كيفية تقديم خطاب

المحتوى

• مراحل
• طريقة 1 من 3: رسائل تجارية أو رسمية
• طريقة 2 من 2: رسائل ودية
• الطريقة الثالثة: البريد الإلكتروني الرسمي أو التجاري
• طريقة 4 من 4: البريد الإلكتروني الودود

لإرسال خطاب ، سوف تحتاج إلى النظر في نوعه. في الواقع ، هناك اختلافات كبيرة حسب ما إذا كانت الرسالة موجهة إلى صديق أو متلقي رسمي. بالإضافة إلى ذلك ، لن ترسل بنفس الطريقة خطابًا تقليديًا يتم إرساله عن طريق البريد وبريد إلكتروني يتم إرساله إلكترونيًا. قد يبدو هذا السؤال معقدًا ، لكن كن مطمئنًا ، لأنه من خلال طريقة بسيطة ، ستتمكن بسهولة من تنسيق جميع رسائلك بشكل صحيح.

مراحل

طريقة 1 من 3: رسائل تجارية أو رسمية

1. 
   

   
   أدخل اسمك وعنوانك سيكون عليك القيام بذلك في الجزء العلوي من الرسالة. أدخل عنوانك والمدينة والمقاطعة إذا لزم الأمر ، والرمز البريدي. محاذاة كل شيء على اليسار مع تباعد الأسطر المفردة.
   • المدينة والمحافظة والرمز البريدي موجودة على نفس الخط. سوف تقوم أيضًا بحجز خط لتمييز العنوان.
   • سيتم تخطي هذه الخطوة إذا كنت تستخدم ترويسة تحتوي على هذه المعلومات. في الواقع ، لا تكتب عنوان المرسل مرتين.

2. 
   

   
   أدخل التاريخ مباشرة أسفل العنوان. هو تاريخ كتابة الخطاب أو التاريخ الذي اكتملت فيه الرسالة.
   • يجب ترك التاريخ محاذيًا ، مثل العنوان أعلاه.
   • اكتب التاريخ بشكل صحيح. التنسيق المعتاد هو في "يوم شهر سنة". أما بالنسبة للتنسيق الأمريكي ، فهو مختلف بعض الشيء ، لأننا نبدأ بالشهر ، ثم في اليوم ، وفي نهاية العام. يجب كتابة الشهر بالكامل. استخدم الأرقام لليوم والسنة. على سبيل المثال ، سوف تكتب: 9 فبراير 2013.

3. 
   

   
   
   
   تخطي خط بعد التاريخ. وبالتالي ، سيتم فصل العنوان بشكل جيد عن القسم التالي.

4. 
   

   
   أدخل المراجع. إذا كان لديك مراجع لتضمينها ، فاكتبها على سطر منفصل. يجب أن يبدأ السطر بالاختصار "المرجع. متبوعاً بنقطتين (:).
   • قم بمحاذاة e للإشارة إلى اليسار ، والتي يجب ألا تتجاوز سطر واحد.
   • قم بتضمين مرجع في سطر منفصل عند الرد على خطاب تلقيته أو عرض عمل أو طلب معلومات.
   • تخطي السطر بعد المرجع لتمييزه.

5. 
   

   
   أدخل عنوان المستلم. وهي تصف اسمه وعنوانه واسم الشركة والعنوان نفسه والمحافظة إن وجدت والرمز البريدي.
   • محاذاة هذه المعلومات إلى اليسار مع تباعد الأسطر المفردة. يجب أن يتم تسجيل اسم المستلم في سطر مستقل ، وكذلك يجب أن يكون عنوانه واسم الشركة والعنوان. يجب أن يكون اسم المدينة واسم المقاطعة ، إن أمكن ، والرمز البريدي على نفس السطر.
   • إذا قمت بشحن رسالتك إلى الخارج ، فاكتب اسم البلد بأحرف كبيرة على سطر منفصل أسفل العنوان.
   • قم بتوجيه الرسالة إلى شخص معين عن طريق كتابة عنوان مناسب ، مثل "Mr." أو "Ms.". في حالة عدم اليقين ، من الأفضل عدم ذكر هذا العنوان.
   • تخطي السطر بعد العنوان.

6. 
   

   
   
   
   ابدأ نص رسالتك بنموذج استدعاء. تبدأ التحية النموذجية بـ "غالي" ، متبوعة بعنوان المستلم واسم العائلة. يتبع الاسم فاصلة.
   • ينبغي أن يترك شكل المجاملة محاذاة.
   • إذا كنت لا تعرف ما إذا كان رجلاً أو امرأة ، يمكنك كتابة الاسم الكامل للشخص أو الاسم الأخير فقط تليها وظيفته داخل الشركة.
   • تخطي خط بعد نموذج الاتصال.

7. 
   

   
   أشر إلى موضوع الرسالة إذا كنت تريد. بشكل عام ، تتم الإشارة إلى موضوع خطاب رسمي قبل أو بعد الإشارة في سطر منفصل يبدأ بكلمة "كائن" متبوعة بنقطتين.
   • يجب أن يكون البيان موجزًا ​​وذو صلة. بشكل عام ، يجب أن يصلح e للكائن في سطر واحد.
   • عادة ما تحتوي الرسائل الرسمية باللغة الفرنسية على خط محجوز للكائن.لا يبدو أن هذه الممارسة شائعة بين الأنجلوسكسونية.
   • لا يعفيك ذكر الكائن من الإشارة إلى مراجع الرسالة. من ناحية أخرى ، إذا كانت الرسالة مكتوبة باللغة الإنجليزية ، فيجب أن تقتصر على تضمين الموضوع أو المراجع ، ولكن ليس كلاهما.
   • بشكل عام ، يتم حجز السطر التالي الكائن للمراجع. في أمريكا ، نتخطى خطًا بعد الكائن.

8. 
   

   
   اكتب مقدمة موجزة. ابدأ بفقرة صغيرة لتقديم وشرح الغرض من رسالتك. قم بمحاذاة الفقرات الموجودة على اليسار أو اختر محاذاة مضبوطة ، ولا تتردد في وضع مسافة بادئة في السطر الأول من كل فقرة.

9. 
   

   
   اكتب نص الرسالة. يأتي هذا القسم بعد المقدمة. يجب أن تتناول موضوع رسالتك وتنتهي باستنتاج يلخص الكل.
   • أن تكون موجزة ، وتطبيق تباعد واحد لكل فقرة. ومع ذلك ، سيتعين عليك تخطي سطر من فقرة إلى أخرى وبعد الفقرة الأخيرة.

10. 
    

    
    مع نهاية عبارة مهذبة. الأمثلة غير موجودة. يمكنك استخدام صيغة مدعومة مثل: "أتوسل إليكم ، يا سيدي العزيز ، والتعبير عن تقديري المتميز" ، أو صيغة معتدلة ، على سبيل المثال "بحرارة لك". لا تنسَ أن تبرر المجاملة كما فعلت في الأجزاء السابقة.
    • استخدام الحروف الكبيرة بحكمة وقبل كل شيء احترام قواعد النحو والإملاء.

11. 
    

    
    تحضير مساحة للتوقيع الخاص بك. فقط صف اسمك. القفز ثلاثة خطوط بعد شكل المجاملة قبل القيام بذلك. تشير أيضا إلى وظيفتك تحت توقيعك.

12. 
    

    
    اذكر المرفقات لخطابك. إذا قمت بتضمين عملات معدنية في رسالتك ، فاكتبها تحت توقيعك.
    • هذا المؤشر لا لزوم له إذا لم يكن لديك أجزاء لتعلق.
    • تطبيق فاصل بسيط ومواءمة قائمتك إلى اليسار.

13. 
    

    
    تشير إلى الأحرف الأولى من typist. إذا تم كتابة الرسالة من قبل شخص آخر ، أو إذا قمت بإملاءها ، فاطلب من الموظف أن يكتب الأحرف الأولى من اسمها في أسفل الرسالة ضمن قائمة المرفقات.

14. 
    

    
    توقيع الرسالة بعد الطباعة. اكتب اسمك باليد ، ويفضل أن يكون في شكل مخطوطة ، في المسافة بين نهاية الرسالة واسمك المكتوب. يوضح التوقيع المكتوب بخط اليد للمستلم الأهمية التي تعلقها على الخطاب الذي ترسله إليه.

طريقة 2 من 2: رسائل ودية

1. 
   

   
   اذكر التاريخ يجب أن يكون هذا مدرجًا في أعلى الصفحة على اليمين. هذا هو التاريخ الذي كتبته أو أكملت فيه الرسالة.
   • اكتب التاريخ التنسيق المعتاد هو في "يوم شهر سنة". أما بالنسبة للتنسيق الأمريكي ، فهو مختلف بعض الشيء ، لأننا نبدأ بالشهر ، ثم في اليوم ، وفي نهاية العام. هذه التقنية محجوزة إلى حد ما للرسائل الرسمية. يمكنك أيضًا إدخال التاريخ باستخدام الأرقام فقط.
   • يجب محاذاة التاريخ إلى يمين الصفحة.

2. 
   

   
   اكتب استمارة اتصال ودية. من الشائع أن تبدأ بـ "غالي" ، لكن يمكنك استخدام صيغ أخرى مألوفة باستخدام الاسم الأول للمستلم ، إذا كانت طبيعة علاقتك تسمح لك بذلك.
   • يجب أن تكون صيغة الاستدعاء محاذاة إلى اليسار متبوعة بفاصلة.
   • عند الكتابة إلى صديق أو زميل ، يمكنك عادةً كتابة اسمه فقط. على سبيل المثال: "عزيزي جين".
   • إذا كانت نغمة الرسالة مألوفة ، فمن الممكن استبدال كلمة "عزيزي" بكلمة مثل "مرحبًا" أو "مرحبًا".
   • إذا كان المستلم أكبر منك ، أو إذا كنت شخصًا مدينًا له بالاحترام ، ففكر في تضمين اسم العائلة واسم العائلة المناسب. مثال: "عزيزي السيدة روبرت".
   • القفز خط بين صيغة الدعوة وجسم الرسالة.

3. 
   

   
   هيكل رسالتك. اكتب مقدمة وجسم للموضوع وخاتمة. تتكون المقدمة والاستنتاج من فقرة قصيرة ، ولكن بقية الرسالة عادة ما تكون أكثر اتساقًا.
   • قم بمحاذاة e على اليسار أو اختر محاذاة مبررة ، ولا تتردد في وضع مسافة بادئة في الجملة الأولى من كل فقرة.
   • يجب أن يكون البريد الرئيسي بأكمله ذا مسافة واحدة. بشكل عام ، في خطاب مألوف ، لا تقم بتخطي سطر بعد كل فقرة ، ولكن يمكنك القيام بذلك لتحسين قابلية قراءة رسالتك.
   • القفز على خط بعد الجملة الأخيرة من البريد الرئيسي لفصلها عن الاستنتاج.

4. 
   

   
   اكتب الاستنتاج المناسب. "مع خالص التقدير" هو شكل شائع للغاية من المداراة ، حتى في الرسائل الودية. إذا كانت النغمة مألوفة بدرجة كافية ، يمكنك استخدام صيغة أقل تقليدية. إذا كنت قريبًا ، فحاول "أراك قريبًا" أو "أراك لاحقًا".
   • يتبع هذه الصيغة فاصلة ، لكنها لا تستبعد اسمك المكتوب.
   • محاذاة صيغة المجاملة مع البطء.

5. 
   

   
   تسجيل الدخول عن طريق إدخال اسمك. يجب أن يكون توقيعك قيد الاستنتاج. من الأفضل أن تصف اسمك في مخطوطة.
   • يمكنك التوقيع باسمك الأول ، إذا سمحت بذلك علاقتك مع المستلم. أضف اسمك ، إذا كان قد لا يتعرف عليك بقراءة اسمك الأول فقط.

الطريقة الثالثة: البريد الإلكتروني الرسمي أو التجاري

1. 
   

   
   ابدأ بمقدمة. ستحتاج إلى وصف الغرض من بريدك الإلكتروني بدقة ودقة. يجب كتابة هذا الوصف في الحقل المخصص للكائن ، وليس في حد ذاته.
   • إذا كان المستلم ينتظر بريدك الإلكتروني ، يمكنك قصر نفسك على الإشارة إلى مرجع الكائن. في حالات أخرى ، قد يكون كتابة هذا الوصف أكثر حساسية. الهدف هو إعلام المتلقي بمحتوى ملفك. بمعنى آخر ، حاول تحفيز قارئك على فتح البريد الإلكتروني.

2. 
   

   
   اكتب نموذج الاتصال عادةً ما تكون الكلمة "غالية" متبوعة بعنوان المستلم أو اسم الشركة.
   • قم بتوجيه الرسالة إلى شخص معين إن أمكن. تجنب إرسال خطاب إلى مستلم غير محدد. استخدم تعبير "لمن هو على حق" كحل أخير.
   • بالمعنى الدقيق للكلمة ، باللغة الفرنسية ، يجب وضع فاصلة بعد نموذج الاتصال.
   • إذا كنت تتردد بين "سيدتي" أو "سيدي" ، فاكتب الاسم الكامل للمستلم.
   • تخطي خط بعد نموذج الاتصال.

3. 
   

   
   اكتب خطابًا موجزًا ​​ومفيدًا. مثل الرسائل الأخرى ، يجب أن تتضمن رسالتكم مقدمة ومجموعة من الموضوع وخاتمة. عند الصياغة ، حاول أن تكون مختصراً وموجزاً قدر الإمكان.
   • محاذاة البريد الرئيسي على اليسار.
   • لا تستخدم المسافة البادئة.
   • يجب أن يكون البريد وحيد المسافة. ومع ذلك ، تخطي سطر من فقرة إلى أخرى ، وبعد الفقرة الأخيرة.

4. 
   

   
   اختيار شكل مجاملة. سيتم استخدامه لاختتام الرسالة. لديك الخيار بين "بصدق" أو تعبير آخر. ضع فاصلة بعد هذه الصيغة.
   • قم بمحاذاة الصيغة المهذبة على اليسار ، واتبع قواعد الإملاء باستخدام الحروف الكبيرة.
   • يمكنك أيضًا استخدام عبارات أخرى مثل "مع أطيب التحيات" أو "شكرًا لك" أو "مع خالص التقدير".

5. 
   

   
   اكتب اسمك مباشرة تحت الاستنتاج. باستخدام الإلكترونيات ، ربما لن تتمكن من التوقيع عليها يدويًا.
   • محاذاة اسمك على اليسار.

6. 
   

   
   أدخل معلومات الاتصال الخاصة بك في أسفل الرسالة. تخطي سطرًا بعد اسمك ، ثم اكتب عنوانك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وعنوان موقع الويب أو المدونة ، إن أمكن.
   • محاذاة هذه القائمة إلى اليسار مع تباعد واحد. أدخل كل المعلومات في سطر منفصل.

طريقة 4 من 4: البريد الإلكتروني الودود

1. 
   

   
   تشير إلى الكائن. ابدأ بإدخال وصف قصير ودقيق لموضوع البريد الإلكتروني الخاص بك في المربع المتاح. يتيح ذلك للمستلم تحليل الموضوع بسرعة قبل فتح بريدك الإلكتروني. وبالتالي ، سيتم إعلامه وعلى استعداد لقراءة محتوى الخاص بك.

2. 
   

   
   ابدأ بنموذج استدعاء. لديك الخيار بين العديد من الصيغ. بشكل عام ، سوف تبدأ بـ "غالي". ثم أدخل اسم المستلم.
   • محاذاة هذه الصيغة إلى اليسار.
   • إذا كنت تكتب إلى صديق مقرب ، فيمكنك التخلي عن هذا النموذج والبدء ببساطة بكتابة اسمك الأول متبوعًا بفاصلة.
   • تخطي خط بين نموذج الاتصال والبريد الإلكتروني ه.

3. 
   

   
   اكتب الخاص بك. كما هو الحال مع الرسائل الأخرى ، يجب أن تتضمن e الخاص بك مقدمة ومجموعة نصية من الموضوع وخاتمة. ومع ذلك ، إذا كان المستلم صديقًا حميمًا ، فقد يكون هذا التنسيق غير ضروري.

4. 
   

   
   قم بإنهاء بريدك الإلكتروني مع استمارة مجاملة. لا يجب أن تكون رسميًا. ومع ذلك ، يجب عليك إغلاق بريدك الإلكتروني ، حتى لو تم توجيهه إلى أحد أفراد أسرته.
   • إذا كان المستلم صديقًا حميمًا جدًا ، يمكنك إنهاء اسمك بإدخال اسمك ، مع ترك صيغة المداراة المعتادة جانباً.