
   

   
   أجبه لفترة وجيزة. لا تدور حول الأدغال ، واصل مباشرة إلى النقطة وأجبه مباشرة. هذا يعطي انطباعًا بأنك مستعد جيدًا وسيسمح لرئيسك بالتركيز على الغرض من دعوته دون أن يصرف انتباهك. في معظم الحالات ، يكون صاحب العمل مشغولًا جدًا ويتصل بك فقط لأنه يريد بعض المعلومات المحددة منك. ما لم يطلب منك تحديدًا أن تقدم له كل التفاصيل ، أعطه ما يريده بالضبط.
   • مرة أخرى ، هذا لا يعني أنه لا ينبغي عليك طلب التوضيح إذا لزم الأمر. من المؤكد أن صاحب العمل مشغول للغاية ، ولكن من الأفضل أن تقضي 60 ثانية في طرح سؤالك الآن بدلاً من الاضطرار إلى قضاء ساعات في تصحيح أخطائك مع رئيسك في العمل. إذا كان لديك الكثير من الأسئلة لتطرحها ، ولكن ليس لديك ما يكفي من الوقت لطرحها ، اسأل زعيمك إذا كنت تستطيع الاقتراب من زميل معين أو استشر وثيقة مكتوبة لتكون أكثر اطلاعًا.

5. 
   

   
   جعل الإيماءات اللفظية. افعل هذا طوال المحادثة. الإيماءات اللفظية هي عبارات مثل "نعم" و "موافق" و "أفهم" و "أرى". يظهر جميعهم أنك تستمع إليه بنشاط.
   • بالطبع ، يجب عمل هذه الإيماءات الشفوية في الأوقات المناسبة أثناء المحادثة. انتظر استراحة بعد تعليمات أو شرح قبل القيام بذلك.

6. 
   

   
   لديك موقف إيجابي طوال المكالمة. إن وجود موقف إيجابي وديناميكي يظهر لرئيسك أنك واثق وكفء ولا تخشى مواجهة تحديات العمل. على سبيل المثال ، إذا اتصل بك لمناقشة مشكلة ، فتحدث معه حول الحلول الممكنة التي يمكنك تنفيذها.
   • كن متقبلاً قدر الإمكان حتى لو كان ينتقد عملك أو موقفك. اقبل النقد بتلخيصه بكلماتك الخاصة ، ثم ناقش كيفية إصلاحه. يمكنك التعبير بصدق عن مخاوفك بشأن الطريق إلى الأمام في المستقبل ، ولكن تجنب الأعذار عن الأخطاء أو المشكلات السابقة.
   • قم بصياغة الجملة الخاصة بك باستخدام الضمير "أنا" بدلاً من "أنت" عندما تريد التعبير عن مخاوفك أو شرح المشكلات السابقة. سيسمح هذا لزعيمك ألا يضع نفسه في موقف دفاعي أو أن يجيب عليك سلبًا أو على سكتة الغضب. على سبيل المثال ، إذا قام بالاتصال بك لمناقشة معك حول مهمة لم تكن قادراً على الانتهاء منها في الوقت المحدد ، فقل: "لقد واجهت مشكلة في جمع المعلومات الضرورية" بدلاً من قول "أنت" لم تعطيني المعلومات اللازمة في الوقت المناسب ".

7. 
   

   
   أشكره. تذكر أن تشكر رئيس الطهاة على قضاء الوقت في الاتصال بك. على الرغم من أنه هو الشخص الذي اتصل بك ، وليس العكس ، فإن توجيه الشكر له على الاتصال بك هو وسيلة رائعة لإظهار تقديره للوقت الذي أعطاه لك. على سبيل المثال ، قل ، "أعرف أن لديك يومًا مزدحمًا ، شكرًا لك على قضاء الوقت في الاتصال بي. "
   • افعل ذلك في كل مرة يتصل بك مشرفك ، وخاصة عندما يفعل ذلك للتعبير عن القلق أو انتقاد عملك أو شرح مشروع. الهدف من ذلك هو إظهار مدى رغبتك في إنجاز المهام التي تم تكليفك بها ، وتشكره على الوقت الذي منحك إياه / لها هي وسيلة لإدراك أن مكالمته ستساعدك على أداء المهمة بشكل جيد.

جزء 3 الرد على مكالمة هاتفية خارج ساعات العمل

1. 
   

   
   أجب على المكالمة إن أمكن. إذا اتصل بك رئيسك بعد ساعات العمل ، فاختره وناقش معه إذا كان لا يتعارض مع أولوياتك الأخرى. القيام بذلك أكثر أهمية إذا كنت في هذا المنصب لمدة تقل عن ستة أشهر.
   • ستظهر رغبتك في التواصل مع رئيسك في العمل بعد ساعات العمل المعتادة مدى تفانيك في عملك وعملك.
   • إذا لم تتمكن من الرد عليه عندما يتصل بك ، فقم بالتوقيع عليه في أقرب وقت ممكن. من الناحية المثالية ، سوف تستمع إلى الصوت الذي تركته وتعيد الاتصال في أقرب وقت ممكن. اعتمادًا على ثقافة الشركة وطبيعة المكالمة ، يجب أن تكون قادرًا على إرسال بريد إلكتروني أو بريد إلكتروني لشرح سبب عدم قدرتك على إجراء مكالمته إذا لم تتمكن من الاتصال به مرة أخرى.

2. 
   

   
   مراجعة ثقافة الشركات الخاصة بك. في بعض الشركات ، يطلب صاحب العمل من الموظف البقاء على اتصال عن طريق الهاتف والبريد الإلكتروني ، بغض النظر عن الوقت أو اليوم. على الرغم من أن هذا قد يبدو غير عادل ، إلا أنك ستظل بحاجة إلى قبوله كجزء من ثقافة شركتك إذا كنت ترغب في مواصلة العمل عليه.
   • إذا كنت لا تعرف القواعد الواجب اتباعها ، فاقترب من زملائك. قد تتعلم أنه يمكنك الانتظار لبضع ساعات قبل الرد أو أن يستجيب الجميع على الفور. العثور على المعلومات الصحيحة وتطبيقها.

3. 
   

   
   كن إيجابيا وتصرف حسب الموقف. كن دائماً مهذباً وإيجابياً عند الاستماع إلى صاحب العمل ، حتى خارج ساعات العمل. بعد قولي هذا ، عليك أن تنظر في كل موقف على حدة قبل أن تقرر كيفية الرد عليه.
   • على سبيل المثال ، إذا انتقدك صاحب العمل أو أعطاك إرشادات حول وظيفة ، فاحرص على تدوين الملاحظات أثناء المحادثة ، لكن لا تتردد في متابعة أنشطتك غير الاحترافية بمجرد انتهاء المكالمة. إذا كانت المهمة التي أعطاها لك ليست ملحة ، فيمكنك وضعها جانباً وتنفيذها خلال ساعات العمل العادية.
   • من ناحية أخرى ، إذا كانت حالة طارئة ، فيجب عليك أن تضع نفسك في الوقت نفسه وأن تحل المشكلة دون أن تفقد ثانية ، وفقًا لرغبات رئيسك في العمل.

4. 
   

   
   تقييم الرضا الوظيفي الخاص بك. لا يتوقع رئيسك بشكل معقول أن تكون متاحًا على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع ، لكن ليس هناك ما يضمن أن تكون توقعاته معقولة. إذا قام رئيسك بالاتصال بك بانتظام بعد ساعات وجعلك تشعر بعدم الارتياح أو القلق ، فكر في البحث عن وظيفة أخرى.
   • قم بإيقاف تشغيل هاتفك الخلوي إذا كنت تعرف أن صاحب العمل سيتصل بعد ساعات ، ولكن ما لم تكن نقابيًا ، فمن المحتمل أن يتم طردك في أي وقت. قد يتراجع رئيسك عن العمل إذا لاحظ أنه لا يرد على مكالماته بعد ساعات العمل أو يرسلها إليك.