كيفية تنظيم وقتك بشكل فعال

المحتوى

• مراحل
• جزء 1 تقييم الإدارة الحالية لوقتك
• جزء 2 من 3: تجنب الانحرافات
• الجزء الثالث

لقد سمع الجميع من أي وقت مضى يشتكي أي شخص من أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم للقيام بكل ما يتعين عليهم القيام به. قد تساعدك بعض النصائح الأساسية لتنظيم وقتك وإدارته على تحقيق أقصى استفادة من وقتك. من خلال تعلم كيفية تنظيم وقتك بشكل فعال ، سوف تكون قادرًا على إنجاز العديد من الأشياء.

مراحل

جزء 1 تقييم الإدارة الحالية لوقتك

1. 
   

   
   مراقبة الأنشطة اليومية. شاهد ما تفعله كل يوم ولاحظ الطرق المختلفة التي تقضي بها وقتك. ستندهش عندما ترى مقدار الوقت الذي تضيعه في اليوم الذي تقارن فيه بالوقت الذي تقضيه في فعل ما عليك القيام به.
   • لا تنسى ملاحظة الأنشطة الأكثر جدوى ، على سبيل المثال عند إعداد وجبة الإفطار ، أو عند القيام بالأعمال المنزلية ، أو عند الاستحمام ، إلخ.

2. 
   

   
   اكتب كل أنشطتك في دفتر ملاحظات. بمجرد ملاحظة جميع أنشطتك وتقدير مقدار الوقت الذي تقضيه في القيام بها ، اكتبها في دفتر ملاحظات. ضع كل المعلومات في نفس دفتر الملاحظات ، لأنه سيكون بمقدورك تحديد الأنماط التي تتكرر بسهولة والأوقات التي تضيع فيها الوقت إذا رأيتها جميعًا في نفس الصفحة.
   • تذكر أي شيء ولاحظ بوضوح كل إدخال في دفتر الملاحظات. لا تقم بتجميع الأحداث في مدخل واحد ، ولا تقلل من أهمية المهام الثانوية ، واكتب الأوقات المحددة عند تقييم كيف ينهار يومك.
   • قد يكون من المفيد تجميع أنشطة معينة في فئات. على سبيل المثال ، قد تلاحظ وجود أعمال منزلية زرقاء وأنشطة عمل حمراء وهوايات باللون الأسود. هذا سيساعدك على تصور أفضل لكيفية قضاء وقتك.

3. 
   

   
   
   
   تقييم وقتك. هل تقضي ساعة في فعل شيء؟ ساعتين لتقرر أين تأكل؟ ثماني ساعات لتصفح الإنترنت؟ ابحث عن القوالب التي تخبرك كيف تقضي وقتك وتحدد الأنشطة المطلوبة والأنشطة غير المطلوبة.
   • هل تضيع الوقت لأنك تفتقر إلى السيطرة على نفسك؟ هل تضع الأمور في كثير من الأحيان بين عشية وضحاها؟ هل تقبل الكثير من المسؤولية؟ هذه أسئلة يجب أن تطرحها على نفسك أثناء قيامك بتقييم كيف تقضي وقتك.
   • قد تدرك أنك تقسم يومك بطريقة غير منطقية. على سبيل المثال ، قد لا يكون من الحكمة العمل لمدة نصف ساعة قبل قضاء عشر دقائق في عمل أشياء غير مهمة قبل العودة إلى العمل لمدة نصف ساعة. ستكون أكثر تركيزًا وإنتاجية إذا كنت تعمل لمدة ساعة وتعتني بالأشياء الأقل أهمية في وقت لاحق.
   • من الأفضل أن تتعامل مع مهامك عن طريق تقسيمها. تطلب منك هذه الطريقة تخصيص قدر معين من الوقت لمهمة واحدة دون تشتيت انتباهك.

4. 
   

   
   فكر في التعديلات. الآن بعد أن تعرف بالضبط ما تفعله في وقتك ، ابدأ في إجراء تعديلات نشطة على جدولك. تأكد من تحديد المناطق التي لا يمكنك تقليلها. ليس لأن شيئًا ما يستغرق وقتًا طويلاً تهدره.

5. 
   

   
   
   
   العثور على ما هو الخطأ. إذا كنت تقضي ثلاث ساعات في اليوم في إرسال أوراق العمل ، فمن غير المحتمل أن تتمكن من تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في هذا النشاط. ومع ذلك ، إذا أرسلت أربعة أو خمسة موظفين بين الوظائف ، فقد تتمكن من تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في هذا النشاط.

6. 
   

   
   تغيير عاداتك. مهما كانت مشكلتك في إدارة وقتك ، هناك دائمًا حل. بمجرد أن تجد الوقت الذي تضيع فيه وقتك أو الطريقة التي تقضي بها وقتك ، ستحتاج إلى بذل جهد متضافر لتغيير عاداتك في إدارة الوقت.
   • إذا كنت تقضي الكثير من الوقت في القيام بالأعمال المنزلية أو الاستعداد لتناول الطعام ، فكر في استئجار مدبرة منزل أو طباخًا. بالنسبة لبعض الناس ، وقتهم يستحق أكثر من أموالهم.
   • قد تقضي جزءًا جيدًا من يومك في تصفح الإنترنت بدون هدف. يمكنك تقييد وصولك إلى بعض المواقع أو الشبكات الاجتماعية عندما يجب عليك العمل أو القيام بشيء آخر.

جزء 2 من 3: تجنب الانحرافات

1. 
   

   
   تحديد الانحرافات في حياتك. التشتيت المستمر هو أكبر تهديد لإدارة الوقت المناسب. تحتاج إلى فهم الأنشطة أو الأفراد التي تميل إلى إضاعة الوقت. سواء أكان صديقًا لا يتوقف أبدًا عن التحدث أو عن سعادتك بالذنب الذي يبعدك عن وظيفتك ، فأنت بحاجة إلى إيجاد طرق لتجنب أي شيء يهدر وقتك.
   • إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في شيء لا ينتج عنه النتائج المرجوة ، فمن المحتمل أن تتسبب في إلهاء في حياتك.
   • إذا كنت تعمل في مكتب ، فربما تفكر في أن العديد من زملائك يصرف الانتباه. تجنب المحادثات غير الضرورية عندما يكون لديك أشياء للقيام بها. ومع ذلك ، لا تنس أن موقفك في المكتب لا يقل أهمية عن تقدم حياتك المهنية مثل مهاراتك في إدارة الوقت ، لذلك يجب ألا تكون سيئًا.

2. 
   

   
   تجنب المحادثات الطويلة على الهاتف. إذا كنت تقضي كثيرًا من الوقت معلقة على الهاتف ، فقد تحتاج إلى ضبط عادات المحادثة الخاصة بك. في كثير من الأحيان ، يمكنك تحقيق نتائج أسرع من خلال مناقشات وجهاً لوجه بدلاً من المناقشات الهاتفية ، ولهذا السبب تحتاج إلى تقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في الانتظار على الخط.
   • تتضمن العديد من المحادثات الهاتفية ، لا سيما في البداية أو النهاية ، مناقشات غير ضرورية أو غير ضرورية. يميل الناس إلى الانحراف عن الموضوع أثناء وجودهم على الهاتف ، لذلك يجب عليك الانتباه. في الاجتماعات المباشرة ، تشعر أنك مضطر إلى مناقشة الموضوع الذي يثير اهتمامك فقط. يحدث هذا بسبب عدم وجود أي انحرافات أخرى عندما تكون أمام المتصل.

3. 
   

   
   لا تقضي الكثير من الوقت على الإنترنت. يستخدم الكثير من الناس الشبكة كأداة مهمة لإنجاز المهام التي يجب القيام بها. ومع ذلك ، هناك الكثير من الأشخاص الذين ينغمسون في قراءة المقالات أو الأخبار الرياضية عديمة الفائدة أو مشاهدة صور النجوم أو القطط أو الجراء. استمر في التركيز أثناء استخدامك للإنترنت. هناك برامج يمكنك تثبيتها والتي تحظر بعض التطبيقات والمواقع والمجالات للمساعدة في تقليل الانحرافات التي يقدمها الويب.
   • تجنب Facebook ومواقع الشبكات الاجتماعية الأخرى عندما يُفترض أن تركز على شيء آخر.
   • ستضيع الكثير من الوقت في البحث عن مواضيع مختلفة على Google. قد تفكر في إجراء بحث سريع حول موضوع واحد وقبل أن تعرفه ، أمضيت ثلاث ساعات في البحث في أعماق الشبكة.

4. 
   

   
   استخدم علامة "لا تزعج". ربما تعرف هذه العلامة المعلقة على باب غرف الفندق. يمكن أن يكون فعالا بنفس القدر في المكتب أو في مكان عملك. يمكنك التقاط هذا النوع من الإشارات عن طريق التقاط الإشارة في الفندق المجاور الذي ستقيم فيه أو عن طريق طباعة علامة في المنزل بحيث يمكنك تعليقها على باب مكتبك عندما يصبح ذلك ضروريًا. هذا سيساعدك على تجنب خطر المحادثات غير الضرورية التي ستصرفك عن عملك.
   • إذا كنت تعمل في المنزل ، فمن الضروري أن يكون لديك مساحة مخصصة للعمل فقط. لا تعمل في المناطق العامة في المنزل ، حيث يمكن أن تصرفك وحدة التحكم في التلفزيون أو الهاتف أو الفيديو بسهولة عن عملك.

5. 
   

   
   خذ وقتًا لتشتيت انتباهك. هناك بعض الانحرافات التي لا يستطيع الناس تجنبها. في بعض الأحيان يكون رئيسك هو الذي يأتي إليك لمناقشة الأمور والآخرين أو أحد كبار السن في عائلتك الذي يحتاج إلى مساعدة في أمور بسيطة. مهما كانت هذه الانحرافات التي لا مفر منها ، إذا كنت تستعد مقدمًا ، فلن تتداخل مع الوقت الذي تحتاجه لمشاريع أو أنشطة أخرى تحتاج إلى إكمالها.

الجزء الثالث

1. 
   

   
   اكتب كل شيء لا تعتمد على ذاكرتك لإكمال المهام التي تحتاجها لإكمالها. اكتب كل ما عليك القيام به في مكان واحد وكن مستعدًا للتشاور مع هذه القائمة كثيرًا لتحقيق أهدافك.
   • حتى لو كانت المهمة المعنية تبدو بسيطة أو ثانوية ، لاحظ ذلك. يجب أن يكون تقويمك مليئًا بتعليقات صغيرة مثل "call John" أو "ابحث عن هوامش الربح" أو "أرسل واحدًا إلى الرئيس".
   • احتفظ بمفكرة معك باستمرار لتدوين المهام التي تظهر. تعتقد أنك ستتذكر كتابتها لاحقًا ، لكنك لن تفعل ذلك.

2. 
   

   
   استخدام التقويم. بإضافة تقويم بسيط إلى أدواتك التي تساعدك على التنظيم ، يمكنك تنظيم وقتك بشكل أكثر كفاءة. اكتب مواعيد نهائية جديدة أو واجبات منزلية أو اجتماعات عندما تضيف جدول مواعيدك. خذ وقتك كل صباح لإعادة قراءة التقويم الخاص بك لمعرفة ما ينتظرنا.

3. 
   

   
   تجنب إرهاق. قم بتنظيم الجدول الزمني الخاص بك لتجنب وجود أشياء كثيرة للقيام بها أو أن تكون مسؤولاً عن الكثير من المشاريع في نفس الوقت. تحقق من التقويم الخاص بك قبل قبول أي شيء للتأكد من أن لديك الوقت. هذا سيساعدك على البقاء منظمًا وإلقاء نظرة منتظمة على التقويم الخاص بك.

4. 
   

   
   القضاء على الانحرافات. قم بتنظيم وقتك بشكل منتج عن طريق التخلص من العناصر التي يمكن أن تكون انحرافات أو تتسبب في فقدان هدفك أو تأخره. احتفظ بأجهزة التلفزيون وأجهزة الألعاب بعيدًا عن الغرفة التي تدرس بها أو تدفع فواتيرها للتركيز فقط على المهام التي يجب القيام بها أولاً وللبقاء على هواياتك لاحقًا.

5. 
   

   
   تنظيم المهام الخاصة بك. إدارة وقتك بكفاءة من خلال تنظيم نفسك للقيام ببعض المهام الهامة أو العاجلة أولا. لاحظ ذلك في التقويم الخاص بك عن طريق تمييزه بعلامة ألوان خاصة أو بوضع ملصق. اعتني بهذه الأنشطة العاجلة أولاً ، امنح نفسك وقتًا كافيًا للانتهاء منها ، ثم اعمل على أنشطة أقل إلحاحًا بمجرد الانتهاء من الأنشطة الأولى.
   • لا تتردد في تغيير أولوياتك من وقت لآخر. هناك أشياء يمكن أن تظهر في اللحظة الأخيرة والتي تتطلب اهتمامك بسرعة. سيتعين عليك التوقف عن فعل ما تفعله وأحيانًا تعيد تركيز طاقتك ووقتك على نشاط في اللحظة الأخيرة. فقط تأكد من أنه لا يحدث في كثير من الأحيان.
   • إذا أدركت أنك تعيد ترتيب أولوياتك باستمرار خلال اليوم ، فهناك خطأ ما. حتى إذا كان عليك أن تتوقع تعديلات طفيفة في استخدام الوقت ، إذا كان عليك إجراء تغييرات مستمرة ، فقد يكون ذلك لأنك لم تنظم أنشطتك بشكل صحيح من البداية.

6. 
   

   
   كن واقعيا. امنح نفسك وقتًا واقعيًا لإكمال كل مهامك. إذا كنت تعتقد أن النشاط سيستغرق من نصف ساعة إلى ساعة لإكماله ، فامنح نفسك ساعة. بالحفاظ على واقعية حول المدة التي سيستغرقها نشاط ما ، فإنك تتجنب التحميل الزائد أو التأخير.
   • الوقاية دائما أفضل من العلاج وتمنحك المزيد من الوقت أكثر مما تحتاج. إذا أنهيت مهمتك في وقت سابق ، فيمكنك الانتقال إلى المهمة التالية ، والتي يجب ألا تؤثر على إنتاجيتك.

7. 
   

   
   تنظيم الأنشطة الأساسية. لا تنس حساب الوقت الذي تحتاجه للأنشطة الأساسية مثل الوجبات أو الاستحمام. قد يبدو هذا أمرًا طبيعيًا بالنسبة لك ، لكن من المهم أن تقضي بعض الوقت في القيام بذلك من بين أنشطتك الأخرى للتأكد من أنك لن تنساها أو لا تتأخر.

8. 
   

   
   استخدام نظام للتذكير. قم بإعداد نظام تذكير بسيط بالإضافة إلى الجدول الزمني الخاص بك لمساعدتك على تذكر المهام والمواعيد النهائية الهامة. استخدم النشر أو التنبيهات على هاتفك في أوقات معينة من اليوم لتتذكر القيام بشيء ما أو تخطيط نشاط ما. هذا النظام سوف يساعدك على نسيان أي شيء.
   • تجنب الاعتماد على الآخرين لتذكر ما عليك القيام به. من المحتمل أن ينسوا أنك سوف تنسى نفسك.
   • إذا كان لديك شيء مهم للغاية ، فقم بتنظيم العديد من التذكيرات. قد تتجاهل نشره أو تنبيه على الهاتف.

9. 
   

   
   اطلب المساعدة اطلب من شخص ما مساعدتك أو تفويض مهام أبسط إذا لزم الأمر. سوف تساعد نفسك في إدارة الجدول الزمني الخاص بك إذا كنت تفخر بنفسك وتطلب من شخص القيام بمهام بسيطة ، مثل المساعدة في الأعمال المنزلية أو إعداد العشاء عندما تكون مشغولا.
   • تأكد من تفويض مسؤولياتك للأشخاص المؤهلين. لا يكفي إنهاء المهمة المعنية ، فأنت تريد أيضًا أن تتم بشكل جيد.
   • لا تأخذ عادة طلب المساعدة من زملائك باستمرار. يشير هذا إلى أنك لا تعرف كيفية إدارة وقتك. سوف تكون كسول وغير مدفوع.

10. 
    

    
    تقييم الإنتاجية الخاصة بك. من وقت لآخر ، من الضروري التراجع وتحليل ما قمت بإنجازه ، وجودة أدائك والوقت الذي استغرقته. من خلال إدراكك لهذه الجوانب من عملك وحياتك ، ستتمكن من إجراء تغييرات في جدولك وعاداتك اليومية ، مما قد يؤدي إلى نتائج فعالة بشكل مدهش.

11. 
    

    
    مكافأة نفسك. إذا كنت تعمل بجد أو أكثر من اللازم ، فستصل إلى مرحلة من الاستنفاد وسيكون من الصعب عليك التركيز حتى على أبسط المهام. ثم عليك أن تأخذ لحظة من وقت لآخر للاحتفال بما أنجزته وللمكافأة على نفسك من خلال فعل شيء تحبه حقًا.
    • تأكد من قضاء وقت فراغك في الاستمتاع. أغلق الهاتف وتجنب الإجابة على أسئلتك. إذا مزجت بين العمل والسرور ، فلن تستمتع بنفسك وسوف تتراكم التعب.
    • إذا كنت تعمل الاثنين أو الجمعة ، فاستريح في عطلة نهاية الأسبوع. إذا كنت قد عملت لمدة ثلاثة أشهر فقط دون انقطاع في نفس المشروع ، فقم بإجازة قصيرة بمجرد الانتهاء.