كيفية كتابة خطة إدارة التغيير

المحتوى

• مراحل
• الطريقة الأولى كتابة خطة لإدارة التغييرات التنظيمية
• الطريقة الثانية: تعقب التغييرات على المشروع

هناك نوعان من خطط إدارة التغيير. يتناول واحد تأثير التغييرات على المنظمة ويسهل الانتقال. والثاني يساعد على تتبع التغييرات في مشروع واحد ، وإنشاء سجل واضح من التغييرات على المنتجات أو نطاق المشروع. هذه الخطط تدور حول توصيل ما يجب القيام به بوضوح ودقة.

مراحل

الطريقة الأولى كتابة خطة لإدارة التغييرات التنظيمية

1. 
   

   
   أظهر أسباب التغييرات التي يتعين إجراؤها. اذكر العوامل التي أدت إلى اتخاذ قرار بإجراء تغييرات ، مثل الأداء الضعيف ، أو التكنولوجيا الجديدة ، أو تغيير مهمة المؤسسة.
   • يتمثل أحد الأساليب في وصف الحالة الحالية للعمل ، والوضع المستقبلي الذي تهدف هذه الخطة إلى إنشاؤه.

2. 
   

   
   تحديد طبيعة ونطاق التغييرات. صف بإيجاز الطبيعة المتوقعة للمشروع. حدد ما إذا كان هذا سيؤثر على المراكز أم تغييرات العملية أو تغييرات السياسة أو الهيكل التنظيمي. أدرج الإدارات أو مجموعات العمل أو الأنظمة أو أي مكون آخر قد يخضع للتعديل.

3. 
   

   
   صف دعم أصحاب المصلحة. ضع قائمة بجميع أصحاب المصلحة المشاركين في الخطة ، على سبيل المثال ، الفرع أو رئيس البعثة أو المؤيد أو المستهلكين أو الموظفين المتأثرين بالتغيير. لكل جزء من هذه الأجزاء ، حدد ما إذا كان صاحب المصلحة سيدعم التغييرات التي سيتم إجراؤها.
   • تذكر أن تضع جدولًا يمكنه شرح هذه المعلومات بوضوح وإيجاز. لكل طرف متضرر ، قم بتقييم مستوى الأولوية (مرتفع أو متوسط ​​أو منخفض) للبيانات التالية: الوعي ، مستوى الدعم ، التأثير.
   • إذا أمكن ، قم بإجراء مقابلات فردية لتقييم دعم أصحاب المصلحة.

4. 
   

   
   
   
   انشاء فريق. سيكون هذا الفريق مسؤولاً عن التواصل مع جميع أصحاب المصلحة ، والاستماع إلى المخاوف المختلفة والتأكد من أن العملية تتم في أفضل الظروف الممكنة. اختر أشخاصًا يتمتعون بمصداقية كبيرة في العمل ولديهم مهارات اتصال جيدة.
   • يجب عليك استئجار مروج من الإدارة العليا. التأكيد على أنه سيكون من العمل النشط لتعزيز التغيير ، وليس فقط للموافقة على الخطة.

5. 
   

   
   تطوير نهج مع الإدارة. تلقي كل دعم الشركة ضروري لنجاح العملية. السماح لجميع كبار المديرين بالتعليق على التغييرات والتعاون مع بعضهم البعض للعب دور نشط في هذا المشروع.

6. 
   

   
   ضع خطة لكل ممثل. لكل صاحب مصلحة ، بما في ذلك أولئك الذين يدعمون المشروع ، تقييم المخاطر والقضايا التي تنطوي عليها. تكليف الفريق المسؤول بمهمة معالجة هذه المخاوف.

7. 
   

   
   
   
   إنشاء خطة اتصال. التواصل هو العنصر الرئيسي في هذه العملية. التواصل بشكل متكرر مع جميع الأطراف المعنية. عزز الأسباب الكامنة وراء التغييرات التي ستجري والمزايا التي ستتدفق منها.
   • يجب أن يتلقى الممثلون اتصالًا فرديًا ثنائي الاتجاه. اجتماعات وجها لوجه ضرورية.
   • يجب أن يأتي التواصل من مروج للإدارة الرئيسية والمشرف المباشر لكل موظف وأي متحدث رسمي آخر تثق به الجهات الفاعلة. جميع الاتصالات يجب أن تمر متماسكة.

8. 
   

   
   انتبه لأي مقاومة. هناك دائما مقاومة للتغيير. يحدث هذا على المستوى الفردي ، وبالتالي ، يجب عليك التواصل بشكل شخصي مع أصحاب المصلحة لاكتشاف سبب هذه المقاومة. انتبه إلى المظالم حتى يتمكن فريق الإدارة من معالجتها. هذه المخاوف عادة ما تشمل النقاط التالية.
   • لا يوجد دافع ، أو لا شعور بالإلحاح.
   • لا فهم للوضع العام أو أسباب الحاجة إلى التغييرات.
   • عدم المشاركة في العملية.
   • عدم اليقين بشأن الاستقرار الوظيفي ، والأدوار المستقبلية ، أو المتطلبات والمهارات المطلوبة للوظائف المستقبلية.
   • فشل الإدارة في تلبية التوقعات المتعلقة بتنفيذ التغيير أو التواصل.

9. 
   

   
   خذ العقبات. يجب أن تستجيب للمطالبات من خلال تعزيز التواصل ، أو عن طريق تغيير الإستراتيجية. قد تتطلب المطالبات الأخرى مناهج تكميلية ، والتي يمكنك تضمينها في خطتك أو الاستعانة بمصادر خارجية لفريق الإدارة. فحص أي من هذه الخيارات هو الأفضل لمؤسستك.
   • لأي تغييرات في المناصب أو العمليات ، اجعل تدريب الموظفين أولوية قصوى.
   • إذا كنت تخطط لفترة انتقالية على نحو سلس قدر الإمكان ، فقم بجدولة الاجتماعات أو زيادة مزايا الموظفين.
   • إذا لم يتم تحفيز أصحاب المصلحة ، فقدم لهم الحوافز.
   • إذا شعروا بالانفصال عن المشروع ، فقم بترتيب اجتماع لجمع التعليقات ومراجعة أي تغييرات في الخطة.

الطريقة الثانية: تعقب التغييرات على المشروع

1. 
   

   
   تحديد الأدوار. اذكر الأدوار التي سيتم تخصيصها لكل منها لهذا المشروع. صف المسؤوليات والمهارات المطلوبة لكل دور. على الأقل ، قم بتفويض Chef de Mission لتنفيذ التغييرات على أساس يومي وكذلك مروج لتتبع كل التقدم واتخاذ القرارات المهمة.
   • بالنسبة للمشاريع الكبيرة في شركة كبيرة ، قد تضطر إلى تقسيم الأدوار بين العديد من الأشخاص ذوي المعرفة المتخصصة.

2. 
   

   
   انشاء لجنة مراقبة. تشتمل مشاريع تكنولوجيا المعلومات عادةً على لجنة مراقبة التغيير تتألف من ممثلين من كل مجموعة من أصحاب المصلحة. ستكون هذه اللجنة مسؤولة عن الموافقة على الطلبات ، بدلاً من رئيس البعثة ، وإبلاغ القرارات إلى أصحاب المصلحة. هذا النهج مناسب تمامًا للمشاريع مع عدد من أصحاب المصلحة وقد يتطلب إعادة تقييم متكررة للأهداف الأساسية.

3. 
   

   
   إنشاء عملية لتطبيق الطلبات. بمجرد أن يحدد عضو الفريق التقدم ، كيف يمكنك الانتقال من الفكرة إلى الواقع؟ صف هذه العملية هنا ، وفقًا لما اتفق عليه الفريق. هنا هو ما قد يبدو.
   • يجب على أعضاء الفريق ملء نموذج الطلب وإرساله إلى سلطة المشروع.
   • يجب على HOM إدخال المعلومات من النموذج في سجل الطلب وتحديث هذا السجل حيث يتم النظر في الطلبات أو رفضها.
   • يطلب المدير من أعضاء الفريق كتابة خطة أكثر تحديدًا وتقدير الجهد المطلوب.
   • يرسل رئيس البعثة الخطة إلى المروّج لاعتمادها.
   • تم إجراء التغييرات. كثيرا ما يتم إبلاغ أصحاب المصلحة بالتقدم المحرز.

4. 
   

   
   إنشاء نموذج الطلب. يجب تضمين البيانات التالية في النموذج ويجب إدخالها في سجل التغيير.
   • تاريخ طلب التغيير.
   • عدد الطلبات المعينة من قبل مدير المشروع.
   • العنوان والوصف.
   • الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف للشخص الذي يملأ النموذج.
   • الأولوية الممنوحة لكل طلب (مرتفع أو متوسط ​​أو منخفض). لإجراء تغييرات عاجلة ، قد تحتاج إلى مواعيد نهائية محددة.
   • رقم المنتج والإصدار (لمشاريع تكنولوجيا المعلومات)

5. 
   

   
   إضافة معلومات إضافية. يجب أن يكون سجل التغيير قادرًا أيضًا على متابعة القرارات المتخذة ومراقبة تنفيذها عن كثب. بالإضافة إلى المعلومات الواردة من نماذج الطلبات ، ستحتاج إلى حجز مساحة لـ:
   • الموافقة أو رفض الطلبات ،
   • توقيع الشخص الذي سيوافق على الطلبات أو يرفضها ،
   • الإطار الزمني لتنفيذ التغييرات ،
   • التواريخ التي ستنتهي فيها التغييرات.

6. 
   

   
   متابعة القرارات الهامة بالإضافة إلى سجل التغيير ، يمكن أن يستفيد المشروع من سجل القرارات المهمة. هذا البيان يمكن أن يسهل عليك على المدى الطويل ، أو يساعد في تتبع المشاريع التي كان لها بعض التغييرات في الإدارة. يمكن أن يكون هذا الملف أيضًا بمثابة دليل اتصال للعملاء أو الهيئات الإدارية. لكل تغيير تم إجراؤه في الوقت المحدد ، يشمل نطاق أو متطلبات المشروع ، أو مستويات الأولوية أو الاستراتيجية التي سيتم تبنيها ، المعلومات التالية.
   • بادئ المشروع.
   • تاريخ اتخاذ القرار.
   • ملخص للأسباب وراء القرار والنهج المستخدم للوصول إليهم. يرجى تضمين أي وثائق ذات صلة في العملية.