كيفية كتابة تقرير مرحلي

المحتوى

• مراحل
• الجزء 1 بدء العملية
• جزء 2 كتابة التقرير
• جزء 3 من 3: تجنب الأخطاء الشائعة

تعد تقارير التقدم مهمة جدًا لإدارة مشروع احترافي أو أكاديمي. بالإضافة إلى ذلك ، سوف يساعدونك على إبلاغ رؤسائك أو زملائك أو عملائك بشكل أفضل عن التقدم المحرز في المشروع الذي تدركه. يجب أن يحدد تقريرك العمل المنجز والخطوات التي يجب اتخاذها لإكمال المشروع.

مراحل

الجزء 1 بدء العملية

1. 
   

   
   تحديد الغرض من التقرير الخاص بك. قد يطلب منك شخص ما وصف تقرير مرحلي لعدة أسباب. من الواضح ، وفي معظم الحالات ، هو إظهار التقدم الذي أحرزته في إكمال مشروع محدد. ومع ذلك ، سوف تحتاج إلى النظر في هدفك أقرب قليلاً.
   • سيكون تقرير عن التقدم المحرز في برنامج أو مشروع بحثي مختلفًا قليلاً عن تقرير حول مشروع احترافي. في هذه الحالة ، سيُطلب منك تقديم معلومات دون مراعاة بالضرورة عناصر أخرى مثل التكاليف ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا.
   • سيكون التقرير المقدم للعميل مختلفًا عن التقرير المكتوب من الرئيس. في كلتا الحالتين ، سوف تحتاج إلى النظر في أسباب كتابة التقرير الخاص بك.

2. 
   

   
   تحديد القراء. عندما تحدد هدف تقريرك ، ستحتاج إلى اختيار المعلومات التي يحتاجها القراء ، لإدراجها في التقرير. ستكون خطة التقرير المرحلي هي نفسها تقريبًا ، بغض النظر عن الموضوع المقدم. ومع ذلك ، سوف تحتاج إلى النظر في خصوصيات مشروعك.
   • ما هي علاقات القراء مع المشروع؟ ما هو تأثير المشروع عليها؟ على سبيل المثال ، سيكون هذا التأثير مختلفًا إذا كان رئيسك أو عميلك.
   • تخيل القرار الذي سيتخذه القراء بعد قراءة تقريرك. على سبيل المثال ، قد يكون هناك اللوجستية والتمويل أو المواعيد النهائية.
   • حدد المعلومات التي سيحتاج القراء إلى المشاركة في المشروع ومتابعتها بفعالية. ما هي الجوانب الفنية التي يحتاج القراء إلى معرفتها؟ هل اعتادوا على المصطلحات المستخدمة في النشاط المعني؟

3. 
   

   
   
   
   ابحث عن أفضل طريقة للتواصل مع جمهورك. التقرير المرحلي ليس مجرد وثيقة مكتوبة تنقلها إلى المشرف أو المعلم. قد يستغرق أشكالًا مختلفة ، حسب الحالة.
   • يمكن أن يكون التقرير المرحلي عرضًا شفهيًا تم تقديمه خلال اجتماع عمل أسبوعي أو شهري.
   • يمكن أن يأخذ شكل رسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها بانتظام إلى الزملاء.
   • يمكنك أيضًا أن تقرر كتابة مذكرات ومخاطبة مشرفك.
   • عادة ، سوف تكتب تقريرا رسميا عن عميل أو وكالة حكومية.

4. 
   

   
   تحقق مع الشيف الخاص بك. ما لم تكن قد كتبت بالفعل هذا النوع من التقارير وفي هذه الحالة تعرف كل شيء عن المشكلة ، حاول الحصول على أقصى قدر من المعلومات من رؤسائك. قد تحتاج شركتك إلى عرض تقديمي محدد ، وفي هذه الحالة يجب عليك الامتثال.

5. 
   

   
   اختر نغمة التقرير. جميع التقارير المرحلية ليست بالضرورة رسمية. في الواقع ، غالبًا ما تتم كتابة التقارير الداخلية للزملاء أو المشرفين المباشرين بنبرة مريحة. هذا هو السبب في أنك سوف تحتاج إلى التحقق من زعيمك حول ما يتوقعه من تقريرك.
   • إذا كان تقريرًا إلى عميل أو إلى لجنة مراجعة أطروحة ، فمن المستحسن اعتماد لهجة رسمية.
   • ومع ذلك ، لا يهم لهجة رسمية أو غير رسمية ، لأن الشيء الرئيسي هو أن تكون واضحة ودقيقة وصادقة.

جزء 2 كتابة التقرير

1. 
   

   
   
   
   اختر عرض المستند الخاص بك. قبل البدء في الكتابة ، ستحتاج إلى اختيار عرض تقديمي مناسب وتعيين محتوى ونبرة تقريرك.
   • يمكنك استخدام قائمة نقطية. تتيح لك هذه الطريقة تقديم معلوماتك بطريقة واضحة. سيتمكن القارئ من تصفح بريدك الإلكتروني بسهولة للحصول على المعلومات اللازمة. ومع ذلك ، قد تفتقر هذه القائمة إلى الشكليات في حالة التقرير المؤقت. لذلك ، إذا كان التقرير مخصصًا لكبار المسؤولين ، فمن الأفضل استخدام موجز. ولكن ، إذا كنت تتواصل مع الزملاء ، فاختر بريدًا إلكترونيًا.
   • تذكر أيضًا تضمين المخططات أو الجداول. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تكتب تقريراً مرحلياً عن مشروع تحاول الحصول على تمويل له أو إذا كنت تحاول أن تبرر للقارئ التمويل الذي تلقيته.

2. 
   

   
   تنظيم البريد الخاص بك في الفقرات. يجب أن يكون التقرير المرحلي الجيد واضحًا قدر الإمكان. من الأفضل أن تقسم e الخاص بك في فقرات ، لتجميع معلومات حول نفس السؤال.
   • لجعل البريد الإلكتروني أكثر وضوحًا ، فكر في إضافة ترجمات ، بحيث يكون لدى القراء فكرة عن محتوى كل قسم. إذا كانت النقطة ذات أهمية خاصة لهم ، فسيكون بإمكانهم الوصول إليها مباشرة.

3. 
   

   
   اكتب العنوان بشكل عام ، يتم وضع العنوان في الجزء العلوي من الصفحة الأولى ، إذا قمت بتقديم المستند الصفحات التالية. مرة أخرى ، سوف يعتمد هذا على قواعد العرض التي قدمتها شركتك أو جامعتك. لذلك ، قم بإجراء الفحوصات اللازمة في الوقت المناسب.
   • يجب أن يتضمن العنوان التاريخ ، أي تاريخ تقديم التقرير ، واسم ووظيفة المستلم ، واسم المؤلف ، ووظيفته والغرض من التقرير.

4. 
   

   
   أدخل المقدمة. هذا القسم يأتي بعد العنوان. في كثير من الأحيان ، يمكن أن يكون مائل لتمييزه عن بقية ه. إنه يعمل على إعطاء نظرة عامة على المشروع وتقدمه. سوف تقدم التقدم والأهداف التي تحققت.
   • تأكد من تضمين موضوع التقرير. قدم أيضًا المشروع ، مع التذكير بأنه تحديث للتقدم الذي أحرزه.

5. 
   

   
   اكتب جسدك. يمكن تقسيم هذا الجزء إلى أقسام وأقسام فرعية. في الواقع ، إنها في الأساس مقدمة أكثر تفصيلاً. فحص محتويات منه واللحم بها.
   • حدد المهام المنجزة منذ آخر تقرير بالإضافة إلى المهام الجارية.
   • قم بتحليل المشكلات التي تمت مواجهتها والأسئلة التي يجب الإجابة عليها والحلول التي يمكن الاحتفاظ بها.
   • استحضار وتبرير التغييرات التي حدثت أثناء المشروع.
   • قد ترغب أيضًا في تضمين عناصر أخرى مثل معدل دوران الموظفين أو تجاوز التكاليف أو التأخير أو صعوبة الحصول على المستندات أو مشكلات الكمبيوتر والأمان.

6. 
   

   
   خذ الخطوات التالية للمشروع. هذا القسم جزء من نص التقرير. سيعمل على إعلام القارئ بالمراحل المتبقية من المشروع. لا تنس أن تذكر المشاكل التي قد تؤثر على الميزانية أو الإدارة أو الموعد النهائي لاستكمال المشروع.
   • قبل كل شيء ، لا تتجاهل أي تغيير في الموعد النهائي للمشروع.
   • تجنب تخفيف حدة المشاكل. ومع ذلك ، لا تقلق بشأن القارئ دون داع ولا تقدم وعودًا لن تكون قادرًا على الوفاء بها.

7. 
   

   
   أدخل العدد الإجمالي لساعات العمل. سيكون عليك إظهار مقدار الوقت الذي قضيته أنت وفريقك ، إذا كان لديك واحد ، في المشروع. سيعرف قراءك أنك عملت بجد ، سواء كان مديرك المباشر أو عملائك أو وكالة حكومية يمكنها أن تقدم لك المال.

جزء 3 من 3: تجنب الأخطاء الشائعة

1. 
   

   
   احرص على عدم الخروج عن موضوعك. ستكون كتاباتك صحيحة طالما تحترم النقاط الموضحة أعلاه. احرص على عدم الابتعاد عن الموضوع من خلال التعامل مع القضايا الهامشية ، حتى لو كانت مثيرة للاهتمام.
   • على سبيل المثال ، إذا كان مشروعك مخصصًا للتنظيم التطوعي لحدث فني ، فقد تميل إلى الشروع في تحليل للتمويل المؤسف للفنون ، لكنه لن يساعدك حقًا في تحديد تقدم مشروعك.

2. 
   

   
   كن بسيطا يهدف التقرير المؤقت إلى عرض التقدم الذي أحرزته ، دون إغراق القارئ في سلسلة من الكلمات والأفكار الزائدة عن الحاجة. كل ما عليك القيام به هو التركيز على تقدم المشروع ، والخطوات التي يجب اتخاذها والتغييرات التي يتعين القيام بها.
   • اعتمادًا على مستلم التقرير ، قد يُطلب منك عدم تجاوز عدد معين من الكلمات. هناك قاعدة جيدة تتمثل في تقديم المعلومات الضرورية بإيجاز قدر الإمكان.

3. 
   

   
   تجنب أن تكون غامضة جدا. تأكد من توضيح الوضع الحالي للمشروع. على سبيل المثال ، تجنب قول شيء مثل "نحن نتقدم لتمويل حدثنا الفني". بدلاً من ذلك ، قدم معلوماتك بطريقة أكثر وضوحًا: "بفضل المنحتين بقيمة 5000 يورو الممنوحة من هذه المؤسسات المختلفة ، نحتاج فقط إلى 2000 يورو للوصول إلى هدفنا البالغ 12000 يورو".

4. 
   

   
   حذف التعبيرات الموسعة. تذكر أنك تريد كتابة تقرير واضح وموجز. من الواضح ، حاول ألا تشوش ه الخاص بك مع التعبيرات التي لا تضيف شيئا إلى التقرير. على سبيل المثال ، تكون المصطلحات مثل "الكارثة الكاملة" أو "النجاح الساحق" عاطفية أو غامضة للغاية بحيث لا يمكن تضمينها في تقرير إلى عميل أو مدير.

5. 
   

   
   اقتبس مصادرك. حدد بشكل صحيح مصادر المعلومات والبيانات والرسومات الخارجية المضمنة في تقريرك. يمكنك إضافة صفحة ستشير فيها إلى هذه المصادر.