كيفية صياغة إجراءات التشغيل الدائمة

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 تنسيق POP
• جزء 2 اكتب POP
• الجزء 3 ضمان دقة ونجاح بروتوكول POP

الإجراء التشغيلي الدائم (POP) هو مستند يصف الخطوات التي يجب اتباعها لتنفيذ مهمة معينة. يجب تعديل وتحديث بروتوكول POP الحالي وفي بعض الحالات سيكون عليك كتابة إجراء مختلف تمامًا. هذا يبدو شاقًا ، لكنه في الحقيقة مسألة إنشاء قائمة مراجعة مفصلة.

مراحل

جزء 1 تنسيق POP

1. اختيار العرض التقديمي الخاص بك. لا توجد طريقة جيدة أو سيئة لكتابة POP. ومع ذلك ، يمكنك قراءة الملوثات العضوية الثابتة لشركتك للحصول على فكرة حول العرض التقديمي المطبق. إذا كنت تستطيع ، استخدم بروتوكول POP موجود كقالب ، وإلا فستتوفر لديك خيارات بديلة.
   • عرض بسيط مع الخطوات. هذا العرض مناسب للإجراءات العادية القصيرة والمباشرة التي لها نتائج يمكن التنبؤ بها في عدد محدود. بصرف النظر عن إرشادات الوثائق والأمان اللازمة ، فهي في الواقع قائمة نقطية من الجمل البسيطة التي تبلغ القارئ بما يجب القيام به.
   • عرض هرمي على مراحل. يستخدم هذا العرض التقديمي في الإجراءات المطولة التي تحتوي على أكثر من عشر خطوات والتي تتطلب اتخاذ القرار ، ومعرفة المصطلحات وتوضيح بعض النقاط. في الممارسة العملية ، هذه قائمة تحتوي على خطوات رئيسية وخطوات ثانوية مرتبة بترتيب معين.
   • عرض تقديمي في شكل مخطط. هذا هو خيارك الأفضل إذا كان الإجراء معقدًا للغاية مع عدد غير محدود تقريبًا من النتائج المحتملة. ومع ذلك ، يجب عليك اعتماد هذا العرض التقديمي في حالة عدم إمكانية التنبؤ بالاستنتاجات بشكل منهجي.

2. 
   

   
   
   
   فكر في القراء. قبل كتابة بروتوكول POP ، يجب مراعاة ثلاثة عوامل رئيسية.
   • المعرفة السابقة للقراء. هل يعرفون مؤسستك وإجراءاتك؟ هل هم على دراية بالمصطلحات؟ يجب عليك تكييف المفردات الخاصة بك مع المعرفة والخبرة من القراء.
   • المهارات اللغوية لقرائك. هل تعتقد أن القارئ الذي لا يعرف المصطلحات التي تستخدمها يمكنه "قراءة" بروتوكول POP الخاص بك؟ إذا كان هذا السؤال يمثل مشكلة ، ففكر في تضمين العديد من الرسوم التوضيحية والرسوم التوضيحية.
   • أهمية جمهورك. إذا كان العديد من المتحدثين ذوي المواقف المختلفة يقرؤون بروتوكول POP الخاص بك في نفس الوقت ، ففكر في تصميم المستند بطريقة حوار من المسرحية: يقوم المتحدث الأول بإجراء ، ثم يقوم المتحدث الثاني بإدخال القوائم وهكذا على. وبهذه الطريقة ، سيرى كل متحدث كيف يشكل عجلة ضرورية للتشغيل السليم لآلة جيدة التزجيج.

3. 
   

   
   خذ بعين الاعتبار ك المهارات. أخيرًا ، السؤال هو: هل أنت الشخص المناسب لكتابة هذا المستند؟ يمكنك تحديد الآثار المترتبة على الإجراء والمشاكل التي قد تنشأ عن تنفيذه؟ كيف ستجعل العملية آمنة؟ إذا كانت لديك أي شكوك حول كيفية الإجابة على هذه الأسئلة ، فمن الأفضل عدم كتابة المستند والسماح لشخص آخر بذلك. سيؤدي ظهور بروتوكول POP مكتوب بشكل سيء أو أسوأ مع وجود أخطاء إلى انخفاض الإنتاجية ويؤدي إلى فشل مؤسسي. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يقوض السلامة ويؤثر سلبًا على عدد من العوامل ، من تماسك فريقك إلى البيئة. باختصار ، تجنب المخاطرة في كتابة المستند.
   • إذا تلقيت تعليمات لكتابة الإجراء وتشعر بأنك مضطر للقيام بذلك ، فلا تتردد في طلب مساعدة من ينفذونه يوميًا. لتطوير بروتوكول POP ، يجب عليك إجراء مقابلات مع الأشخاص المهتمين.

4. 
   

   
   
   
   اختر نموذجًا مختصرًا أو نموذجًا تفصيليًا لبروتوكول POP. يمكنك اختيار نموذج مختصر ، إذا قمت بكتابة أو تحديث بروتوكول POP للأشخاص المطلعين على البروتوكول والمصطلحات والذين يمكن أن يكونوا محتوى بوثيقة موجزة وحاسمة ، مثل قائمة مرجعية .
   • بصرف النظر عن الغرض الرئيسي من الإجراء والمعلومات ذات الصلة ، والتاريخ ، والمؤلف ، وتحديد الهوية (ID #) ، إلخ ، سيبدو المستند كقائمة صغيرة من الخطوات التي يجب اتباعها. قم بذلك إذا كنت لا تحتاج إلى توضيح أو توضيح.

5. 
   

   
   ضع في اعتبارك الغرض من بروتوكول POP الخاص بك. من الواضح أنك في وجود إجراء متكرر في التطبيق داخل شركتك. ولكن هل هناك سبب يبرر فائدة بروتوكول POP الخاص بك؟ هل يجب أن تصر على الأمن؟ ما هي أحكام الامتثال؟ هل هو لأغراض التدريب أم أنه مخصص للاستخدام اليومي؟ فيما يلي بعض الحجج لتبرير فائدة بروتوكول POP الخاص بك في نجاح فريقك:
   • ضمان الامتثال للمعايير ؛
   • تعظيم متطلبات الإنتاج ؛
   • ضمان عدم وجود تأثير سلبي على البيئة ؛
   • ضمان الأمن ؛
   • ضمان احترام المواعيد النهائية ؛
   • منع عيوب التصنيع.
   • بمثابة وسيلة التدريب.
     • إذا كانت لديك فكرة واضحة عن العناصر التي يجب إبرازها في الإجراء الخاص بك ، فيمكنك كتابتها بسهولة أكبر من خلال تنظيمها حول هذه العناصر. كما يتيح لك معرفة مدى أهمية بروتوكول POP الخاص بك.

جزء 2 اكتب POP

1. 
   

   
   إنتاج العناصر اللازمة. بشكل عام و مستقل من محتوى الإجراء نفسه ، يتضمن POP 4 عناصر.
   • صفحة العنوان. تتضمن هذه الصفحة عنوان الإجراء ، ورقم تعريف بروتوكول POP ، وتاريخ النشر أو المراجعة ، واسم الوكالة أو القسم أو الفرع الذي سيطبق الملوثات العضوية الثابتة. توقيعات أولئك الذين طوروا ووافقوا على الملوثات العضوية الثابتة. يمكنك تقديم هذه المعلومات كما يحلو لك ، شريطة أن يكون العرض التقديمي واضح ومقروء.
   • الفهرس. بشكل عام ، يعد الملخص مفيدًا للوثائق الطويلة جدًا. دورها هو تسهيل التشاور من الإجراء الخاص بك وإعطاء لمحة عامة عن محتوياته.
   • التأمين ومراقبة الجودة. الإجراء صحيح فقط إذا كان يمكن التحكم فيه. قم بتضمين الأدوات والتفاصيل اللازمة لتمكين القارئ من ضمان حصوله على النتائج المرجوة. قد تحتاج إلى إرفاق مستندات أخرى ، مثل نماذج تقييم الأداء.
   • مراجع. لا تنس تضمين قائمة المراجع المهمة ، بما في ذلك المراجع التي ذكرتها في الإجراء. إذا كنت قد أشرت إلى إجراءات أخرى ، فتأكد من تضمين المعلومات الضرورية في الملحق.
     • تحقق مما إذا كانت مؤسستك ليس لديها بروتوكول مختلف عن البروتوكول الذي استخدمته. إذا كانت هناك إجراءات أخرى يمكنك الرجوع إليها ، فلا تأخذ في الاعتبار الهيكل المقترح هنا وبدلاً من ذلك تعتمد ما هو موجود بالفعل.

2. 
   

   
   تأكد من تغطية النقاط التالية فيما يتعلق بالإجراء نفسه.
   • نطاق ومدى الإجراء. بمعنى آخر ، قم بوصف الغرض من الإجراء وحدوده وكيفية تنفيذه. تشمل المعايير ذات الصلة والمتطلبات التنظيمية والأدوار والمسؤوليات وكذلك عناصر المدخلات والمخرجات.
   • المنهجية والإجراءات. هذا هو جسد الموضوع الخاص بك. قائمة بجميع الخطوات مع المواد والتفاصيل اللازمة. معالجة تسلسل الإجراء وعوامل القرار. قم بتطوير "تحليل الفرضيات" والتفاعلات المحتملة أو مشكلات الأمان المتعلقة بالغرض من الإجراء الخاص بك.
   • توضيح المصطلحات. اشرح الاختصارات والاختصارات وجميع التعبيرات غير الشائعة الاستخدام.
   • التحذيرات المتعلقة بالصحة والسلامة. حجز قسم لهذه العناصر التي يجب أيضا أن يذكر في الخطوات المقابلة. احتفظ بالوقت اللازم لتطوير هذا القسم بطريقة مناسبة.
   • المعدات واللوازم. قم بعمل قائمة بالمعدات اللازمة ، ومتى تستخدمها ، ومكان العثور عليها ، ومعايير المعدات ، وما إلى ذلك.
   • الاحتياطات والتدخلات. هذا هو في الأساس قسم استكشاف الأخطاء وإصلاحها. حدد الأعطال المحتملة وطرق علاجها وكذلك العوامل التي يمكن أن تؤثر على جودة المنتج النهائي.
     • تعامل مع كل سؤال في قسم منفصل ، يتم تمييزه عادة بأرقام أو أحرف. تعمل هذه التقنية على تسهيل الاستشارة وتتيح لك الحصول على POP موجز ومقدم بوضوح.
     • لا يمكن أن يكون هذا القسم شاملاً لأنه غيض من فيض. يمكن لمؤسستك إخبارك بأسئلة أخرى لتغطيتها.

3. 
   

   
   اكتب POP الخاص بك بطريقة موجزة وواضحة. ربما ، لن يقرأ جمهورك وثيقتك للترفيه. لذلك ، كن موجزا وواضحا ، وإلا فإن القراء سيواجهون صعوبة في الحفاظ على تركيزهم على قراءة بروتوكول POP بالكامل. بشكل عام ، استخدم جمل قصيرة قدر الإمكان.
   • هنا هو سيئة مثال : "تأكد من إزالة جميع الأتربة من خلايا الهواء قبل البدء في استخدامها. "
   • هنا هو جيد مثال : "غبار خلايا التهوية قبل الاستخدام. "
   • بشكل عام ، لا تستخدم الشخص الثانيلأنهم جمل لضرورة. اكتب بصوت نشط وابدأ جملك بأفعال حركية.

4. 
   

   
   اطلب من الموظفين المعنيين شرح كيفية أداء المهمة في حالة الحاجة. آخر شيء تريد القيام به هو كتابة POP غير صحيح تمامًا لأنك ستهدد سلامة فريقك وفعاليته وستضيع الوقت. بالإضافة إلى ذلك ، سيشعر زملائك بالضيق لأنك لن تتعامل مع هذه المشكلة بجدية. طرح الأسئلة إذا كان لديك ل! تريد أن تفعل الأشياء في نصابها الصحيح ، أليس كذلك؟
   • بالطبع ، عندما لا تعرف شيئًا ما ، اطرح أسئلة على زملائك لتغطية جميع الأدوار والمسؤوليات. قد يحجم أحد أعضاء الفريق عن اتباع معايير الإجراء أو قد يكون الآخر مهتمًا فقط بجزء من الإجراء.

5. 
   

   
   إدراج الرسوم البيانية والرسوم التوضيحية لتقسيم البريد الخاص بك عندما يكون كثيف بشكل خاص. تسهيل قراءة وفهم الخطوات المعقدة عن طريق إضافة رسم تخطيطي أو رسم. هذا يجعل القراءة أسهل ويسمح لك بالتوقف قبل محاولة فهم السؤال برمته. لذلك سوف تبدو عملك أكثر اكتمالا وأفضل مكتوبة.
   • تجنب التحميل الزائد على بروتوكول POP الخاص بك مع المخططات. أدخلها فقط عند الضرورة أو عندما تحاول التغلب على صعوبة اللغة.

6. 
   

   
   تأكد من تضمين علامة تغيير في كل صفحة. من المحتمل أن يكون بروتوكول POP الخاص بك جزءًا من مجموعة من الإجراءات وتحتفظ مؤسستك بقاعدة بيانات تحتوي على فهرس ونظام مرجعي للمستندات. نظرًا لأن بروتوكول POP الخاص بك جزء من هذا النظام ، فستحتاج إلى تعيين نوع من التعليمات البرمجية إليه لسهولة التعرف عليه. وهنا تصبح علامة التغيير المعنية مفيدة.
   • يجب عليك تعيين عنوان أو رقم معرّف لكل صفحة (المعرف #) ورقم المراجعة والتاريخ ورقم الصفحة (صفحة 66 من 666). في معظم العروض التقديمية المستخدمة حاليًا ، يتم وضع هذه المعلومات في الركن الأيمن العلوي من الصفحة. بناءً على اختيار مؤسستك ، قد لا تحتاج إلى الإشارة إلى هذه المعلومات في حاشية سفلية أو العكس.

الجزء 3 ضمان دقة ونجاح بروتوكول POP

1. 
   

   
   اختبار الإجراء. إذا كنت تتردد في اختبار بروتوكول POP ، فذلك لأنك لم تكتبه بعناية كافية. اسأل شخص لديه معرفة محدودة حول هذه المسألة أو على القارئ العادي لتطبيق POP الخاص بك. ما هي المشاكل التي واجهتها؟ إذا كان الإجراء الخاص بك معيبًا ، فحاول علاجه وإجراء التحسينات اللازمة.
   • من المستحسن أن تطلب من عدة أشخاص تجربة بروتوكول POP. سيواجه الأفراد المختلفون مشكلات مختلفة ، مما سيتيح لك تقديم إجابات مفيدة عديدة.
   • تأكد من اختبار الإجراء من قِبل شخص لم يطبقه أبدًا. سوف يستخدم الأشخاص الذين طبقوا الإجراء بالفعل هم المعرفة الخاصة لأداء المهمة المطلوبة بدلاً من اتباع الخطوات الموضحة في المستند.

2. 
   

   
   اطلب من الأشخاص الذين يطبقون الإجراء مراجعة المستند وإبداء الرأي. في نهاية المطاف ، فإن رأي رئيسك لا يهم وأنه رأي المستخدم هو المهم. لذلك ، قبل إعطاء المستند لرؤسائك ، أظهره لأولئك الذين يقومون بالعمل بالفعل. ما رايكهم ?
   • سيشركهم إشراكهم في العملية ويشجعهم على قبول بروتوكول POP الخاص بك. ربما سوف يعطيك أفكار رائعة!

3. 
   

   
   اطلب من موظفيك مراجعة بروتوكول POP والفريق الذي يعمل على ضمان الجودة في شركتك. بمجرد إعطاء الفريق الضوء الأخضر ، أرسل المستند إلى موظفيك. من المحتمل أن يكون لديهم القليل لإضافته إلى المحتوى نفسه ، لكنهم سيتحققون من الامتثال لمعايير العرض التقديمي ويلفت انتباهك إلى إشرافاتك المحتملة. سيضمنون أيضًا أن بروتوكول POP يتوافق مع البروتوكول ومتطلبات استلامه في النظام.
   • أرسل بروتوكول POP للموافقة عليه باستخدام نظام إدارة المستندات لضمان تتبع عمليات تدقيق الموافقة. يختلف هذا الإجراء من منظمة إلى أخرى. عادة ما عليك القيام بالأشياء وفقًا للإرشادات والقواعد.
   • التوقيعات إلزامية ومعظم المنظمات ليس لديها مشكلة في قبول التوقيعات الإلكترونية.

4. 
   

   
   ابدأ في تطبيق بروتوكول POP بمجرد الموافقة عليه. قد يتطلب هذا تدريب الموظفين المعنيين ، مثل جلسة تدريب في الموقع أو تدريب عبر الإنترنت ، أو مجرد عرض في جميع أنحاء مقر الشركة. في أي حال ، تفعل ما تحتاج إلى القيام به. لقد عملت لهذا السبب. لقد حان الوقت للجميع لتدرك الجدارة الخاصة بك.
   • تأكد من تحديث بروتوكول POP الخاص بك. إذا أصبح قديمًا ، فقم بتحديثه. قم بتوثيق والحصول على الموافقات وإعادة توزيع بروتوكول POP حسب الحاجة ، لأن سلامة فريقك وإنتاجيته ونجاحه يعتمد عليها.

• تحقق من وضوح المستند. تأكد من أن وثيقتك لا تؤدي إلى تفسيرات مختلفة. أظهر الإجراء لشخص لا يعرف السؤال واطلب منه شرحه لك. سوف تفاجأ جدا بالنتيجة.
• احرص على إشراك أصحاب المصلحة من أجل ضمان توافق الإجراء المكتوب مع الإجراء الفعلي.
• أدخل المخططات والرسوم التوضيحية لمساعدة القارئ على فهم الإجراء.
• اطلب من شخص التحقق من المستند قبل إرساله للموافقة عليه.
• استخدم مفردات بسيطة لشرح الخطوات.
• تأكد من تطابق فهرس المراجعة مع الإصدار الحالي من المستند.
• قبل البدء ، تحقق من أن الإجراء الذي ستعمل عليه لا يحتوي على POP موجود. في حالة وجود مثل هذا المستند ، يمكنك فقط تعديله. لا تنسى إرفاق المستندات الضرورية بالإصدار الجديد من بروتوكول POP.