كيفية كتابة اقتراح تجاري لا يقاوم

المحتوى

• مراحل
• الجزء 1: تحديد السياسات المتعلقة بعروض خدمات شركته
• الجزء 2 تعرف على العميل قدر الإمكان
• الجزء 3 تطوير خطة لاقتراح ناجح
• جزء 4 من 4: كتابة اقتراحك
• جزء 5: تقديم اقتراحك ومتابعة طلبك

تعد معرفة كيفية كتابة عرض تجاري لا يقاوم أحد أهم المهارات للنجاح في عالم الأعمال. يجب أن يوفر الاقتراح حلاً دقيقًا وفعالًا من حيث التكلفة لمشكلة العميل. تستخدم العديد من الصناعات نظام "طلب العروض" للعثور على مقدمي العروض المحتملين الذين يمكنهم تقديم منتج أو خدمة عالية الجودة. إذا قدمت اقتراحًا ممتازًا ، فستتمكن من الفوز بالعقود والأداء الأفضل من منافسيك.

مراحل

الجزء 1: تحديد السياسات المتعلقة بعروض خدمات شركته

1. 
   

   
   حدد المنتجات والخدمات التي تنوي تقديمها للعميل. يجب عليك تحديد عرضك بوضوح من أجل فهم المشاريع التي تناسب شركتك. يمكنك استخدام هذه الإرشادات كمرجع لتحديد ما إذا كنت ستتقدم لوظيفة أم لا.
   • تحتاج إلى تحديد المهارات التي سيحتاج إليها عملاؤك. افترض أنك تدير شركة تقوم بتثبيت الأسطح والمزاريب. بعض العملاء يطلبون مساعدتكم لبناء الكثير من المناظر الطبيعية. حسب مهاراتك ، تفضل عدم تقديم هذا النوع من الخدمة.
   • إذا كنت بحاجة إلى تقديم خدمات تنسيق الحدائق ، فأنت بحاجة إلى تعيين موظفين أكفاء وتدريب جميع موظفيك. بالإضافة إلى ذلك ، سيتعين على موظف آخر إدارة العمال الذين يقدمون هذا النوع من العمل. يتعين على شركتك شراء المعدات اللازمة لتنفيذ مشاريع تنسيق الحدائق. بعد هذا التحليل ، أنت تدرك أن الوقت والجهد المستثمر سوف يتغلبان على الفوائد التي يجب أن تكون لديك. لذلك قررت عدم تقديم هذه الخدمة.
   • يجب أن تراعي السياسات المتعلقة بعروض الخدمات حجم المشروعات التي أنت على وشك قبولها. على افتراض أن لديك 3 فرق قادرة على تثبيت السقوف لـ 10 وحدات في الأسبوع ، بناءً على هذا المورد ، تفضل عدم قبول عروض التسقيف التجارية للمباني السكنية. في الواقع ، ليس لديك موظفين لإكمال هذا العمل في الوقت المناسب.

2. 
   

   
   
   
   صف كيف سيبدو عميلك المثالي يجب على أي شركة تحترم نفسها إجراء تحليل لملف تعريف عميلها المثالي ، والذي يحتوي على جميع الخصائص التي يمكن العثور عليها في أفضل العملاء.
   • إذا كنت تبيع للمشترين الفرديين ، فقد تشمل هذه الخصائص الجنس والمهنة والعمر ومستوى الدخل لعملائك.
   • لنفترض أنك تشارك في صنع الدراجات الجبلية. يمكن أن يكون عميلك المثالي رجلاً يتراوح عمره بين 25 و 45 عامًا. يركب دراجة في نهاية كل أسبوع ولديه دخل أعلى من المتوسط.
   • يريد عملاؤك المثاليون دراجة يمكن أن تصمد أمام مسارات صعبة بشكل رهيب. إنها على استعداد لدفع المزيد مقابل منتج عالي الجودة.

3. 
   

   
   اختر المنتجات التي يبحث عنها عميلك المثالي. لنفترض أن شركة تصنيع الدراجات فوق الأرض الخاصة بك كانت قادرة على جمع معلومات ممتازة حول قاعدة العملاء المثالية. لديك الفرصة لمراجعة تصميم الدراجات لتزويد المشترين بما يبحثون عنه. يمكنك صنع منتجات جديدة لتلبية احتياجات المشترين.
   • تخيل أنك توافق على إجراء تغييرات على تصميم الدراجة لتلبية متطلبات العميل المثالي ، مثل إضافة صندوق معدني صغير إلى إطار الدراجة الذي سيتم استخدامه لتخزين الكمبيوتر المحمول الخاص بالمالك. سيساعد ذلك المتسوقين على ركوب دراجاتهم أثناء وجود هواتفهم عليها حتى لا يندلعوا.
   • بالإضافة إلى ذلك ، قررت تمديد ساعات خدمة العملاء حتى نهاية الأسبوع. الميزة هنا هي أن معظم المشترين يستخدمون دراجتهم خلال عطلة نهاية الأسبوع.
   • قد تجد الشركة التي تقدم خدماتها لشركات أخرى نفسها عميلًا مثاليًا في صناعة معينة. على سبيل المثال ، يمكن لشركة متخصصة في الأرضيات التجارية بيع وتركيب الأرضيات الراقية والتركيز بشكل أساسي على المستشفيات. يمكن أن يكون العميل المثالي أيضًا شخصًا لديه مشروع كبير. الشركة المتخصصة في الأرضيات يمكن أن تعطي الأفضلية للأعمال التي تدر إيرادات تتراوح بين مليون وثلاثة ملايين يورو.

4. 
   

   
   
   
   احسب هامش الربح الذي تجده مقبولاً. يتم احتساب هامش الربح على النحو التالي: صافي الربح أو صافي الربح / المبيعات باليورو. صافي الدخل وصافي الدخل يعني الشيء نفسه في حالتنا.
   • تخيل أن أحد مشاريعك يسمح لك بتحقيق هامش ربح قدره 10٪ (ربح 10،000 يورو لمبيعات 100،000 يورو). هل هذه النسبة تبرر قبول المشروع؟
   • قد يطلب المستثمرون المختلفون من شركتك إنشاء حد أدنى للربح. إذا كانت النسبة المئوية رديئة ، فلا تقبل العرض.
   • هل يمنحك قبول مشروع الفرصة للفوز بعقود أخرى بعد ذلك؟ تخيل أنك اكتشفت أن عميلًا جديدًا يشتري منتجًا بشكل متكرر من أحد منافسيك. إذا كان مستعدًا لتقديم العديد من الطلبات ، فقد يكون المستثمرون على استعداد لقبول هامش ربح أقل.

5. 
   

   
   فكر في تأثير ذلك على التدفق النقدي الخاص بك. زيادة المبيعات هو المهم. ومع ذلك ، فإن الطلب الكبير سيتطلب منك إنفاق المزيد. لتوفير منتج أو خدمة وإدارة لتقديم طلب كبير ، سيكون الاستثمار أعلى بشكل طبيعي.
   • يجب أن تتنبأ كل شركة بإيراداتها ونفقاتها. مع ازدهار عملك ، سيتعين عليك إنفاق المزيد من المال لبيع المنتج أو الخدمة.
   • عند إجراء هذه التوقعات ، يجب عليك تقدير التاريخ الذي سيدفع فيه العملاء لك مبالغ نقدية مقابل طلباتهم. هناك حاجة إلى التدفق النقدي لجعل الشركة تعمل.
   • بناءً على تجربتك السابقة ، قدرت أن العميل سوف يدفع لك 20 يومًا بعد تسليم المنتج. هل توافق على هذا التأخير؟ هل ستقوم بإدارة الأعمال باستخدام الرصيد المتاح؟ بخلاف ذلك ، اطلب من العميل تقديم وديعة نقدية بمجرد تقديم طلب الشراء.

الجزء 2 تعرف على العميل قدر الإمكان

1. 
   

   
   مراجعة متطلبات طلب الاقتراح. سيقوم معظم العملاء بإصدار طلب رسمي للاقتراح. يقدم هذا المستند إرشادات كاملة حول المنتج أو الخدمة التي ستطلبها الشركة التي أصدرت المناقصة. إنها أداة تُستخدم لتقييم العروض الصالحة المختلفة للمشروع.
   • يجب أن تفهم الأهداف والميزانية والجدول الزمني للعميل ، وكذلك سبب المناقصة.
   • عادةً ما تقوم الشركات بترتيب اجتماع أو مؤتمر صوتي لشرح عملية المزايدة المعنية بالتفصيل. المشاركة في هذه الاجتماعات ومحاولة طرح جميع أنواع الأسئلة ، إذا لزم الأمر.

2. 
   

   
   حاول تحديد ما إذا كان المشروع يناسب مهاراتك وهو مناسب لمواردك. قبل الرد على طلب الاقتراح ، يعد هذا التحليل ضروريًا. حدد ما إذا كانت شركتك قادرة على تقديم حل فعال وفعال من حيث التكلفة لمشكلة العميل.
   • ضع في اعتبارك أيضًا ما إذا كان عملك قادرًا على حل المشكلة مع إنشاء قيمة مضافة لعميلك. هل يستحق المشروع أيضًا القيام به استراتيجياً؟
   • لنفترض أن لديك شركة صغيرة لإدارة العقارات التجارية وتتطلع إلى البدء في صناعة البناء والتشييد. عليك أن تقرر الرد على طلب للحصول على مشروع منخفض الأجر. ومع ذلك ، فهو يعلم أن العميل لديه العديد من الوظائف في مجال البناء. حتى إذا حققت ربحًا صغيرًا في هذا المشروع ، فقد يساعدك عملك في الحصول على عقود أخرى مع نفس العميل.

3. 
   

   
   التحدث مع العميل ومعرفة المشروع. إذا كانت الوظيفة تلبي احتياجاتك وتتناسب مع مهاراتك ، فلا تتردد في الاتصال به وطرح جميع أنواع الأسئلة حول المشروع. توضح هذه الخطوة إلى أي مدى تريد حقًا احترام احتياجاتك.
   • قبل الاتصال بالعميل ، تعرف على المزيد حول أعماله. يجب أن تعرف منتجاتها وخدماتها ومدة عملها في السوق. اكتشف أيضًا موقعها التنافسي في السوق.
   • خلال المناقشة ، تعرف على الأساليب التي يستخدمها العميل لتقييم المقترحات التي يتلقاها. يساعدك ذلك على فهم احتياجاتك بدقة حتى تتمكن من بيع فكرتك بشكل أفضل.

الجزء 3 تطوير خطة لاقتراح ناجح

1. 
   

   
   تطوير عملية لإيجاد حل فعال للمشكلة. تخيل أن لديك معلومات كافية عن العميل وكذلك عن المشروع. والخطوة التالية هي وضع خطة لمعالجة مشكلة العميل.
   • يجب أن تصف الخطة بالضبط كيف تتوقع إرضاء العميل. يجب أن تصف الخطوات المختلفة التي سيتم تنفيذها لتمكين العميل من تحقيق هدفه.
   • إذا كنت تقترح حلاً ملموسًا للمشكلة وأبلغت العميل ، فستكون أكثر عرضة للتعيين. بالإضافة إلى ذلك ، سيسمح لك تحديد الطريقة المختارة بالتعاون الفعال وتحقيق الفوائد المتوقعة.
   • يعد تحديد جدول زمني دقيق للعمليات التي سيتم تنفيذها أمرًا في غاية الأهمية ، ولكن أيضًا للحصول على فكرة عن السعر الذي ستستتبعه كل خطوة ، وكذلك الموارد اللازمة.

2. 
   

   
   تأكد من أن خطتك تلبي رغبات العميل. من المهم أن تتذكر أن أهدافك هي أولويات. يجب عليك استخدام أبحاثك ومناقشاتك مع العميل للتأكد من أن كل إجراء يلبي احتياجات الشركة بشكل كاف. إذا قمت بصياغة اقتراحك بشكل منهجي ، فسوف تفي بجميع متطلبات العميل.
   • تخيل أنك مالك شركة صغيرة لإدارة الممتلكات. عليك أن تقرر الرد على دعوة لتقديم العطاءات لتوفير خدمة صيانة الشتاء لممتلكات عامة كبيرة. الهدف الرئيسي للعميل هو الحد من التكاليف وتحقيق المشروع بطريقة غير مكلفة.
   • يجب أن تكون الأولوية القصوى لاقتراح الطلب الخاص بك هي تخفيض التكاليف. يجب عليك تصميم المشروع بأفضل نسبة فعالية من حيث التكلفة.قد يشمل ذلك استخدام المزيد من المعدات لتقليل تكاليف العمالة المطلوبة أو الإنتاج.

3. 
   

   
   ركز أفعالك على العناصر التي ستجعل الحل الخاص بك يخلق قيمة للشركة. أحد أسرار التميز هو التركيز على الاستراتيجيات التي ستساعد اقتراحك على خلق قيمة للعميل. على سبيل المثال ، يمكنك مساعدة العميل على توفير أموال أكثر من منافسيهم أو مساعدتهم في زيادة المبيعات.
   • للقيام بذلك ، يجب أن تركز على صفاتك. إذا كنت تدير شركة صغيرة ، فيمكنك التأكيد على جودة الخدمة المقدمة. على سبيل المثال ، يمكنك توفير خط دعم عملاء مجاني متاح على مدار 24 ساعة في اليوم.
   • إذا كان لديك شركة أكبر ، فيمكنك محاولة الاستفادة من شهرتك للحصول على أسعار جيدة جدًا عند التسليم أو رأس المال. هذا هو تقليل تكاليف المشروع.

جزء 4 من 4: كتابة اقتراحك

1. 
   

   
   صف مشكلة عميلك ابدأ هذه الخطوة من خلال وصف المشكلة التي تسببت في عملية تقديم العطاءات على نطاق واسع. اشرح لماذا هذه المشكلة لها تأثير سلبي على عمل عميلك.
   • في هذه المرحلة ، يمكنك تقديم تفاصيل حول تأثير المشكلة. على افتراض أن شركة تصنيع تطلب مناقصة لإنشاء مصنع جديد ، فإن هذا المصنع سيساعد الشركة على إنتاج المزيد من البضائع في الوقت المناسب. سيحد تصميم هذا المصنع من تكاليف الصيانة والإصلاح المرتبطة بالإنتاج.
   • تجاوز المشكلة الموضحة في عرض العطاء. استخدم المعلومات التي تم جمعها خلال محادثاتك لتحسين مشروعك.

2. 
   

   
   وفر حلاً للمشكلة من خلال وصف خطوات إتمام المهمة بشكل صريح. بعد قراءة المناقصة ومناقشتها مع العميل ، يمكنك تقديم العديد من الإجراءات لإكمال العمل. ربط كل عملية عملية بالمشكلة التي تحاول حلها.
   • لنفترض أنك تدير شركة نقل. وفقًا لدعوة المناقصات ، تبحث الشركة عن طريقة تساعدها في نقل المواد والمعدات الرياضية من المصنع إلى عشرات المتاجر. يجب أن يوضح مشروعك بالضبط كيف تخطط لإدارة سلسلة التوريد والمدة التي سيستغرقها كل تسليم.
   • افترض أنك تتقدم لتقديم جلد لقفازات البيسبول. سيصف RFP الخاص بك بالتفصيل نوع الجلد الذي ستقدمه وكيف سيتم تسليمه إلى الشركة المصنعة. أيضًا ، يجب أن تصف السياسة الواجب تطبيقها إذا فشل استبدال عنصر معيب في تلبية معايير الجودة الخاصة بالعميل.

3. 
   

   
   تقديم تكاليف وأسعار الخدمة الخاصة بك. تأكد من وصف المنتجات أو الخدمات التي ستقدمها بوضوح. وضح أيضًا نظام الفواتير الخاص بك. يمكنك تضمين التواريخ ، وكذلك المبالغ المحددة لكل فاتورة سترسلها إلى العميل.
   • تجنب استخدام المصطلحات الفنية قدر الإمكان. بهذه الطريقة ، سوف تتجنب الخلط حول التكاليف والأسعار التي تحددها للوظيفة. لا تستخدم حتى الاختصارات النموذجية للمنطقة.
   • ضع في اعتبارك أن الاقتراح الخاص بك سوف يقرأه أشخاص مختلفون داخل الشركة. يجب أن يفهم مشروعك رؤساء الدوائر القانونية والمالية والصناعية ، وكذلك الإدارة العامة.

جزء 5: تقديم اقتراحك ومتابعة طلبك

1. 
   

   
   الاستعداد للعرض التقديمي. إذا أتاحت لك عملية تقديم العروض RFP الفرصة لتقديم عرض تقديمي شخصيًا ، كرر العرض التقديمي. يمكنك حتى حفظ ممثلين لتحسين أدائك.
   • حاول أن تكون مؤنس بسرور. تسليط الضوء على مشكلة عميلك. استخدم الحكايات لشرح كيف فعلت لحل الصعوبات المماثلة في الماضي.
   • يجب أن يوفر العرض التقديمي حلاً واضحًا لمشكلة طرح الشركة للمناقصة.

2. 
   

   
   وضح بالتحديد التدابير الجديدة لمتابعة الشركة وإبلاغها بها. إذا كانت الشركة ترغب في اختيار الاقتراح الخاص بك ، يجب أن تشير إلى كيفية اتصالك بك. من الأفضل أن يتم الاتصال بك عن طريق الهاتف.
   • تأكد من أن عميلك يعرف كيفية طرح أسئلة إضافية حسب الحاجة. الطريقة الأكثر فعالية للقيام بذلك هي القيام بذلك شخصياً أو عبر الهاتف.
   • يجب أن تكون الإجابة على الأسئلة في أسرع وقت ممكن أولوية. سيتيح هذا للعميل الحصول على جميع المعلومات اللازمة لاتخاذ قراره.

3. 
   

   
   لديك خطة للبقاء على اتصال مع العملاء. كل شخص لديه الكثير للقيام به. قد يفقد عميلك الوقت ولا يتصل بالمتقدمين الذين تقدموا للحصول على العرض.
   • اشرح أنك ترغب في معرفة المزيد عن حالة طلبك في تاريخ معين. لذلك ، لن يفاجأ في مكالمتك في الوقت المناسب.
   • كن مهذبا ، ولكن كن على اتصال دائم مع العميل. لا تتوقف عن سماع ترشيحاتك حتى يتخذ قرارًا. نظرًا لجميع المتطلبات الأساسية لإدارة الأعمال ، قد يتأخر الاختيار النهائي.