كيفية تنظيم مظاهرة

مؤلف: Monica Porter

تاريخ الخلق: 19 مارس 2021

تاريخ التحديث: 1 تموز 2024

المحتوى

مراحل
جزء 1 تحضير أشهر مقدما
جزء 2 تنظيم قبل أسبوعين
الجزء 3 قبل 24 ساعة من الحدث
جزء 4 من 5: إدارة سير الحدث

في هذه المقالة: التحضير لأشهر قادمةالجدول أسبوعين قبل 24 ساعة قبل الحدث إدارة الحدث 8 المراجع

ربما تعتقد أن تنظيم حدث ما هو مهمة ساحقة. قد يكون هذا هو الحال إذا لم يكن لديك شعور بالتنظيم أو التخطيط. لكن كن مطمئنًا ، لأننا سنرى معًا كيفية القيام بذلك ، من الإعداد ، والذي يمكن أن يستمر لعدة أشهر ، وحتى يوم الحدث.

مراحل

جزء 1 تحضير أشهر مقدما

تحديد وجوه الحدث. يمكن أن تساعدك عبارة أو اثنتان أساسيتان على تحديد الغرض من هذا الحدث بوضوح وإبقائه في السياق. هل تنوي تدريب أفراد مجتمعك؟ هل تحاول إقناع الجهات المانحة بتمويل بعض مشاريعك؟ هل تريد تكريم بعض الناس أو مجموعة من الناس؟ نسعى جاهدين لتقليل نطاق عملك. بصرف النظر عما ستفعله ، تثقيف أو إقناع أو تكريم ، وما إلى ذلك ، أجب عن السؤال: لماذا هل ستنظم هذا الحدث؟
- أعتبر بمثابة بيان المهمة. إطارك للنجاح عندما تعرف بوضوح ما تريد القيام به ، سيكون من السهل عليك أن تتصرف!
حدد الأهداف. ماذا تريد تحقيقه بالضبط ؟ ليس ما هو عدد المشاركين أو حتى إذا كان الحدث سيحدث ، ماذا تريد أن يخرج من هذا الحدث؟ 5 أشخاص يديرون ظهورهم لمكون جديد في مؤسستك؟ مجموعة من 1000 يورو؟ تغيير العقلية؟ جمهور متحمس؟
- حدد الأشياء الثلاثة الأولى التي تريد إنجازها من خلال تنظيم الحدث الخاص بك والتركيز على تحقيق ذلك. قد يكون لديك هدف مالي وهدف اجتماعي وهدف شخصي. ذلك يعتمد فقط عليك!
جمع المتطوعين. سوف تحتاج إلى فريق جيد مع مهارات مختلفة. يمكن للمتطوعين مساعدتك بعدة طرق ، مثل إعداد البرامج والدعوات والملصقات ، أو استضافة المشاركين والترتيب بعد الحدث. بمعنى آخر ، يمكنهم مساعدتك في إنجاز المهمة. وإذا استطعت ، فلديك متطوعين يمكنك الاعتماد عليهم!
- تأكد من أن مديري وأعضاء فرقك يحترمون جدول عملك. يمكن للتعاون أن يجعل الكثير من الأمور أسهل. عندما تطلب منهم مد يد المساعدة ، من البداية يكون واضحا بشأن توقعاتهم ودرجة مشاركتهم.
- إذا لم تتمكن من توظيف متطوعين ، فقم بتعيين فريق! كل هذا يتوقف على طبيعة الحدث الذي تنظمه. يمكن لمديري الموقع المضيف للحدث الخاص بك وضع فريق تحت تصرفكم ، وإلا يمكنك الذهاب إلى وكالة عمل مؤقتة.
إعداد الميزانية. يجب أن تدرج في ميزانيتك جميع النفقات والإيرادات والتبرعات والنفقات غير المتوقعة. إذا لم تكن ميزانيتك ، فسوف ينتهي بك الأمر مع مجموعة من الفواتير في يديك ، ومحفظة فارغة وأي فكرة عن المشكلة الأخيرة. كن واقعياً منذ البداية لتجنب المفاجآت في يوم الحدث.
- ابحث عن طرق لخفض التكاليف الخاصة بك. يمكنك تجنيد المتطوعين الذين سيعملون مجانا؟ يمكنك اختيار موقع المنزل أرخص ، مثل منزل أحد أصدقائك؟ تذكر أن مباراة بسيطة ولكنها ناجحة أكثر إثارة للإعجاب من حدث في طريقه ، ولكن يتحول إلى فشل.
تقرر أين ومتى. هذا هو الشيء الأكثر أهمية القيام به ، عندما يتعلق الأمر بالحدث الخاص بك.ما هو المكان وما هو التاريخ الذي سيجعل شخص ما يقول: "نعم ، سأرى ذلك! اختر وقتًا يكون فيه الجميع مجانيًا ، ومكانًا يسهل الوصول إليه ووجود شيء قريب منك!
- تحقق من تقويم الأحداث في منطقتك وتحديد جمهورك. إذا كنت تستهدف أشخاصًا يقضون وقتهم في المنزل ، فإن أفضل خيار لديك هو تنظيم اجتماعك في الحي ، خلال اليوم ، وربما تقديم رعاية الأطفال. ولكن إذا كنت تستهدف الطلاب ، فمن الأفضل أن تعقد اجتماعك ليلا في وسط المدينة. إذا استطعت ، اذهب إلى حيث جمهورك وجدت بالفعل.
- بالطبع ، في بعض الحالات ، سوف تضطر إلى حجز موقعك. اتصل بالشخص المسؤول عن المكان الذي ستستخدمه في أقرب وقت ممكن. لا تنسى أنه ربما يكون مشغولاً بنفسك!
فكر في الخدمات اللوجستية. تحتاج اللوجستية لكل شيء. ماذا ستكون احتمالات وقوف السيارات؟ ما هي وسائل الوصول للأشخاص ذوي الإعاقة؟ ماذا يمكنك أن تفعل اعتمادا على حجم مكان الاجتماع الخاص بك؟ ما المعدات التي سوف تحتاجها؟ ما العناصر الإضافية ، مثل المشروبات ، والشارات ، والكتيبات ، التي ستحتاجها وتتطلب نفقات إضافية؟ كم من الناس تحتاج لهذا الحدث لتشغيل بسلاسة؟
- فكر في كل هذه المشكلات مع فريقك وناقش جميع جوانب المشكلة. هل يمكنك توقع بعض الأحداث غير المتوقعة وتجنبها؟ هل هناك ضيوف خاصون يحضرون؟ هل يجب عليك عمل استثناءات؟
فكر في التسويق والإعلان. أثناء وجودك فيه ، قم بعمل ملصق. يجب أن يحتوي على تاريخ أو مكان أو وقت أو اسم الضيف أو العنوان أو السمة أو شعار الحدث. نظرًا لأنك ما زلت في المرحلة الأولية ، يمكنك أن تأخذ وقتك لتسوية هذه التفاصيل. ومع ذلك ، من المثير للاهتمام إنشاء سجل مؤقت بسرعة للحصول على عرض شامل لمؤسستك!
- فكر أيضًا في طرق أخرى لنشر المعلومات. جي؟ البريدية؟ Facebook ، أو نصف دزينة من مواقع الأحداث الأخرى (مزيد من المعلومات قليلاً)؟ ماذا ستحتاج قبل الحدث لجذب المشاركين وما ستكون احتياجاتك إلى الحدث للحفاظ على اهتمامهم؟
الحصول على المنظمة. من المحتمل أن يكون كل شيء محيرًا في الوقت الحالي في رأسك ولا تعرف كيف تبدأ. خذ نفسًا عميقًا وافتح Excel. إعداد جدول زمني مؤقت لهذا الحدث الخاص بك. قم بإنشاء بعض جداول البيانات لتنظيم أفكارك. قد يبدو هذا غير ضروري ، لكن خلال شهرين ستهنئ نفسك على القيام بهذه المهمة.
- لكل نشاط ، قم بإعداد جدول زمني مع مواعيد نهائية. اكتب أسماء المتعاونين وحدد مهامهم وفترات التنفيذ. حتى تتمكن من تنظيم والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديهم.

جزء 2 تنظيم قبل أسبوعين

تأكد من أن كل شيء على ما يرام. حدد تاريخ وموقع الحدث الخاص بك ، واختر ضيف شرفك ، وموظفيك ، وموضوع وشعار هذا الحدث الخاص بك. ما هي القضايا التي من المحتمل أن تسبب مشاكل؟ ما هي الأسئلة التي يمكن أن تنشأ في اللحظة الأخيرة؟ في هذه المرحلة ، يجب الانتهاء من جميع التفاصيل الخاصة بك.
الحصول على جنبا إلى جنب مع فريقك. احصل على ميزانيتك وجدولك ، وما إلى ذلك ، معتمدة من قبل أعضاء فريقك والمديرين. لقد حان الوقت لدراسة وحل جميع القضايا. هل موظفيك فهموا ما يجب عليهم فعله؟ هل يشعرون بالراحة مع الإجراء بأكمله؟
- مرة أخرى ، اجتمع مع المتعاونين والمتطوعين لمناقشة أي مشاكل محتملة. إنه أيضًا الوقت المثالي لوضع خطة عمل.
- تأكد من أن فريقك ليس لديه أي مشاكل داخلية. ابق على اتصال مع قادة وأعضاء كل مجموعة ، وكذلك المتطوعين.
تفويض المسؤوليات لبعض المتعاونين لديك وتعيين أكثر خبرة منهم لتنسيق جميع الأنشطة. إذا كان هذا حدثًا ضخمًا ، فقم بشحن العديد من الأشخاص لتنسيق العديد من الأنشطة ، تحت إشراف شخص واحد مسؤول. تذكر أن أعضاء المجموعة يجب أن يثقوا في قائد المجموعة.
- في يوم الحدث ، فكر في تعيين شخص أو شخصين للقاء وتحية المشاركين عند وصولهم إلى مكان الحادث. من حيث المبدأ ، فإن لجنة الاستقبال هي المسؤولة عن تحفيز الجميع وإعطاء المشاركين الشعور بأنهم في أيد أمينة.
تأكد من تحديث مواقع الويب المتعلقة بالحدث. من المحتمل أنك على Facebook ، ولكن هناك العديد من المواقع الأخرى التي يمكنك استخدامها للترويج لحدثك بشكل أفضل. Eventbrite و Evite و Meetup هي 3 من أهم المواقع التي تحتاج إلى التفكير فيها. إذا كنت لا تعرفهم بعد ، فانتقل إلى الإنترنت الآن!
- وبالطبع ، لا تنس موقع الويب الخاص بك أو مدونتك أو صفحتك على Facebook ، إذا كان لديك أي منها. يمكنك إرسال رسائل تذكير ونشر الصور وإدارة طلبات الرد (RSVP). كلما كان نشاطك أكثر ، كلما كان الجميع أفضل لك.
اطلب من المندوبين تمويل ورعاية بعض الأنشطة. سوف تضطر إلى مواجهة العديد من النفقات خلال الأيام القادمة ولن تدفع كل شيء من جيبك! جمع ما لا يقل عن القليل من المال لتغطية تكاليف بدء التشغيل ، مثل استئجار غرفة والمعدات وربما المطاعم. قد تضطر إلى دفع ثمن أشياء أو خدمات معينة.
- تأكد من وجود إجراءات إدارية مناسبة لتلقي وتأكيد وفوترة الخدمات التي ستحتاج إليها. يجب عليك تتبع كل ما تفعله حتى تتمكن من الرجوع إليه لاحقًا ، لذلك يمكنك تنظيم نفسك مبكرًا ، لا سيما إذا كان شركاؤك التجاريون يرتكبون خطأً.
أعلن هذا الحدث الخاص بك. قم بإعداد الكتيبات وتشغيل الإعلانات وإعلام وسائل الإعلام وإجراء البريد المباشر وإجراء المكالمات الهاتفية وإرسال المجموعات إلى المجموعات وزيارة المشاركين أو الرعاة المحتملين. ماذا تفعل لتشجيع الناس على المجيء؟ احرص على نشر معلومات كاملة لا تترك مجالًا كبيرًا للأسئلة. لكن بعد كل شيء ، أنت تتطلع أيضًا إلى إثارة فضول جمهورك!
- تحديد جمهورك المستهدف. إذا كنت تحاول الوصول إلى كبار السن ، فلن تضيع وقتك في إرسالهم snapchats. انتقل إلى الأماكن التي يرتادها المشاركون واستخدم الأدوات المألوفة لديهم. نسعى جاهدين لتكون في متناول الجميع وتتصرف بشكل طبيعي.
جمع كل ما تحتاجه لهذا الحدث الخاص بك. على سبيل المثال ، الميداليات والألعاب والهدايا التذكارية الصغيرة والجوائز أو الشهادات. هناك الكثير من الأشياء والأدوات التي يمكن أن تمر دون أن يلاحظها أحد من ذوي الخبرة ، ولكنك تعرف كل زاوية وركن وكل ما يمكن أن يحدث هناك. ولا تنسَ الطاولات والكراسي ونظام الصوت والملصقات وأغطية المائدة وجميع هذه الأشياء المهمة!
- هذا السؤال وحده يستحق جلسة عمل كاملة مع موظفيك. لا تتوقف عن التفكير في الأمر حتى تكتشف 5 أشياء مثل الأقلام وأدوات الإسعافات الأولية والبطاريات والآيس كريم والإضافات. عليك التأكد ، بأي ثمن ، من تغطية كل شيء.
تنظيم نفسك ل جميع. اتخاذ الترتيبات اللازمة لالتقاط الصور ومقاطع الفيديو. تنظيم حركات الضيوف. اتخاذ الترتيبات اللازمة أيضا للطعام وفريق التنظيف. يمكن إطالة القائمة من يوم لآخر ، لكنها طبيعية ، لأنك تنظم هذا الحدث الخاص بك!
- اعتنِ بالطعام والمرطبات. لقد حان الوقت أيضًا للتخطيط لمرافق خاصة ، كتلك الخاصة بالأشخاص ذوي الإعاقة ، إلخ. تحقق أيضًا مما إذا كان بعض المشاركين نباتيين أو لديهم احتياجات غذائية خاصة.
- توفير الكراسي والطاولات والميكروفونات ومكبرات الصوت وأجهزة الكمبيوتر وأجهزة العرض البلورية السائلة (LCDs) ، المنصة ، وجميع المعدات اللازمة لإعداد موقع الحدث بشكل صحيح.
قم بإعداد قائمة الأشخاص للاتصال بهم. ستحتاج إلى أرقام هواتف وعناوين وجميع موظفيك. وبالمثل ، قم بإعداد قائمة الشخصيات المهمة والموردين. ستكون هذه القوائم مفيدة إذا كان شخص ما sabsent أو في وقت متأخر.
- لنفترض أن مطاعمك متأخرة؟ ماذا ستفعلون ؟ كنت تأخذ قائمتك الجميلة وأنت تتصل بهم. هل اعتقدوا حقا أنك ذاهب بحث هذه 100 كجم من لحم الخنزير سحبت؟ حسنا ، لا يهم. أنت تعطي القائمة لفرانسوا وتطلب منه أن يذهب مع شاحنته إلى العنوان المذكور. وهذا كل شيء! أنت تعرف الآن ما عليك القيام به ، إما التوقف عن استخدامها أو أن تكون أكثر دقة من خلال توصيل التفاصيل الخاصة بك!
انتقل إلى مكان الحدث مع موظفيك. قم بجولة وتحقق بعناية من أماكن وقوف السيارات والمراحيض والغرف الخضراء وتوفير المداخل والمخارج. ابحث عن الأماكن القريبة حيث يمكنك عمل نسخ ضوئية أو إجراء مكالمات هاتفية وإجراء عمليات شراء في حالة الطوارئ. باختصار ، حاول أن تعرف التضاريس كجيبك.
- تحدث أيضا إلى شخص الاتصال الخاصة بك. هو / هي يجب أن تعرف المكان أفضل من أي شخص آخر. هل هناك مشكلة معينة تحتاج إلى معرفتها؟ هل هناك قيود زمنية؟ هل يجب أن تبقي الأبواب مغلقة في أوقات معينة؟ هل سيكون هناك ، لا سمح الله ، مناورات حريق روتينية أثناء الاحتجاج؟

الجزء 3 قبل 24 ساعة من الحدث

حافظ على الهدوء. لقد وصلت تقريبا في نهاية الجمل الخاصة بك. من المهم للغاية الحفاظ على أفكارك واضحة والحفاظ على المسار الصحيح. لقد قضيت شهورًا في التحضير! كل شئ سيكون علي مايرام. إذا التزمت الهدوء ، فسيتصرف فريقك مثلك وسيحدث الحدث في ظروف جيدة. علاوة على ذلك ، سيتم الانتهاء من كل شيء بسرعة كبيرة!
- على محمل الجد ، لقد وصلت تقريبا إلى نهاية الجمل الخاصة بك. لقد خططت لكل شيء ، لقد فكرت في كل المشاكل المحتملة. إذا حدث شيء ما ، فستتغلب على الصعوبة. وتذكر ، لن يلومك أحد. لا تقلق الضيفة الصاخبة ، الغذاء المتوسط ، كثيرًا ، لأن المشاركين يعرفون أنك لا تستطيع التحكم في كل شيء. لذلك ، الاسترخاء ، كل شيء سيكون على ما يرام.
أداء الشيكات الأخيرة مع فريقك. تأكد من أنك أخبرت الجميع وقت الحدث وكيفية الوصول إليه. لا تريد يوم الحدث الذي يسأله جميع موظفيك في نفس الوقت أين هو باب الخدمة المقدس هذا.
- حتى لو لم تتلقى أسئلة ، بذل قصارى جهدك لتقييم سلوك موظفيك. هل هم راضون عن وصف مهامهم؟ هل تشتم رائحتهم؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فناقشها وحاول أن تتغلب على الصعوبة معًا. ربما شخص ما سيكون أكثر راحة في فعل شيء آخر أو العمل مع شخص آخر.
تحقق من كل الدعوات والأجوبة التي تلقيتها. اجعل قائمة الضيوف وشحن شخصًا لحساب عدد الحاضرين. في معظم الحالات ، سيكون عدد الأشخاص الموجودين مختلف من الناس الذين استجابوا. ربما تكون قد استلمت 50 إجابة إيجابية وتنتهي بـ 5 إجابات أو 500 شخص حاضر. لذلك ، حتى مع العلم بعدد الردود التي تلقيتها ، كن مستعدًا للحالات الشديدة!
- أثناء تواجدك هناك ، ذكر الحدث بضيوفك المميزين. ستفاجأ بعدد الأشخاص الذين سيقولون: "نعم ، هذا صحيح! انها غدا أليس كذلك؟ يمكنك تجنب عمليات المراقبة عن طريق إجراء مكالمة هاتفية بسيطة أو إرسال رسالة نصية قصيرة.
انتقل إلى المكان وتأكد من أن كل شيء جاهز. هل الغرفة نظيفة ومتاحة؟ هل تم تثبيت المعدات الإلكترونية؟ هل تم إجراء اختبارات الأداء الجيد؟ يمكنك تثبيت المعدات مقدما ، إذا لزم الأمر؟ هل الموظفين جاهزون؟
- تحقق مما إذا كان عدد الأشخاص الحاضرين للإشراف على الحدث كافيًا. بالطبع ، من الأفضل دائمًا الحصول على المزيد من الأشخاص. قد تحتاج إلى شخص يمكنه إجراء سباق عاجل أو استضافة ضيف شرف أو تسوية حدث غير متوقع ؛ أو للحصول على القهوة ، ببساطة.
قم بإعداد مجموعات المشاركين. قد تشتمل كل مجموعة على زجاجة مياه ووجبة خفيفة وجهاز كمبيوتر محمول وقلم وكتيب والمعلومات الضرورية. يمكنك أيضا تضمين ذكريات صغيرة. إنها في الحقيقة التفاصيل التي ستدفع المشاركين إلى الاعتقاد بأن الحدث تم تصميمه بشكل جيد ومنظم جيدًا. وسوف يفكرون حقًا أنك تعتني بكليهما!
- يمكن حجز هذا للضيوف أو موظفيك أو كليهما! الذي لا يحب تلقي شريط الجرانولا والقلم؟
اصنع نص إنها قائمة تحتوي على جميع المعلومات اللازمة المصنفة وفقًا للجدول الزمني والغرفة. إعداد برنامج توقيت للأنشطة الهامة. هيكل النموذج يعتمد عليك. لا تحاول تحميله لسهولة القراءة.
- إذا كنت حقًا من الصعب إرضاءه ومثابرة جدًا ، يمكنك إنشاء عدة البرامج النصية. قد يطلب منك المتحدثون الحصول على قائمة بالمتحدثين الآخرين مع تحديد موقعهم وجدولهم الزمني. سيحتاج فريقك إلى قائمة بالمعدات والجداول وقواعد عمليات التنظيف. إذا كان لديك وقت لإعدادها ، فقد تكون هذه القوائم مفيدة.
قم بإعداد قائمة مرجعية بالإجراءات التي يجب اتخاذها أثناء الحدث. ستكون كارثة إذا كنت هناك ، كل شيء هناك ، والجميع هناك وفجأة تدرك أنك نسيت في المنزل الكؤوس 1200 لاستراحة القهوة. كنت قد دمرت كل شيء. لذا ، قم بعمل قائمة مرجعية وخذ معك كل ما تحتاجه!
- إذا كانت الأشياء تميل إلى التراكم ، فقم بتعيين مهمة محددة لكل عضو من أعضاء فريقك. لذلك ، في يوم الحدث ، لن تضيع وقتك في الركض يمينًا ويسارًا ، متخللاً الأزمات. يدان آخران يخففان العبء ... كما يقول المثل.

جزء 4 من 5: إدارة سير الحدث

كن مبكرا على موقع الحدث مع موظفيك والمتطوعين. تأكد من حضور الجميع وتأكد من أن المعدات الإلكترونية تعمل بشكل صحيح. هل هناك أي أسئلة في اللحظة الأخيرة؟ إذا كان لديك الوقت المتبقي ، وزع شرابًا ، وأخبرهم ببضع كلمات تشجيع ، ثم أعطهم استراحة! لقد استحقيت ذلك. انت مستعد.
- تأكد من أن المنظمين يرتدون شارة مميزة أو شارات أخرى ، حتى يتمكن المشاركون من العثور عليها بسهولة عند الحاجة. في بعض الأحيان لا يكون ارتداء الملابس الداخلية كافياً.
تثبيت كل شيء. من الداخل والخارج. هل يجب عليك تعليق البالونات في صندوق البريد أو لوحة الإعلانات في الزاوية؟ وما رأيك في الأبواب وقاعة المدخل الرئيسية؟ إذا كان على المشاركين التنقل في مسار معقد ، ضع أكبر عدد ممكن من العلامات لإرشادهم بشكل أفضل.
- لا تنسَ لافتات الترحيب واللافتات الإعلامية المفيدة جدًا. تذكر أن تسهل على المشاركين العثور على موقع الحدث. هذا بالطبع !
- تثبيت مكتب الاستقبال والتسجيل. عند الوصول إلى الموقع ، يجب على المشاركين ملاحظة ما يحتاجون إليه لتوجيه أنفسهم. خلاف ذلك ، قد يركضون في دوائر ويشعرون بعدم الارتياح.هل تتذكر لجنة الاستقبال التي تحدثنا عنها سابقًا؟ ضع شخصًا ما عند المدخل لتحية المشاركين والإجابة على أسئلتهم.
- نشر بعض الموسيقى! يمكن أن تبدد أي إحراج من شأنه أن يزيد من الحالة المزاجية.
تأكد من أن الأشخاص المهمين يدركون الأحداث. إذا تأخر المتكلم ، فاضبط جدولك الزمني وأبلغ الأطراف المعنية. إذا استمرت الوجبة لفترة أطول من المتوقع ، فيجب تنبيهك إلى تغيير البرنامج. من النادر أن تسير الأمور وفقًا للجدول الزمني ، لذلك تأكد من إبلاغ الأشخاص فور حدوث التغييرات.
التقاط الصور! ربما تريد الاحتفاظ بذكريات الحدث. ورؤية شخص يتجول مع الكاميرا يمكن أن تثير المشاركين. لا تنسَ راية الراعي ، ملكك ، المدخل ، الاستقبال ، إلخ. ربما يمكنك استخدامها في العام المقبل!
- اطلب من أحد أصدقائك أو مصور محترف ، إن أمكن ، الاهتمام بكل هذه التفاصيل. هناك لديك ما يكفي للقيام به! ولكن عليك أن تعتني بضيوفك ، لذا اجعلي شخصًا يعتني بالصور ، إلخ.
تقديم هدية تذكارية. ربما تعلم المشاركون شيئًا عن طريق حضور الحدث الخاص بك ، وتريد منهم ترك التفكير في شيء أو طرح أسئلة أو التفكير في اتخاذ إجراء. لذا قم بتوزيع منشور أو شيء يمكن أن يأخذوه معهم لمنحهم أفكارًا العمل بعد الحدث.
- تذكر أن تنشئ منتدى للتعليقات. امنح المشاركين الفرصة للمتابعة ، وقول ما يفكرون فيه ، واقتراح التحسينات ومشاركة رغباتهم للحدث التالي. وبالطبع ، كيف يمكنهم التبسيط!
تنظيف منطقة الاستقبال! رفع العداد الكهربائي ، والتقاط لافتات ، وإزالة الجداول ، الخ أعد الأماكن في حالتها الأصلية ، كما كانت قبل الحدث. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت قد استأجرت الغرفة وترغب في العودة. قد يفرض عليك المال رسومًا ، كان من الممكن تجنبها بطريقة أخرى. قسّم المهام لجعل العملية سهلة قدر الإمكان.
- تحقق من أنه لم يتم نسيان أي شيء ثمين على الفور ، وإذا كان الأمر كذلك ، فقم بإعداد خدمة عقارية مفقودة
- استرعاء انتباه الشخص المسؤول عن المكان ، والأضرار التي قد تحدث أثناء الحدث. من الأفضل أن نكون صادقين ومباشرين.
- اعتني بالقمامة وتصرف في حدود إمكانياتك. ستهتم خدمة التنظيف بهذه المشكلة.
تهتم بجميع المهام التي تنشأ من عقد هذا الحدث الخاص بك. في الواقع ، يعتمد على طبيعة الحدث المعني. قد لا يكون لديك الكثير لتفعله ، ولكن يمكنك أيضًا أن تنتهي بقائمة طويلة من الأشخاص الذين يجب أن تشكرهم وصفة للإدارة. فيما يلي بعض الأفكار للبدء.
- أشكر جميع أعضاء فريقك والمتطوعين والرعاة. لا يمكنك جعل هذا الحدث الخاص بك بدونهم!
- تحديث وإنهاء حساباتك. يجب إكمال هذه المهمة في أسرع وقت ممكن. من الأفضل أن يكون لديك الحد الأدنى من التفاصيل لضبطها.
- قم بتنظيم حفل شكر لجميع أولئك الذين ساعدوك ، ويجب أن يشعر موظفوك بالتقدير ويشعر المتبرعون أنهم شاركوا في قضية جيدة.
- إعطاء الناس المعنية الهدايا التذكارية أو الكتيبات.
- وزع على الرعاة والأشخاص المعنيين حصتهم من الوصفة.
- انشر صور الحدث على موقع الويب الخاص بك.
تنظيم اجتماع تقييم بعد الحدث لتحسين مؤسستك في المستقبل. الآن بعد أن أنجزت كل شيء ، هل هناك أشياء يمكنك القيام بها بطريقة مختلفة؟ ما الأشياء التي عملت بشكل جيد والتي لم تنجح؟ هل توافق على تنظيم مثل هذا الحدث مرة أخرى؟ ماذا تعلمت؟
- إذا تلقيت ملاحظات ، فكر في ذلك. إذا لم يفعل ضيوفك ، فاطلب من موظفيك القيام بذلك! ما رأيهم في الحدث؟ على الأقل ، هل يقدرون أنفسهم؟ بالطبع لأن لديهم شريط جرانولا وقلمًا ، أليس كذلك؟