كيف تكتب تقريرا

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 الاستعداد
• جزء 2 تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع
• جزء 3 كتابة الدقائق
• جزء 4 من 4: استخدام قوالب محضر الاجتماع

لقد تم انتخابك أو تعيينك سكرتيراً لجنتك. تهانينا! ولكن ، هل قمت بالفعل بتدوين الملاحظات وإعداد الدقائق وإعدادها؟ سواء كنت تقوم بتطبيق قواعد كود الإجراء للتجميعات التداولية ، مثل قواعد روبرتس للنظام أو قانون موران ، أو إذا قمت بتطوير محاضرتك بطريقتك الخاصة ، فسوف يتعين عليك اتباع طرق معينة لتحقيق التميز.

مراحل

جزء 1 الاستعداد

1. 
   

   
   تعرف على إجراءات الاجتماع لشركتك. إذا كان على السكرتير إعداد تقرير رسمي ، فمن الأفضل الاستفسار عن القواعد الإجرائية الواجب تطبيقها ، وهي: كود مورين او اخر في إعداد أقل رسمية ، حدد ما تريد تضمينه في الدقائق وكيف سيتم استخدامها.
   • كمقرر ، لا تحتاج إلى معرفة جميع القواعد الإجرائية. ومع ذلك ، سيكون من المفيد الحصول على نسخة من الكود أو مطالبة الرئيس بإجابة محددة على أي أسئلة.
   • تعرف على دورك. لا يتدخل بعض المقررين مباشرة في المناقشات ، بينما يدون آخرون ملاحظات أثناء المشاركة في المناقشة. في كلتا الحالتين ، يجب ألا يلعب السكرتير دورًا مهمًا آخر ، مثل الرئيس أو الميسر.

2. 
   

   
   تحضير نموذج. محاضر الاجتماع لها محتوى مماثل تقريبا. يسمح لك القالب بتوحيد عرض الدقائق الخاص بك لسهولة المراجعة. يمكنك أيضًا تنزيل قوالب نماذج دقيقة. السماح بمساحة كافية للعناصر المدرجة أدناه على الأقل.
   • اسم المنظمة.
   • نوع الاجتماع. هل هناك اجتماع سنوي أو أسبوعي منتظم ، أو اجتماع صغير للجنة ، أو اجتماع مطلوب لغرض خاص؟
   • التاريخ والوقت والمكان. اترك مساحة لتسجيل أوقات بدء ونهاية الجلسة.
   • اسم الرئيس أو رئيس الجلسة واسم أمين السر أو المناوبين.
   • قائمة المشاركين و ال تغيب عذرًا. في الواقع ، إنها ورقة الحضور. لاحظ إذا تم الوصول إلى النصاب القانوني ، أي إذا كان عدد الهدايا هو الحد الأدنى المطلوب للتصويت.
   • اترك مساحة للتوقيع الخاص بك. كسكرتيرة ، سيكون عليك دائمًا توقيع عملك. قد تكون هناك حاجة إلى توقيع إضافي عندما يتعين اعتماد الدقائق ، لكن ذلك يعتمد على إجراءات شركتك.
   • ترتيب اليوم ، إن وجد. إذا لم تكن قد صاغت جدول الأعمال بنفسك ، فاطلب من الرئيس أو المشرف على الاجتماع تزويدك بنسخة ، والتي ستكون مفيدة لتنظيم ملاحظاتك.

3. 
   

   
   
   
   لديك كمبيوتر محمول أو كمبيوتر محمول معك. تأكد من أنك مرتاح لمعداتك. إذا كنت تكتب في الغالب دقائق ، فلديك كمبيوتر محمول لهذا الغرض أو قم بإنشاء مجلد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
   • إذا كنت قد قمت بإعداد محضر اجتماع سابق ولم يتم تقديمه للموافقة ، فتأكد من غسلك معك أيضًا.
   • يمكن أن يساعدك مسجل الشريط في الكتابة بعد دقائق ، لكنه لن يحل محل تدوين الملاحظات. إذا قمت بتسجيل الإجراءات أثناء الاجتماع ، فتأكد من موافقة جميع الحاضرين. قاوم إغراء إعادة إنتاج بيانات كلمات المشاركين لكلمة.
   • إذا كنت تتعلم التصوير الشعاعي ، فستدون ملاحظات بشكل أسرع ، لكنك لن تحتاج إلى إعادة إنتاج كل ما يقوله المشاركون لكتابة محاضرتك. في الواقع ، يجب تجنب القيام بذلك بهذه الطريقة.
   • إذا تمت دعوتك لتدوين الملاحظات بشكل علني ، فاستخدم جهاز عرض ضوئيًا أو لوحة فليب شارت. فرز الملاحظات الخاصة بك بعناية بحيث يمكنك استخدامها بسهولة لكتابة دقيقة.

جزء 2 تدوين الملاحظات أثناء الاجتماع

1. 
   

   
   
   
   توزيع ورقة الوقت. حالما يصل الجميع هناك ، قم بتوزيع ورقة أو أكثر إذا كان هناك العديد من المشاركين. سيتم استخدامه من قبل الجميع لكتابة الاسم ومعلومات الاتصال الخاصة بهم. سيتم استخدام هذه القائمة لملء قسم المحاضر ، المخصص لتسجيل أسماء الأشخاص الذين شاركوا في الاجتماع. يمكنك أيضًا إرفاق الورقة نفسها بالدقائق.
   • إذا كنت لا تعرف غالبية الأشخاص الحاضرين ، فضع خطة للجدول واملأها عندما تطلب من الجميع تقديم أنفسهم. احتفظ بالقائمة في متناول يديك أثناء تدوين الملاحظات ، حتى تتمكن من الاتصال بكل منها بالاسم إذا لزم الأمر.

2. 
   

   
   ملء النموذج الخاص بك إلى أقصى حد. في انتظار افتتاح الاجتماع ، أدخل اسم المنظمة وتاريخ ومكان الاجتماع ونوعه ، على سبيل المثال "الاجتماع الأسبوعي لمجلس الإدارة ، الاجتماع الخاص للجنة ، إلخ" ". عندما يبدأ الاجتماع ، لاحظ الوقت.
   • إذا لم يكن لديك قالب ، فاكتب هذه المعلومات في بداية ملاحظاتك.
   • إذا تم عقد الاجتماع لغرض معين أو في وقت خاص ، احتفظ بنسخة من الإشعار الذي تم إرساله إلى المشاركين. سيكون عليك إرفاقه بالدقائق بعد كتابتها.

3. 
   

   
   اكتب نتيجة الاقتراح الأول. تبدأ معظم الاجتماعات الرسمية باقتراح اعتماد جدول الأعمال المؤقت. هذه الخطوة الأولى ستكون بمثابة مثال لتوضيح الإجراء. إذا بدأ الاجتماع بمقترح مختلف ، فقط تأكد من تسجيل نفس المعلومات ذات الصلة.
   • بالضبط ه الحركة التي تبدأ ب "أقترح". يعني عادة "أقترح اعتماد جدول الأعمال هذا. "
   • اسم مؤلف الاقتراح.
   • نتيجة التصويت. إذا كان التصويت إيجابيًا ، فاكتب "تم تمرير الاقتراح".
   • إذا لم تتمكن من إعادة إنتاج المقترحات الطويلة بدقة ، يمكنك طلب إرسالها كتابةً. إذا كانت هذه مشكلة متكررة ، فاطلب إدراج هذا الشرط في الإجراء الرسمي للمقترحات التي تتجاوز عددًا معينًا من الكلمات.
   • إذا كنت قد قمت بصياغة جدول الأعمال ، فقد تكون راعي الاقتراح ، بينما تكون سكرتير الاجتماع. هذا مثالي طالما أنك تظل موضوعيًا لأنه لا يتعارض مع تضمين تصرفاتك في الدقائق.

4. 
   

   
   حفظ المقترحات الأخرى المقدمة خلال الاجتماع. اتبع الإجراءات بعناية ، ولكن لا تسجلها في الدقائق ، ما لم يتم توجيه التعليمات بخلاف ذلك! عند تقديم اقتراح جديد ، قم بتسجيل المعلومات ذات الصلة.
   • تذكر أن كل اقتراح يجب أن يتضمن شروط الاقتراح نفسه ، واسم المؤلف ونتائج التصويت.
   • تتطلب بعض المقترحات دعم مشارك آخر قبل طرحه للتصويت. على سبيل المثال ، إذا قال أحدهم "دعم الحركة" ، فقم بتسجيل اسم هذا الشخص في الدقائق كمؤلف مشارك للحركة.
   • إذا كنت لا تعرف اسم الراعي المقترح أو كنت بحاجة إلى الاستماع إليه مرة أخرى ، يرجى إيقاف الاجتماع بأدب وطرح الأسئلة. التسجيل الدقيق للمعلومات مهم بما يكفي لتبرير هذا الانقطاع الطفيف.
   • إذا تم تغيير الاقتراح ، فقم ببساطة بتكرار العبارة في ملاحظاتك. ليس من الضروري الإشارة في المحضر إلى أنه تم تعديل الاقتراح ما لم يكن هناك جدل حول التعديل الذي أدى إلى نقاش طويل.

5. 
   

   
   استمع إلى عرض التقارير واطلب النسخ. كلما تمت قراءة تقرير أو رسالة إخبارية أو مستند مشابه بصوت عالٍ ، قم بتسجيل اسم التقرير واسم الشخص الذي يقرأه أو اسم اللجنة الفرعية التي كتبته. إذا كان هناك حركة مرفقة ، احفظها كما تفعل مع أي حركة أخرى.
   • ومع ذلك ، من الأفضل الحصول على نسخة من المستند في نهاية الاجتماع. قدم ملاحظة إلى المتحدث أو الكرسي للحصول على هذه النسخة. بعد ذلك ، سوف ترفق نسخة من كل تقرير بالدقائق بعد كتابته.
   • إذا لم تكن النسخة متوفرة ، فاحرص على حفظ المستند الأصلي. قد تحتاج إلى طلب هذه المعلومات بعد الاجتماع.
   • إذا قدم أحد المشاركين تقريرًا شفهيًا بدلاً من قراءة مستند ، فاكتب ملخصًا لبيانهم. لا تدخل في التفاصيل ولا تعيد إنتاج كلمات المتحدث.

6. 
   

   
   لاحظ الإجراءات المتخذة أو المعينة. وهذا يشمل التحقق تنفيذ قرارات الاجتماع السابق وتنفيذ الإجراءات الجديدة. هل كلف شخص ما بكتابة رسالة؟ اكتب أسماء الأشخاص المعنيين والإجراءات المنسوبة إليهم.
   • بناءً على درجة شكلي اجتماعك ، قد يكون الكثير من هذه الإجراءات جزءًا منها مقترحات. بالنسبة للاجتماعات الأقل رسمية ، ستحتاج إلى الانتباه إلى القرارات التي لم تتم صياغتها بوضوح.
   • اذكر بإيجاز أسباب القرار ، إن وجدت.

7. 
   

   
   تسجيل جميع نقاط النظام والنقاط الإجرائية. كلما تم تقديم اعتراض على إجراء ما ، لاحظ الاعتراض بأكمله والمبدأ الذي يستند إليه ، وكذلك القرار الكامل الذي أصدره الرئيس.
   • تذكر أن تدرج إشارات إلى النظام الداخلي ، سواء قمت بتطبيق النظام الأساسي أو بروتوكول المنظمة.

8. 
   

   
   معرفة متى تكتب ملخصات المناقشات. سيكون من الضروري القيام بذلك فقط بعد طلب واضح. رسميا ، يعكس التقرير ما كان حقيقة وليس ما كان قال . ومع ذلك ، يجب مراعاة المتطلبات الفريدة لمؤسستك.
   • من خلال تدوين ملاحظاتك ، حاول أن تكون موضوعيًا ، مهما كانت الظروف. اكتب نقاطًا ملموسة وليس مشاعر. تقليل استخدام الصفات والظروف. هدفك هو كتابة وثيقة جافة وواقعية وفي بعض الأحيان لا طعم له!
   • يجب أن لا يكون ملخص المناقشات اسميا. لذا ، تجنب ذكر أسماء المتحدثين في المناقشات. هذا مهم بشكل خاص ، عندما يمكن للمتحدث الضمير أثناء النقاش الساخن أن يسيء إلى حساسيات البعض.

9. 
   

   
   أغلق في نهاية الاجتماع. لاحظ الوقت الذي يتم فيه رفع الجلسة. تذكر أن تلتقط جميع نسخ التقارير أو تذكر الناس لإرسالها إليك.
   • راجع ملاحظاتك للتأكد من أن كل شيء واضح ولم تنسَ أي شيء. هذا هو الوقت المناسب لطرح أسئلتك قبل مغادرة المشاركين.

جزء 3 كتابة الدقائق

1. 
   

   
   ابدأ الكتابة في أسرع وقت ممكن. من الأفضل أن تصف المحاضر التي تلي الاجتماع مباشرة ، ما دامت الأحداث لا تزال حية في ذاكرتك.

2. 
   

   
   استخدم جهاز كمبيوتر لكتابة ملاحظات الاجتماع. ربما تكون قد قمت بذلك بالفعل ، إذا قمت بتدوين ملاحظاتك على كمبيوتر محمول أثناء الجلسة. احفظ ملاحظاتك وابدأ وثيقة جديدة. يمكنك مقارنتها بالدقائق عن طريق وضعها جنباً إلى جنب.

3. 
   

   
   قدم ملاحظاتك بوضوح في الفقرات. كل اقتراح جديد ، قرار جديد أو نقطة نظام ينبغي التعامل معها في فقرة مستقلة. أثناء العملية ، تحقق مما يلي:
   • لقد احترمت قواعد الإملاء والنحو ، حتى لو كنت تستخدم مصحح هجاء إذا لزم الأمر ،
   • كنت قد استخدمت في الوقت نفسه في كل من e ، إما في الماضي أو الحاضر ، ولكن دون التحول من وقت لآخر في نفس المستند ،
   • أنت موضوعي ، بمعنى آخر ، يجب ألا يظهر رأيك أبدًا في الدقائق ، لأنك تحاول إنشاء مستند موضوعي مخصص للجميع ،
   • استخدمت مفردات بسيطة ودقيقة واستبدلت مصطلحات غامضة بالكلمات المناسبة مع تجنب استخدام تعبيرات وردية ،
   • لقد ذكرت الإجراءات المتخذة فقط ، وليس المناقشات ، إلا إذا طُلب منك تسجيلها ، لأنه يجب عليك التركيز على ما كان حقيقة وليس على ما كان قال,
   • لقد قمت بترقيم الصفحات من أجل الوضوح.

4. 
   

   
   قم بتوزيع نسخة من مسودة محاضرتك على الأعضاء. إرسال نسخة إلى كل عضو باستخدام معلومات الاتصال في ورقة الوقت. إذا لم يكن لديك معلومات الاتصال ، يجب أن يكون مسؤول الاجتماع قادرًا على توصيلها إليك.

5. 
   

   
   إقرار محاضر الاجتماع. قد يُطلب منك قراءتها بصوت عالٍ في الجلسة التالية وتقديمها للموافقة عليها. إذا تم اعتماد الاقتراح ، لاحظ أنه تم اعتماد المحضر.
   • إذا تم تعديل التقرير قبل اعتماده ، فقم بإجراء التغييرات ولاحظ في نهاية المستند أنه تم تعديله دون وصف التغييرات التي تم إجراؤها.
   • إذا تم تقديم اقتراح بالتعديل بعد الموافقة على المحضر ، اذكر المحتوى الدقيق للاقتراح وقرار اعتماده أو رفضه.

جزء 4 من 4: استخدام قوالب محضر الاجتماع

1. 
   

   
   تفضل بزيارة موقع يقدم نماذج دقيقة من الاجتماعات. هذه القوالب سوف توفر لك الوقت وتجنب الأخطاء.

2. 
   

   
   خذ وقتك لمراجعة مواقعك. استخدم الإمكانيات التي يوفرها كل واحد للعثور على النموذج الذي يناسبك.
   • إذا كنت بحاجة إلى نوع معين من النماذج ، على سبيل المثال نموذج حالي أو قياسي ، فقم بإجراء البحث وتنزيل النموذج المختار بالنقر فوق الزر "تنزيل" أو زر "استخدام قالب". تأكد من حفظه في مكان يسهل العثور عليه حتى لا تفقده.

3. 
   

   
   الوصول إلى الملف. الآن وبعد الانتهاء من التنزيل ، قم بفك ضغط الملف وفتحه في "Microsoft Word" أو "Excel". استخدم أحدث إصدار من "Microsoft Word" لسهولة وجودة. يؤدي تحديث البرنامج إلى جعل الأمور أسهل بالنسبة لك بينما يتيح لك استخدام ميزات جديدة.

4. 
   

   
   أضف شعار شركتك ورمز حقوق الطبع والنشر في الرأس. أزل نموذج الشعار من القالب وتأكد من قراءة شروط استخدام موقع التنزيل. أنت لا تريد أن تجد نفسك في مواجهة المشاكل القانونية ، أليس كذلك؟

5. 
   

   
   تغيير العنوان. في منطقة العنوان ، قم بتمييز الكلمات "عنوان الاجتماع" وأدخل العنوان الفعلي لدقائقك.

6. 
   

   
   تغيير العرض التقديمي للمستند (اختياري). لجعل النموذج الخاص بك أكثر جاذبية ، يمكنك تغيير الألوان أو اختيار سمة أخرى. الأمر بسيط: ابحث عن علامة التبويب "تخطيط" وانقر على قسم "الألوان والسمات". بهذه الطريقة ، يمكنك تغيير شكل النموذج الخاص بك وحتى اختيار الألوان التي تتوافق مع شعار شركتك.

7. 
   

   
   أدخل ترجمات الأقسام. يجب أن يكون هناك العديد من الحقول التي يمكنك ملء. قد تحتاج إلى المزيد من الحقول أو تفضل تغيير e. تخصيصها وفقا لاحتياجاتك.

8. 
   

   
   احفظ القالب على الكمبيوتر المحمول. وبالتالي ، يمكنك استخدامه أثناء الجلسة لكتابة محاضرتك. إذا تابعت استخدام "Microsoft Office" ، فستكون الأمور أسرع وأسهل وستتمكن من متابعة الاجتماع بمزيد من التنظيم والدقة من ذي قبل. بدلاً من ذلك ، يمكنك طباعة القالب الخاص بك لتدوين الملاحظات المكتوبة بخط اليد ، ولكن تأكد من أن لديك مساحة كافية لكتابة المعلومات الضرورية.

9. 
   

   
   تحقق النموذج الخاص بك. تهانينا! تم الانتهاء من نموذج التقرير الخاص بك. يجب أن تتحسن إنتاجيتك ودقتك بشكل كبير الآن بعد أن أصبح لديك نموذج تتبع يساعدك في تنظيم أفكارك. كما هو الحال مع أي مشروع ، راجع تفاصيل النموذج الخاص بك لتحديد العناصر غير الدقيقة أو المفقودة. بمجرد أن يتم ترتيب كل شيء ، يمكنك استخدامه في اجتماعاتك القادمة.