كيف تكتب خطاب تغطية للتعليم الجامعي

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 العصف الذهني
• الجزء 2 بدء عملية الكتابة
• جزء 3 هيكلة الرسالة
• جزء 4 اكتب خطابًا صعبًا

خطاب التحفيز (أو خطاب الدعم) هو قبل كل شيء نوع من المستندات المكملة للسيرة الذاتية ، يتم إرسالها إلى مجند لإبلاغه باستعداد المرشح للعمل معه. ومع ذلك ، يمكن أيضًا أن يصاحب ملف الطلب عندما تريد أن يتم قبولك في برنامج الدراسات العليا أو المنحة الدراسية. عندما تكون مكتوبة بشكل جيد ، توفر هذه الوثيقة معلومات أساسية عن المرشح ، ويجب أن تكتب بطريقة مبتكرة ومدروسة. نظرًا لأن هذا الجزء من عملية التقديم يمكن أن يكون حاسمًا للغاية ، فيجب أن تكتب الرسالة وتتقنها تمامًا قبل إرسالها.

مراحل

جزء 1 العصف الذهني

1. 
   

   
   تدوين الملاحظات. خلال عملية العصف الذهني ، اكتب بعض الملاحظات المهمة للتشاور عند كتابة الرسالة. لاحظ التفاصيل الأساسية والثانوية ، سواء أكنت تستخدمها في خطاب الغلاف أم لا.

2. 
   

   
   إجراء بحث في الجامعة ومناهجها. اقرأ جميع الوثائق المطبوعة أو الرقمية التي تقدمها الجامعة وتأكد من مراجعة موقعها على شبكة الإنترنت. إيلاء اهتمام خاص لمعايير القبول في البرنامج الذي ترغب في متابعته.
   • بشكل عام ، تصف الجامعات المؤهلات التي يتوقعونها من مختلف المرشحين. يمكنك استخدام هذه المعلومات لتكييف خطاب التغطية مع المؤسسة التي ترغب في التسجيل فيها.
   • على سبيل المثال ، إذا كانت الجامعة منخرطة في العديد من الأسباب الإنسانية المتعلقة بموضوع البرنامج ، يمكنك التركيز بشكل أكبر على اهتماماتك الإنسانية. من ناحية أخرى ، إذا كانت معايير القبول مقصورة تمامًا على الأكاديميين ، فستحتاج إلى التركيز على تطلعاتك وخبراتك الأكاديمية.

3. 
   

   
   
   
   اسأل نفسك لماذا أنت المرشح المثالي. سوف ترغب لجنة القبول في البرنامج في معرفة السبب وراء اختيارك بدلاً من اختيار شخص آخر. ومع ذلك ، قبل تقديم إجابتك ، يجب عليك أن تسأل نفسك هذا السؤال.
   • فكر في مهنتك الجامعية حتى الآن. فكر في الدورات والمعلمين والمؤثرات التي جعلتك تختار طريقك الأكاديمي الحالي وحدد مسار حياتك المهنية.
   • فكر في سبب اختيارك لهذه المدرسة وهذا البرنامج. فكر في كل دوافعك ، سواء كانت شخصية أو مهنية.

الجزء 2 بدء عملية الكتابة

1. 
   

   
   وضع خطة الرسالة. جمع كل ما تبذلونه من الملاحظات ومحاولة تنظيمها في مخطط واسع. يجب أن تتضمن خطتك أقسامًا منفصلة للمقدمة والتطوير وملاحظاتك الختامية.
   • إذا كنت لا تعرف كيفية هيكلة الرسالة ، ففكر في تصنيف ملاحظاتك في مخطط انسيابي أو بنية مشابهة. الهدف من هذه الخطوة هو تنظيم أفكارك غير المهيكلة.

2. 
   

   
   
   
   اكتب الرسالة بعد تنظيم أفكارك ، يجب أن تبدأ في كتابة المسودة الأولى لخطابك. ضع في اعتبارك أن هذه مسودة تقريبية فقط: ستحتاج إلى إجراء تعديلات لتحسينها قبل إرسالها.
   • قم بتضمين أي أفكار تعتقد أنها ذات صلة ووصفها بأكبر قدر ممكن من التفاصيل الحسية. بينما قد ينتهي بك المطاف إلى الكثير من المعلومات ، سيكون لديك الحق في إزالة الأفكار غير ذات الصلة خلال مرحلة إعادة التشغيل.
   • راجع ملاحظاتك غير الرسمية وخطتك الرسمية لهذا الجزء من العملية. لاحظ أيضًا أنه يجب عليك اتباع الإرشادات الواردة في القسم الثالث من هذه المقالة.

3. 
   

   
   اقرأ الرسالة مرة أخرى بعد بضعة أيام. بعد الانتهاء من المسودة الأولى ، خذ على الأقل يومًا أو يومين من الراحة قبل التفكير في تعديل الرسالة.
   • على الأقل ، يجب إيلاء اهتمام وثيق لقواعد اللغة وبنيتها.
   • والأهم من ذلك ، يجب عليك أيضًا تدقيق رسالتك للتأكد من دقتها واتساقها. يجب أن تكون الحقائق صحيحة ، ويجب أن تكون الأفكار أصلية وأن تكون النغمة محترفة.

4. 
   

   
   التماس النقد البناء. هذه الخطوة ليست ضرورية ، ولكن قد يكون من المفيد الحصول على آراء خارجية من أشخاص مؤهلين ، بمن فيهم المعلمون والزملاء الذين يأخذون نفس الدورة التدريبية التي تتبعها.
   • من الناحية المثالية ، يجب أن تحاول الاتصال بشخص مسجل بالفعل في البرنامج الذي تتقدم إليه. سيكون لهذا الشخص فكرة أفضل عن توقعات الجامعة.

5. 
   

   
   مراجعة الرسالة حسب الحاجة. راجع خطاب التحفيز من وجهة نظر حرجة (لك ولغيرك). لا تخف من إعادة كتابتها عدة مرات حتى تتم كتابتها جيدًا.
   • قم بإزالة الأفكار أو الكلمات الزائدة عن الحاجة ، وكذلك المعلومات التي لا تتعلق مباشرة بالفكرة الأساسية للرسالة. في المتوسط ​​، يجب أن يحتوي خطاب الغلاف على صفحة واحدة كاملة فقط ، وتعتبر جميع الصفحات الإضافية غير ضرورية ومهملة بشكل عام.
   • ومع ذلك ، قد تطلب بعض الجامعات من المتقدمين تقديم رسائل أطول ، مع صفحتين أو ثلاث صفحات. من الأفضل قراءة نموذج الطلب أو إرشادات البرنامج للعثور على هذه التفاصيل. إذا لم تتمكن من العثور على أي شيء ، فمن الأفضل التمسك بصفحة واحدة.
   • تأكد من وضع أهم الأفكار في بداية رسالتك وإعادة ترتيب المحتوى بقدر الضرورة لمنحه بعض السيولة.

جزء 3 هيكلة الرسالة

1. 
   

   
   عنوان الرسالة على وجه الدقة قدر الإمكان. إذا كنت تعرف اسم الشخص الذي يدرس نماذج القبول في الجامعة ، فمن الأفضل أن ترسل له رسالة بالاسم.
   • إذا لم تتمكن من العثور على اسم هذا الشخص ، فيجب أن تحاول على الأقل مخاطبة القارئ وفقًا لموقعه. هذه بعض الأمثلة :
     • عزيزي مستشار القبول ؛
     • عزيزي لجنة القبول
     • عزيزي مدير القبول.
   • استخدم أشكال التحية العامة فقط (لمن, سيدي العزيز وسيدتي) إذا لم يكن لديك خيار آخر.

2. 
   

   
   الدولة هدف واضح. يجب أن تلخص الفقرة الأولى من رسالة الغلاف جميع محتواها وتعطي للقارئ فكرة واضحة عما يمكن توقعه.
   • يجب أن تحتوي هذه الفقرة الأولى على جملة واحدة إلى ثلاث جمل فقط ، يجب أن تشير فيها بشكل غير مباشر إلى أنك تقدم خطاب تغطية للبرنامج الذي اخترته.
   • قد تبدو الجملة التمهيدية مثل هذا المثال: "أنا أكتب هذه الرسالة للتعبير عن اهتمامي ببرنامج ABC لجامعة XYZ. "

3. 
   

   
   تلخيص الأسباب الخاصة بك. في نص الرسالة ، يجب أن تخبر مجلس القبول لماذا تعتقد أن هذه الجامعة وبرنامجها هما أفضل ما لديك. يجب عليك أيضًا توضيح سبب قبول مجلس الإدارة لك بدلاً من المرشحين المحتملين الآخرين.
   • انظر الملاحظات التي قمت بها على دوافعك ومؤهلاتك.
   • اشرح لماذا أنت المرشح المثالي؟ حاول أن تصف خبراتك الأكاديمية والمهنية السابقة في البرنامج الذي تهتم به. قدِّم معلومات واقعية ، لكن أظهر كيف أثرت هذه الحقائق في حياتك.
     • على سبيل المثال ، يمكنك ذكر كيفية تفاعلك مع الدورات المواضيعية في المستوى الجامعي السابق ، على سبيل المثال ، عامك الأول من الدرجة العلمية. بدلاً من قول أنك درست دورات حول الموضوع المعني ، اشرح كيف أن محتوى هذه الدورات قد فتنتك ، أو عزز من تصميمك أو فضولك.
   • اشرح لماذا اخترت هذه الجامعة وهذا البرنامج وهذا الموقع. من المرجح أن تقبل العديد من المدارس الجامعية المرشحين الذين يكونون متحمسين أو متحمسين.
     • صف أهدافك المهنية وشرح سبب اعتقادك أن البرنامج المعني يوفر لك أفضل فرصة للوصول إليها. يمكنك الرجوع إلى الأصول الرئيسية الموضحة في نموذج البرنامج دون ذكرها مباشرة.
     • حدد ما يثير اهتمامك بالجامعة. إذا كنت طالبًا أجنبيًا ، فيجب عليك أيضًا توضيح سبب رغبتك في الدراسة في البلد الذي تختاره. على سبيل المثال ، إذا كانت إحدى جامعات اللغة الإنجليزية ، فسر سبب رغبتك في متابعة تعليمك العالي في إنجلترا.

4. 
   

   
   صف مؤهلاتك الرئيسية. أثناء إظهار سبب كونك المرشح المثالي للبرنامج ، ستحتاج إلى سرد خبراتك الأكاديمية والصفات الشخصية والخبرات الأخرى ذات الصلة. ركز على النقاط الأكثر ارتباطًا بالبرنامج نفسه.
   • تحقق سيرتك الذاتية ، ولكن لا تنسخها. في كثير من الأحيان ، يجب على المتقدمين إرفاق نسخة من سيرتهم الذاتية في نموذج الطلب المصاحب لرسالة التغطية. يمكنك استخدام معلومات سيرتك الذاتية لتذكر التفاصيل المهمة ، ولكن لا ينبغي أن تكون الرسالة نسخة طبق الأصل من السيرة الذاتية نفسها. إذا لزم الأمر ، قم بإحالة قارئي خطاب التغطية إلى السيرة الذاتية لتزويدهم بأي تفاصيل إضافية لا يمكن إدراجها بشكل موجز في خطاب الغلاف.
   • ادعم كتاباتك كلما ذكرت إحدى صفاتك ، يجب عليك تأهيلها باستخدام المصطلحات المناسبة. من السهل جدًا القول أنك عامل صعب: يجب أن تثبت ذلك بأمثلة من التجارب.
   • لا تفاخر.يجب أن لا تبتعد عن نفسك لتبدو متواضعة ، ولكن يجب أيضًا تجنب وصف أي شيء يجعلك تشعر بالغطرسة أو بالثقة المفرطة. للقيام بذلك ، ركّز في المقام الأول على الحقائق ، دون القيام بالتحليل الشخصي.

5. 
   

   
   أعد تأكيد وجهة نظرك. لاختتام الخطاب ، كرر باختصار استعدادك لمتابعة البرنامج قبل إنهاء الرسالة وتوقيع توقيعك ، وأعرب بأدب عن امتنانك لأعضاء لجنة القبول على الوقت والاهتمام الذي أولوه لك.
   • يجب أن تحتوي الفقرة الأخيرة على حوالي ثلاث جمل. أعد صياغة الخط التمهيدي الخاص بك وقم بتلخيص النقاط الرئيسية المشمولة في كل فقرة في جملة واحدة لكل منها.
   • أنهِ الخطاب عن طريق توجيه الشكر للقراء على الوقت والانتباه ووضع توقيعك مع عبارة مهذبة محترفة (مثل "محترم") ، متبوعةً باسمك الكامل.

جزء 4 اكتب خطابًا صعبًا

1. 
   

   
   استخدام لغة واضحة وموجزة. احتفظ بموضوع الرسالة ، باستخدام لغة صحيحة نحويًا تصف مهاراتك ونيتك بمصطلحات مباشرة. تجنب الازهار أو الموحلة أوصاف واستخدام الصوت النشط.
   • لا تستخدم عبارات أو مصطلحات تعتبر كليشيهات. تعطي العبارات الشائعة صورة سيئة للغاية عنك ، لأنها تعطي انطباعًا بأنك لست مبدعًا جدًا. عندما تريد استخدام كليشيهات معينة ، اسأل نفسك لماذا يجب عليك استخدامها وكيفية القيام بها ، مع إظهار حقيقة هذه الفكرة بأمثلة بليغة بدلاً من استخدام عبارات غير أصلية.
     • فيما يلي بعض الأمثلة عن اللقطات الشائعة:
     • "أنا متحمس جدا ل ..." ؛
     • "لقد أحببت دائمًا ..."؛
     • "أهدافي الرئيسية هي ..."
   • تجنب الانتحال. حتى إذا كنت تستخدم معلومات من الوثائق المقدمة من قبل مجلس القبول لصياغة أفكارك ، يجب ألا تكرر كلمة المعلومات هذه للكلمة. إذا كان البرنامج يركز على "أحدث المعدات" ، تجنب عبارة "أحدث المعدات".
   • لا تنسخ الحروف القياسية. قد تجد أنه من المفيد البحث عن نسخ من خطابات الغلاف للحصول على فكرة عن الهيكل واللغة التي يجب تبنيها ، ولكن يجب تجنب الإفراط في نسخ محتويات هذه النسخ. بعد كل شيء ، كل شخص قادر على نسخ خطاب قياسي وإكمال الجمل. يجب أن تظهر أنك لست الجميع. للقيام بذلك ، استخدم نغمة أصلية.

2. 
   

   
   استخدم نغمة إيجابية. يجب أن تركز رسالتكم على الجوانب الإيجابية وليس السلبية. إذا قررت وصف الصعوبات أو التحديات التي واجهتها في الماضي ، فركز على كيفية التغلب عليها بدلاً من مدى جدية هذه التحديات.
   • لا تصف نقاط ضعفك. من المحتمل أن تتحدث عن ذلك خلال مرحلة المقابلة ، لكن خطاب التغطية الخاص بك يجب أن يبرز نقاط القوة لديك.
   • التركيز على المستقبل. على الرغم من أنه يجب عليك وصف مؤهلاتك السابقة ، إلا أنه من المهم أيضًا إثبات أن لديك رؤية مستقبلية. على سبيل المثال ، بدلاً من وصف نقص خبرتك في مجال معين مشمول ببرنامج أكبر ، ما عليك سوى الإشارة إلى أنك تريد معرفة المزيد حول هذا المجال.

3. 
   

   
   التوفيق بين لهجة المهنية والمعلومات الشخصية. على الرغم من أنك تحتاج إلى تخصيص خطاب التغطية الخاص بك لوصف اهتماماتك وتجاربك ، إلا أنه يجب عليك كتابة خطاب احترافي واعتماد التنسيق المناسب.
   • ركز على دوافعك الفكرية. حتى إذا كان لديك دوافع دينية أو إيثار أو شخصية تأتي من القلب ، فإن أعضاء مجلس الإدارة أكثر اهتمامًا بدوافعك الفكرية. ركز على أهدافك الأكاديمية والمهنية.
   • في الوقت نفسه ، حاول أن تبرز من بقية المرشحين. لا تعمم الكثير عن أهدافك المهنية: كن محددًا ، دون التعبير عن الدوافع العاطفية أو الشخصية.

4. 
   

   
   كن صادقا بغض النظر عن ما تكتبه ، لا تكذب. تجنب المبالغة في التجارب السابقة أو غيرها من المؤهلات التي تتجاوز متناولهم الفعلي.
   • من وجهة نظر أخلاقية ، ينبغي شغل المنصب الذي ترمي إليه من قبل المرشحين الأكثر تأهيلا. عليك أن تؤمن بقدراتك الخاصة على التغلب على شيء ما قد يكون التنافس والكذب بشأن مهاراتك يعني أنك لا تثق في نفسك.